Mautimport

Aktuelle Version vom 16. Juni 2016, 12:37 Uhr

Voraussetzungen

Um den Mautimport nutzen zu können, sind einige Voreinstellungen zu tätigen, die hier zunächst erläutert werden sollen.

Freischaltung

Als erstes muss das Modul für Ihre C-Rent Version freigeschaltet werden. Wenden Sie sich hierfür bitte an den Cx9-Support.

Mautrate anlegen

Abb. 1: Mautrate anlegen 1

Als nächstes muss eine Mautrate angelegt werden. Dies erreichen Sie folgendermaßen:
Rufen Sie zunächst die Maske "Rate auswählen" über "Stammdaten" "Tarife" "Tarife bearbeiten" auf.
Geben Sie hier nun die Bezeichnung der Rate ein. Diese muss zwingend "Maut" heißen, eine andere Bezeichnung würde zu Problemen führen. Wählen als Typ "Zusatzrate" und Gruppe "Alle (*)"aus und klicken auf "Neu" (siehe Abb.1).

Sie werden nun zur Maske "Raten-Zeilenlupe" geführt.
Hier sind nun folgende Einstellungen zu tätigen:
Geben Sie in das Feld "Beschreibung 1" eine Beschreibung (z.B. "Belastung Maut") ein. Es ist Ihnen überlassen, ob Sie zuzüglich auch noch einen Eintrag im Feld "Beschreibung 2 " vornehmen.
Des Weiteren können Sie den Schreibschutz für folgende Posten aktivieren:
"Konto"
"Steuerschlüssel"
"Kost1"
"Kost2"

Vergewissern Sie sich außerdem, dass der Haken "Zusatzrate" gesetzt ist.

Abb. 2: Preisfindung 1

Wechseln Wir als nächstes auf den Reiter "Preisfindung/Fibu I"

Als Einheit ist hier per Dropdown-Menü "X" auszuwählen.
Als Konto sollte ein Sie ein passenden ERLÖSKONTO (z.B. Erlöse Gebühren / Zubehör) gewählt werden.
Die "Mindestabnahme" muss auf den Wert 0 gesetzt sein.
Geben Sie im Bereich "Ratenstaffelung" in die Felder "Von" und "Bis" die Werte 1 (Von) und 999999 (Bis) ein (siehe Abb.2).
Um hier Eingaben tätigen zu können, klicken Sie entweder auf das "+"-Symbol oder einfach in das leere Feld. Sichern Sie Ihre Angaben in diesem Bereich, indem Sie eine der Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur
betätigen, bevor Sie weiter fortfahren.

Rate für zusätzliche Gebühren anlegen

Falls zusätzliche Gebühren für das Abrechnen der Maut erhoben werden sollen, muss dafür eine separate Rate (z.B. Geb. Maut) angelegt werden.
Die Anlage dieser Rate erfolgt deckungsgleich mit der oben beschriebenen Erstellung der Mautrate, allerdings mit zwei Unterschieden:

1. In der Preisfindung 1 ist als Einheit € zu wählen
2. Die Bezeichnung und Bescheibung der Rate muss natürlich auch eine andere sein. Als Bezeichnung emphielht sich z.B. Maut_Geb .

Anpassen der Parameter

Die angelegten Raten müssen nun noch in den Parametern hinterlegt werden (zum Anlegen von Parametern siehe http://wiki.cx9.de/index.php/Mandant#Parameter). Hinterlegen Sie hier die beiden Raten wie in der Abbildung ersichtlich.

Mautimport aufrufen

Um den Mautimport aufzurufen, wählen Sie im C-Rent "Hilfen" Mautimport (siehe Abb.).

Einlesen der Mautdatei

Haben Sie den Mautimport gestartet, erscheint ein neues Fenster (siehe Abb.):



Hier müssen Sie nun als erstes die Art der Maut-Datei, die eingelesen werden soll, angeben. Zur Auswahl stehen hier "Standard", bei dem es sich um TollCollect-Daten handelt, und AirPlus.
Im Feld "Dateiname" darunter können Sie mittels Klick auf das -Symbol zur Datei navigieren, die eingelesen werden soll. Klicken Sie danach auf den "Laden"-Button.
Die Datei mit den inkludierten Datensätzen wird nun importiert.

Die Datei muss dem Toll-collect Standard entsprechen und die folgenden Felder Semikolon-Separiert aufweisen :

Kontrollnummer; Kfz-Kennz.; Datum; Start; Buchungsnummer; Art; Teilfahrt; Auffahrt; über;
Abfahrt; Kostenstelle; Tarifversion; Ortsklasse; Zeitklasse; Achsklasse; Gewichtsklasse; Maut-
Schadstoffklasse; Betreiber-ID; Verf.; km; EUR

Buttons und Einstellungsmöglichkeiten im oberen Bereich

Im oberen Bereich der Maske "maut Import finden Sie folgende Buttons und Felder vor:

• Alle Abrechnenbaren
  Hier können Sie an- bzw. abwählen, ob auch nicht abrechnenbare (rot markierte) Vorgänge aufgeführt werden.
  

• Dateiname
  Hier wählen Sie die Datei aus, die eingelesen werden soll.
  

• Import Art
  Wählen Sie hier die Art von Datei aus, die eingelesen werden soll. Sie können wählen zwischen Toll-Collect (Standard) und Air Plus.
  

• Laden
  Betätigen Sie nach der Auswahl der Datei diesen Button, um die Maut Datei einzulesen.
  

• Aktualisieren
  Aktualisiert die Anzeige
  

• Neu zuordnenHaben Sie in rot markierten, also nicht abrechenbaren Vorgängen manuelle Änderungen durchgeführt, die ein Abrechnen ermöglichen,
  können Sie auf diesen Button klicken, um eine neue Zuordnung der Mautdaten zu initiieren.
  

• Rechnungsdatum
  Stellen Sie hier das Rechnungsdatum ein.
  

• Abrechnen
  Rechnen die angewählten Vorgänge ab.
  

• Drucken
  Fertigt Ausdrucke der abgrechneten Vorgänge an.
  

• Löschen
  Löscht die getätigten Angaben
  

• Ohne EFN
  Soll auf der Rechnung der detaillierte Einzelfahrtnachweis nicht erscheinen und nur die Position "Maut" aufgeführt werden, muss hier der Haken gesetzt werden.
  

Anzeige der Vorgänge im mittleren Bereich

Sie finden nun in der Mitte der Maske eine Auflistung von Gruppen vor. Jede Gruppe stellt dabei einen Mietvertrag dar. Um welchen Mietvertrag es sich handelt, lässt sich anhand der Bezeichnung, die sie gleich hinter dem +-Symbol vorfinden, ersehen.
Ein Klick auf das vorangestellte +-Symbol öffnet wiederum die Detailansicht und zeit alle Vorgänge an, die diesem Vertrag zugeordnet sind (siehe Abb.3).

Auch Vorgänge, die keinem Mietvertrag zugeordnet sind, lassen sich darstellen. Diese sind ebenfalls in einer Gruppe zusammengefasst, wobei bei einer solchen Gruppe die Bezeichnung natürlich keine Mietvertragsnummer enthält
Da kein Mietvertrag mit dem Vorgang verknüpft ist, findet sich in der Spalte "Mietvertrag" ebenfalls keine Mietvertragsnummer.
Stattdessen wird die Spalte rot markiert, so dass schnell ersichtlich ist, dass es sich um einen Vorgang ohne Verknüpfung zu einem Mietvertrag handelt (siehe hierzu auch die Bemerkung über rot markierte Einträge weiter unten).

Die Maske, in der die Gruppen und die ihr zugehörigen Vorgänge dargestellt sind, erhält mehrere Spalten, die im Folgenden erläutert werden sollen.

• Auswahl
  Hier können Sie einsehen, ob die Vorgänge an- (Haken) bzw. abgewählt sind. Um die Vorgänge anzuwählen, klappen Sie erst eine
  

• Kennzeichen
  In dieser Spalte wird das Kennzeichen des beteiligten Fahrzeugs angezeigt. Des Weiteren haben Sie hier einen Button vor. Mit diesem können Sie zur Dispo-Fahrzeugübersicht wechseln.
  

• Fahrzeugnr
  Hier wird die dem Fahrzeug zugehörige Fahrzeugnummer angezeigt.

• Datum
  In dieser Spalte finden Sie das Datum des Vorgangs.
  

• Start
  Hier ist die Startzeit des Vorgangs vermerkt.
  

• Auffahrt
  Hier findet sich die Autobahnauffahrt wieder, die das Fahrzeug befahren hat.
  

• Über
  Hier werden die Autobahnabschnitte, die das Fahrzeug befahren hat, aufgelistet.
  

• Abfahrt
  In dieser Spalte finden Sie die genommene Autobahnabfahrt vor.
  

• Kostenstelle
  Hier ist die Kostenstelle, über die die Berechnung stattfindet, vermerkt.
  

• KM
  Hier wird die Anzahl der Km, die das Fahrzeug auf der Autobahn zurückgelegt hat, dargestellt.
  

• EUR
  Hier sind nur die in diesem Lauf abgerechneten Mautbeträge verzeichnet.
  

• Berechnet CR
  In dieser Spalte finden Sie die Summe ALLER berechneten Mautgebühren zu dem betreffenden Vertrag und Fahrzeug ( auch aus verschiedenen Läufen).
  

• Berechnet TC
  Hier werden lediglich die im Hauptvertrag ( also nicht über die Zusatzrechnung ) berechneten Mautgebühren angezeigt.

• Mietvertrag
  Hier ist die Nummer des zugehörigen Mietvertrags zu sehen
  

• Berechnet
  Wurde der gewählte Vorgang schon abgerechnet, wird dies hier mit einem Haken markiert.
  

• Transfer
  Handelt es sich beim Vorgang um eine Transferfahrt, wird dies hier mit einem Haken vermerkt.
  

• Rechnungsnr.
  Hier sehen Sie nach Abechnung die zugehörige Rechnungsnummer.
  

• Importdat
  Hier ist der Dateiname der importierten Datei aufgeführt.
  

Anmerkung zu rot markierten Vorgängen

Sollten rote Bereiche in der Spalte Mietvertrag entstehen, ist es dem System nicht möglich gewesen, zu dem jeweiligen Vorgang einen entsprechenden Mietvertrag zu finden.
Dies kann daran liegen, dass

• Das Kennzeichen im System nicht vorhanden ist
  

• Das das Kennzeichen zwar vorhanden ist, aber kein Mietvertrag / Transferfahrt in C-Rent im Zeitraum vorhanden ist.
  

Sie haben dann die Möglichkeit, manuell einen Vorgang in die Spalte Mietvertrag einzutragen, sofern Sie eine automatische Abrechnung dafür wünschen.
Sollte das Kennzeichen in C-Rent vorhanden sein, finden Sie in der Spalte Kennzeichen das in
C-Rent gefundene Kennzeichen. Über den Button dahinter können Sie sich die Dispoansicht zu dem Fahrzeug anzeigen lassen um den gewünschten Abrechnungsvertrag zu finden.

Abrechnungen erstellen

Sie können die importierten Daten mittels der in C-Rent üblichen Sortier- und Filterfunktionen filtern, wenn Sie nur bestimmte Verträge abrechnen möchten.
Haben Sie einen Vertrag und somit die inkludierten Vorgänge ausgewählt, klicken Sie auf den Button „Abrechnen“. Es wird dann nur zu den Vorgängen eine Abrechnung erstellt, die

• In der Auswahlliste vorhanden sind
  

• einen Mietvertrag eingetragen haben
  

• das Häkchen "Berechnet" nicht haben
  

• keinen Eintrag unter Rechnungsnummer haben.
  

Nach der Abrechnung der Verträge wird in der Spalte "Rechnungsnr." die jeweils erstellte Rechnung angezeigt.
Sie können diese über die drei Pünktchen dahinter direkt anzeigen lassen.
Die Rechnungen sind auch im Abrechnungsbereich des jeweiligen Mietvertrages einsehbar.
Sie enthalten eine Position mit der Gesamtsumme des angefallenen Mautbetrages.
Die Rechnungen können auch gesammelt über den Button Drucken gedruckt werden.
Hier ist es auch möglich, zu jeder Rechnung den Einzelfahrtnachweis mit ausdrucken zu lassen.
Hierfür muss der Haken EFN-Drucken gesetzt werden. Bitte beachten Sie, dass für diese Funktionalität eine Anpassung Ihres Rechnungsformulars notwendig ist.

Abrechnung über Mietvertragsmaske

Eine Abrechnung ist nun grundsätzlich auch über die Mietvertragsmaske möglich, allerdings nur unter der Voraussetzung,
dass der Mietvertrag noch nicht abgerechnet wurde.
Klicken Sie hierfür auf den Button „Maut“(siehe Abb.), um die entsprechende Mautgebühr aus der Mautdatei in den Mietvertrag zu laden.
Diese wird nun im unteren, linken Bereich zu den zu berechnenden Positionen hinzugefügt.



Wenn Sie zum Abschluss in der Mietvertragsmaske auf „OK“ klicken, wird die hier im Mietvertrag dargestellte Mautgebühr automatisch aus
der im Mautmodul dargestellten Ansicht entfernt.