Schadensaufnahme

Aktuelle Version vom 18. Februar 2016, 12:00 Uhr

Leider wird es sich nicht ausschließen lassen, dass Sie im Laufe der Zeit Schäden an Fahrzeugen dokumentieren müssen – sei es durch Unfälle oder durch Verschleiß.
Um sowohl die Aufnahme von Schäden,als auch deren Regulierung so einfach wie möglich zu gestalten,verfügt Ihre C-Rent Vermiet-Software über die Möglichkeit, eine Schadensliste anzulegen.

Dies kann über mehrere Wege geschehen.

Schadensaufnahme ohne Verknüpfung zu einem Mietvertrag

Eintragung eines Schadens bei einem neuen Fahrzeug

Abb. 1

Ist ein Fahrzeug schon bei der erstmaligen Aufnahme in das System mit einem Mangel behaftet, kann dies auf folgendem Wege vermerkt werden:
Wenn Sie eine neues Fahrzeug anlegen, finden Sie den Button „Schäden“ in der oberen Leiste in der Maske „Fahrzeug Details“ (Siehe Abbildung 1).
Mit einem Linkslick gelangen sie zur Schadensaufnahme.

• -- Schadensbutton

Eintragung eines Schadens zu einem späteren Zeitpunkt

Abb. 2

Natürlich ist es auch möglich, einen Schaden zu einem anderen Zeitpunkt einzutragen (z.B. falls ein solcher erst später entdeckt wurde) oder einen Schadensfall nachträglich zu bearbeiten (z.B. weil er repariert wurde).
Um dies zu tun, genügt ein Rechtsklick auf das entsprechende Fahrzeug. Wählen Sie unter den erscheinenden Optionen „Schäden anzeigen“ aus und bestätigen Sie mit einem Linksklick. (Siehe Abbildung 2)
Des Weiteren lässt sich auch einfach aus der Dispo heraus nach einem bestimmten Schaden suchen. Gehen Sie hierfür in der Menüleiste auf „Schadenverwaltung“ und danach auf "Schäden verwalten".

Schadensaufnahme mit Verknüpfung zu einem Mietvertrag

Bei Check-In

Sollte ein Schaden während einer Vermietung entstanden sein, kann dies während des Check-Ins vermerkt werden.
Wenn Sie ein Fahrzeug einchecken, finden Sie den Button „Schäden“ in der oberen Leiste der Maske„Mietvertrag-Details“ (Hier rot markiert)

Aus der Dispo heraus

Sie können direkt aus der Dispo heraus einen Schaden anlegen. Öffnen Sie hierfür das "Kontextmenü Mietvertrag" durch Rechtsklick auf den gewählten Mietvorgang und wählen "Schäden aufnehmen (siehe Abb.)

Nach dem Check-In

Auch nach einem erfolgtem Check-In kann ein Schaden, der während einer Vermietung entstanden ist und dem jeweiligen Vertrag zugeordnet werden soll, nachgetragen werden.
Der Vorgang verläuft ähnlich dem bei Punkt "Aus der Dispo heraus" beschriebenen. Auch hier genügt ein Rechtklick auf den entsprechenden Vorgang. Wählen Sie nun "Schäden aufnehmen" und bestätigen Sie mit einem Linksklick.

Die Schadensaufnahme

Abb. 3

Die eigentliche Schadensverwaltung besteht aus zwei Teilen (siehe Abbildung 3).
Im oberen, in Abbildung 3 grün markierten, Bereich finden Sie die einzelnen Unfallberichte mit den dazugehörigen Mieter-/Fahrerdaten. Darüber hinaus sind neben diesen Daten auch die Schadensbelastung an den Kunden sowie sämtliche Aufträge/Eingangsrechnungen, auf die später noch eingegangen wird, per Mausklick anwählbar.

Im unteren, in Abbildung 3 rot markierten Bereich befindet sich die Anzeige der Schäden in schriftlicher und optischer Darstellung.


Wie Sie sehen, ist dieser Bereich nochmals in drei Unterbereiche aufgeteilt:

1. Hier wird der Schaden sowie die wichtigsten Angaben (z.B. Kostenvoranschlag, tatsächliche Kosten etc.) eingetragen
2. Dieser Bereich besteht aus einer schematischen Darstellung des betreffenden Fahrzeugtyps. Hier werden die Schäden mit Hilfe des Markierungswerkzeugs platziert.
3. In diesem Bereich finden Sie das Markierungswerkzeug zum Platzieren der festgestellten Schäden sowie Platz für Bemerkungen und der Schilderung des Unfalls

Beispielvorgang einer Schadensaufnahme mit Verbindung zu einem Mietvertrag

Spielen wir nun zur Anschauung einmal den Fall durch, dass ein Kunde mit einem angemietetem Fahrzeug einen Unfall verursacht hat.

In diesem Fall rufen Sie zunächst wie im Punkt "Schadensaufnahme mit Verknüpfung zu einem Mietvertrag" geschildert die Maske "SchadenListe" auf. Wie Sie sehen, wurde im oberen Bereich automatisch eine neue Zeile hinzugefügt.


Diese wurde außerdem nummeriert (Ub-Nr.) sowie die betreffende Vertragsnummer und das heutige Datum zugewiesen. Der Reiter "Status" ist automatisch auf neu gesetzt. Wenn Sie auf das schwarze Dreieck klicken, erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie ggf. zu einem späteren Zeitpunkt den Status auf "Bearbeitung" oder "Abgeschlossen" setzen, wenn der Schadenfall gerade in Bearbeitung ist oder repariert wurde.



Unter der Option "Klassifizierung" finden sich mehrere Möglichkeiten zur Einordnung des Schadens. Handelt es sich z.B. um einen Schaden, der vom Kunden verursacht wurde, wählen sie "ZuL Haftpflicht" (Zu Lasten der Haftpflichtversicherung). Handelt es sich hingegen um ein Fremdverschulden, wählen Sie ZuGHaftpflicht (Zu Gunsten der Haftpflichtversicherung).

Abb. 4

Haben Sie hier alle nötigen Eintragungen vorgenommen, führen Sie einen Doppelklick auf das Feld, in der die UB-Nummer aufgeführt ist, aus. Sie gelangen nun zur Maske des Unfallberichts (Siehe Abb. 4). Hier können Sie nun alle erforderlichen Daten eingeben. Handelt es sich beim generischen Fahrer und Halter um die selbe Person, brauchen Sie diese Daten nicht zweinmal eingeben.
Geben Sie hier einfach die Daten des Fahrers ein und betätigen Sie danach den -Button, den Sie im Feld des gegnerischen Halters finden. Ihre Angaben werden nun übertragen.
Haben Sie alle erforderlichen Eingaben getätigt, bestätigen Sie mit .

Schaden erfassen

Als nächstes ist es nun nötig, die Schäden am eigenen Fahrzeug zu dokumentieren. Dies funktioniert wie folgt:
Zur möglichst schnellen und unkomplizierten Aufnahme der Schäden, finden Sie im Bereich 1 auf der linken Seite fünf Buttons.

- Einen neuen Schaden aufnehmen
- Einen Schaden löschen
- Eingabe speichern
- Bilder aufnehmen/anzeigen
- Schadensübersicht drucken

Um die die neuen Schäden zu erfassen betätigen Sie als erstes den Button .
Es erscheint nun eine neue Zeile. In diese ist schon automatisch das heutige Datum sowie die Station, in der sich das Fahrzeug befindet, eingetragen.
Die Zeile verfügt über mehrere Spalten, in denen sich folgende Einstellungen tätigen lassen:

• Geb.-Spur
  Hier können Sie markieren, ob es sich beim entdeckten Schaden um eine Gebrauchsspur handelt, also um kleinere Schäden, die aufgrund normalen Verschleißes auftreten (kleinere Kratzer im Lack etc.).
  

• Kurzbeschreibung
  Geben Sie hier eine Kurzbeschreibung des Schadens ein (z.B. Delle Fahrertür). Bei diesem Feld handelt es sich um eine Pflichteingabe, die für die weitere Bearbeitung nötig ist.

• Kleinschaden
  Falls Sie über eine AVIS-Kleinschadenliste verfügen, können Sie dem Schaden eine entsprechende Zuordnung geben.

• Begründung
  Hier lässt sich ggfs. ein Begründungstext eingeben.

• Kosten (Plan)
  Hier können Sie eine Kostenschätzung eintragen.

• Selbstbeteiligung
  Hier wird automatisch die im Mietvertrag festgelegte Selbstbeteiligung eingetragen.

• KV
  Durch Klick auf diesen Menüpunkt können Sie angeben, ob ein Kostenvoranschlag vorliegt.

• Rep.
  Wenn der Schaden repariert wurde, markieren Sie dies hier durch Setzen eines Hakens. Dies ist bei einem späteren Check-Out von Bedeutung, da dort sämtliche vorhandenen Schäden aufgelistet werden.
  Reparierte Schäden sind dann natürlich nicht mehr gelistet.

• Tats. Kosten
  Hier werden die tatsächlichen Kosten eingetragen.

• Werkstatt
  Hier können Sie die Werkstatt eintragen, die die Reparatur durchführt.

• Bearbeiter
  Hier wird der Mitarbeiter, der den Fall bearbeitet eingetragen.

• UB-Nr.
  Die zugehörige Ub-Nr. wird hier automatisch vom System eingetragen

• Unfallschaden
  Hier lässt sich markieren, ob es sich um einen Unfallschaden handelt.

• RepDatum
  Hier können Sie das Datum eintragen, an dem die Reparatur durchgeführt wird.

Schäden markieren

Als nächstes widmen wir uns nun dem Bereich, der in der obrigen Abbildung als markiert ist.
Haben Sie einen neuen Schadensfall angelegt und eine kurze Beschreibung eingetragen, können Sie hier den Schaden lokalisieren. Hierfür stehen uns drei verschiedene Markierungswerkzeuge zur Verfügung: Ein Rechteck, ein Kreuz und eine Linie (siehe Abb.).



Das Rechteck wird verwendet, um einen großflächigen Schaden zu markieren.
Das Kreuz dient der Markierung eher kleinflächiger Schäden.
Mit dem Linienwerkzeug lassen sich Kratzer optimal darstellen.

Für den Fall, dass es sich um einen großflächigen Schaden handelt, benutzen wir zur Markierung den -Button.
Wenn Sie diesen mit einem Linksklick betätigen, erscheint auf der linken Seite im Bereich das Rechtecksymbol inklusive der Ziffer 1. Ziehen sie dieses nun mit gedrückter linker Maustaste auf die betreffende Stelle des Fahrzeugs.
Mit den beiden schwarzen Rechtecken können Sie die Größe anpassen. Klicken sie nun auf , um die Eingabe zu speichern. Der Schaden ist nun eingetragen.
Ggf. können sie im Bereich noch eine interne Bemerkung hinzufügen. Der untere Bereich "Unfallbeschreibung" wird automatisch mit der Beschreibung des Unfallhergangs aus dem Unfallbericht gefüllt.
Möchten Sie einen Schaden löschen, wählen Sie einfach die betreffende Zeile aus und betätigen Sie den Button . Mit können Sie zum Schaden zugehörige Bilder integrieren oder anzeigen. (Siehe hierzu den Punkt "Bilderverwaltung")

Schadensaufnahme ohne Verbindung zu einem Mietvertrag

Die Schadenausnahme ohne Verbindung zu einem Mietvertrag unterscheidet sich nicht sonderlich von der Schadensaufnahme mit Verbindung zu einem Mietvertrag.
Rufen Sie zunächst die Maske "SchadenListe" über eine der im Punkt "Schadensaufnahme ohne Verknüpfung zu einem Mietvertrag" beschriebenen Methoden auf.
Wie sie sehen wurde hier nicht automatisch ein neuer Unfallbericht hinzugefügt. Dies muss manuell erfolgen. Klicken Sie dafür auf den Button "Unfallbericht schreiben".
Danach erfolgt die übliche Eingabe der vorhandenen Daten und die Anlage der Schäden wie zuvor beschrieben.

Selektionsmöglichkeiten der Schadenanzeige

Es ist Ihnen möglich, eine differenziertere Anzeige der Schäden auszuwählen. Standardmäßig werden Ihnen lediglich die einem Unfallbericht zugeordneten Schäden in Schriftform angezeigt.
Um unabhängig vom Unfallbericht sämtliche Schäden des KFZs schriftlich aufgeführt zu bekommen. Wählen Sie hierfür unter "Anzeige Schäden" "Alle" aus (siehe Abb.).



Für die optische Darstellung stehen Ihnen unter Markierungsanzeige dreiSelektionsmöglichkeiten zur Verfügung (siehe Abb.):


Die einzelnen Optionen definieren sich wie folgt:
1. Alle Schäden: sämtliche Schäden, also auch reparierte.
2. Nur Aktuelle: lediglich die nicht behobenen Schäden des jeweiligen Fahrzeugs.
3. Nur Reparierte: sämtliche bereits behobene Schäden.

Haben Sie beispielsweise unter "Anzeige Schäden" "Alle" und unter "Markierungsanzeige" ebenfalls "Alle" angewählt, werden Ihnen sämtliche Schäden angezeigt. Reparierte Schäden erscheinen dabei grün.

Schaden einem anderen Unfallbericht zuordnen

Um einen falsch zugeordneten Schaden dem korrekten Unfallbericht zuzuordnen, müssen sämtliche Schädenangezeigt werden, also nicht nur die dem angewählten Unfallbericht entsprechenden Schäden.
Im nächsten Schritt wird der gewünschte Unfallbericht angewählt.
Wählen Sie dann den Schaden, den Sie zu diesem Unfallbericht verschieben wollen und betätigen Sie die rechte Maustaste. Wählen Sie nun „Schaden dem selektierten Unfallbericht zuordnen“.
Der Schaden wurde nun einem anderen Unfallbericht zugeordnet.

Menüpunkt Schadenverw.

Abb. 5

Abb. 6

In der Symbolleiste Ihres C-Rent finden Sie die Option "Schäden verwalten", die Sie über Schadenverw. "Schäden verwalten" aufrufen (siehe Abb.).



Hier haben Sie die Möglichkeit, durch Eingeben von Suchkriterien gezielt nach bestimmten Unfallberichten bzw. Schäden zu suchen.
Nach Festlegung der Suchkriterien werden Ihnen sämtliche dazu passenden Unfallberichte angezeigt (siehe Abb.5)
Wenn Sie nun einen Unfallbericht anwählen, werden außerdem unten im Bereich "Anzeige der Schäden" die dem Unfallbericht zugeordneten Schäden angezeigt. Durch Rechtsklick auf einen Unfallbericht öffnen Sie ein Kontextmenü,
welches Ihnen die Möglichkeit gibt, direkt in die Fahrzeuganzeige, die Schadensübersicht oder den Unfallbericht zu wechseln ohne noch einmal den Umweg über die Dispo machen zu müssen.
Des Weiteren haben Sie hier die Möglichkeit, ein Schadenbegleitblatt für das Personal aufzurufen, auszufüllen und auszudrucken (siehe Abb.6). Zur „Anzeige der Schäden“ besteht bei Bedarf weiterhin die Möglichkeit zu wählen,
ob „nur selektierte“ oder„alle angezeigten Unfallberichte“ für die Schadenanzeige relevant sind (siehe Abb.).

Aufträge / E-Rechnungen

Auftragserstellung

Für die einzelnen Schäden können in der Schadensanzeige des jeweiligen Fahrzeugs auch Reparaturaufträge erstellt werden. Wählen Sie hierfür zunächst den entsprechenden Unfallbericht und klicken anschließend auf den Button "Aufträge"(siehe Abb).



Nach dem Klick auf "Aufträge" werden Sie zur Auftragsmaske geführt (siehe Abb.).



Klicken Sie hier nun auf den Button "Neu". Nach Anwahl dieser Option wird direkt die entsprechende Maske aufgerufen. Die Bearbeitung erfolgt konform zur normalen Rechnungserstellung mit dem Unterschied,
dass lediglich Tarife für „Eingangsrechnungen“ angewählt werden können und statt eines Kunden der entsprechende Lieferant/die entsprechende Reparaturwerkstatt erfasst wird.
Die Nr. des Unfallberichts ist im Auftrag genau wie das entsprechende Fahrzeug aufgeführt (siehe Abb.):



Klicken Sie nun auf "Ok", um zur vorherigen Maske zurückzukommen. Wie Sie sehen können, wurde unser Auftrag in diese Maske übertragen (siehe Abb.).



Möchten Sie einen Auftrag wieder löschen, führen Sie einen Doppelklick auf diesen aus, um in die Maske der Auftragserstellung zu gelangen. Klicken Sie hier auf den Button "Löschen".

Rechnungserstellung (Eingangsrechnung)

Um den Auftrag in eine Rechnung zu wandeln, können Sie mehrere Wege gehen, die Ihnen hier vorgestellt werden sollen:

Über "Einkauf"

Abb. 7

Um über diesen Weg einen Auftrag in eine Rechnung zu wandeln, wählen Sie in der Symbolleiste in der C-Rent Dispo "Einkauf""Aufträge".



Danach werden Sie wieder zur Auftragsmaske geleitet, wo Sie nach dem gewünschten Auftrag suchen können. (siehe Abb.7)
Um einen Auftrag nun in eine Rechnung zu wandeln , markieren Sie zunächst den gewünschten Auftrag, betätigen dann die rechte Maustaste und wählen sie "Rechnung aus Auftrag erstellen" (siehe Abb.)



In die nun erstellte Eingangsrechnung werden automatisch sämtliche Angaben aus dem Auftrag übernommen. Klicken Sie auf "Ok", um den Vorgang abzuschließen. Um die Rechnung später noch einmal einsehen zu können,
wählen Sie in der Symbolleiste in der Dispo "Einkauf""Rechnung".Hier können Sie nun wie gewohnt nach einer bestimmten Rechnung suchen und Zahlungen durchführen (siehe Abb.).

Über Schadensverwaltung

Sie können einen Auftrag auch direkt in der Schadenbearbeitung in eine Eingangsrechnung wandeln. Klicken Sie hierfür ein der Schadenmaske auf "Aufträge", wählen den gewünschten Auftrag aus oder erstellen einen
Neuen und klicken dann mit der rechten Maustaste auf den Auftrag . Wählen Sie nun "Rechnung aus Auftrag erstellen"

Schadensberechnung an Kunden

Sie können die Kosten einer Eingangsrechnung auch direkt an den Kunden weitergeben. Klicken Sie hierfür einfach auf das - Symbol (siehe Abb.).



Sie werden nun zu einer Rechnungsmaske geleitet (siehe Abb.). Hier können Sie wie gewohnt weiter mit der Rechnung verfahren (per Mail an den Kunden senden, Zahlung eingeben etc.)

Abb. 8

Wie Sie in Abbildung 8 sehen können, ist auf der Rechnung der Schaden und der zu zahlende Betrag aufgeführt.

Anmerkung: In diesem Beispiel, in welchem der Schaden die SB übersteigt, wird automatisch (wie gesehen) die SB als Kosten an den Kunden weiter gegeben. Sollte der Schaden niedriger sein,
müssen Sie den Betrag, der den Kunden in Rechnung gestellt werden soll in der Rechnungsmaske manuell eingeben.

Bilderverwaltung

Abb. 9

Haben Sie mit einer Digitalkamera Schäden an Fahrzeugen dokumentiert, ist es Ihnen möglich, diese mit Ihrer C-Rent Software zu archivieren. Klicken Sie hierfür auf das -Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster. (Siehe Abbildung 9)
Möchten Sie neue Bilder einfügen, klicken sie auf "Einfügen". Navigieren Sie nun zum Ordner, indem sich Ihre gespeicherten Digitalaufnahmen oder Ihre eingescannten Fotos befinden und klicken sie auf die Schaltfläche "Öffnen". Mit den Schaltflächen ist es Ihnen möglich, die Bilder zu drehen, falls es z.B. falsch herum eingescannt wurde. Mit Hilfe des "Drucken"-Buttons können Sie die Bilder ausdrucken. Mit einem Klick auf "Speichern" haben Sie nun die Bilder archiviert.