Arbeiten mit der Dispo

Version vom 5. Oktober 2015, 11:27 Uhr

Aktionen in der Dispo werden über Kontextmenüs angesteuert. Diese öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf das jeweilige Feld.

Kontext Fahrzeug

Durch Rechtsklick auf ein leeres Feld im Zeitstrahl oder auch direkt auf ein Fahrzeug erscheint eine Menü, welches in fünf Bestandteile gegliedert ist (siehe Abbildung).

Erster Block

Der erste Block beinhaltet das Fahrzeugmanagement sowie Punkte zum Pflegestatus des Kfzs. Die einzelnen Punkte sind:

gereinigt/nichtgereinigt

Ist hier der Haken nicht gesetzt, das Fahrzeug also nicht gereinigt, wird sich bei der Aufnahme einer Reservierung,
eines Mietvertrags oder einer Transferfahrt automatisch ein Informationsfenster mit dem Hinweis "Achtung - Fahrzeug nicht gepflegt" öffnen.

Fahrzeug anzeigen

Öffnet eine Maske mit den Fahrzeugdetails

Schäden anzeigen

Öffnet das Schadenmanagement

Abb. 1: Schadensprotokoll drucken

Schadensprotokoll drucken

Druckt eine Seite, auf der die Schäden verzeichnet sind. Dies ist sinnvoll, um einen Kunden bei der
Fahrzeugübergabe vorhandene, schon dokumentierte Schäden aufzuzeigen. Neu entstandene Schäden können nach Rücknahme
ebenfalls leichter zugeordnet werden (Siehe Abb.1).

Parkplatz ändern

Durch Klick auf dieses Feld gelangen Sie zu einer Maske, in welcher Sie den aktuellen Parkplatz des Fahrzeugs eintragen bzw. ändern.

Bemerkung ändern

Hier gelangen Sie zu einem kleinen Textfeld, indem Sie benutzerspezifische Bemerkungen verfassen und hinterlegen können.
Diese sind allerdings zu unterscheiden von Bemerkungen, die im Fahrzeugstamm eingetragen werden.
Wenn Sie bei den Punkten "Parkplatz ändern" und "Bemerkung ändern" Eintragungen vornehmen, werden diese angezeigt, wenn Sie mit dem Mauscursor
über das entsprechnende Fahrzeugfeld fahren und diesen für ein paar Sekunden dort belassen. Es öffnet sich ein gelbes Fenster (ToolTip), das neben den Fahrzeugdaten auch diese Informationen beinhaltet

Zweiter Block

Der zweite Block enthält verschiedene Befehle zum Anlegen von Reservierungen, Mietverträgen und Transferfahrten. Anklicken der Menüpunkte öffnet
zunächst das Fenster der Kunden/Fahrersuche. Ist dort ein Kunde oder Transferfahrer ausgewählt worden, öffnet sich das Vertrags-/Reservierungsfenster,
in das alle relevanten Daten des Vorgangs eingetragen werden können. Nach Abschluss des Vorgangs mit "OK" ist dieser als farblich markierter Balken
in der Dispo zu sehen. Mit einem Doppelklick auf den Balken lässt sich der Vorgang zum Bearbeiten öffnen.

Anmerkung: Diese Zusammenfassung soll Ihnen nur einen kurzen Überblick über die Funktionsweise darstellen. Detaillierte Beschreibungen zur Anlage von Reservierungen, Mietverträgen und Transferfahrten finden Sie in den jeweiligen Kapiteln.

Dritter Block

Im dritten Block finden Sie folgende Menüpunkte:

Angebot erstellen

Damit können einem Kunden Preis und Leistung einer nachgefragten Miete mitgeteilt werden, ohne dass ein Fahrzeug reserviert werden muss. Für eine ausführliche Beschreibung dieses Menüpunkts, siehe Ein Angebot erstellen

Aufträge anzeigen / erstellen

Anklicken öffnet ein Fenster, in dem Reparaturaufträge für das betreffende Fahrzeug erstellt oder verwaltet werden können.

Vierter & fünfter Block

In den letzten beiden Blöcken finden sich die letzten beiden Menüpunkte.

Verträge zu diesem Fahrzeug anzeigen

Linksklick auf diesen Punkt öffnet das Fahrzeug-Suchfenster, in dem das betreffende Fahrzeug
und frühere zu diesem gehörenden Mietverträge bereits ausgewählt sind.

Reservierung ablehnen

Anklicken dieses Menüpunkts öffnet ein Fenster "Ablehnung einer Anfrage", da in diesem Fall keine bestimmte
Reservierung ausgewählt wurde. Die hierbei aufgenommenen Daten, Kunde, Zeitraum, Fahrzeuggruppe und Ablehnungsgrund, werden gespeichert.
So können z. B. auch Ablehnungen telefonischer Anfragen von Kunden oder Vermittlern erfasst und durch Abfragen ausgewertet werden.

Kontext Gruppe

Abb. 2: Dispofeld mit Gruppenreservierung

Rechtsklick über dem roten Balken, der die Station markiert, öffnet ein Kontextmenü, bei dem die fahrzeugspezifischen Menüpunkte fehlen (siehe Abbildung). Über dieses Menü können vor allem Gruppenreservierungen aufgenommen und Angebote erstellt werden. Gruppenreservierungen werden in einem zusätzlich eingeblendeten Feld angezeigt (siehe Abb.2). Durch Klicken und Halten der linken Maustaste lassen sie sich einfach auf ein freies Fahrzeugfeld ziehen und so diesem bestimmten Kfz zuordnen. Dasselbe funktioniert auch in umgekehrter Richtung. Dies erleichtert die Umdisponierung z. B. im Fall, dass ein Mietwagen, für den eine Reservierung besteht,
unerwartet ausfällt und kurzfristig kein Ersatzfahrzeug vorhanden ist.

Kontext Reservierung

Abb. 3: Dispofeld mit "Kontextfenster Reservierung"

Ein Rechtsklick auf eine bestehende Reservierung öffnet ein Fenster, das aus sieben Blöcken besteht(siehe Abb.3).
Zu der schon bekannten Optionen "Schadensprotokoll drucken" sind die folgenden hinzugekommen:

Erster Block

Verfügbare zeigen

Hiermit entfernen Sie alle nicht verfügbaren Fahrzeuge aus der Ansicht der Dispo und erleichtern sich so die Auswahl im Fall einer Gruppenreservierung oder Umdisponierung.

Zugehörige Verträge anzeigen

Ein Linksklick öffnet das Fenster "Mietverträge verknüpfen",
mit dem mehrere Mietverträge miteinander verknüpft werden können. Dies erleichtert das Auffinden der einzelnen Verträge einer Langzeitmiete
oder eines vermieteten Fahrzeugpools. Auch bei Tauschverträgen kann es sinnvoll sein, die Verträge zu verknüpfen.
Hierbei kann es allerdings zu Komplikationen kommen,wenn ein vorauslaufender Vertrag gelöscht wird.
Dadurch entsteht in der Historie eine Lücke, und der herausgelöste Einzelvertrag ergibt keinen Sinn mehr.

Zweiter Block

Anzeigen

Öffnet das Fenster mit den Reservierungsdetails

Löschen

entfernt die Reservierung aus dem System (Berechtigung vorausgesetzt!)

In Vertrag wandeln

Ein Linksklick auf diesen Punkt öffnet das Fenster mit den Vertragsdetails. Die in der Reservierung vorgegebenen Daten
werden dabei übernommen, können aber auch noch geändert werden. Mit dem Anklicken von "OK" im Mietvertrags-Fenster ist die Reservierung
in einen Vertrag gewandelt worden und wird in der Dispo in der entsprechenden Farbe angezeigt.

Dritter Block

Schäden aufnehmen

Öffnet das Schadensmanagement, in dem Sie einen neuen Schaden eintragen können

Vierter Block

Bericht aufnehmen

Berichte anzeigen

Fünfter Block

Historie anzeigen

Siehe hierfür Reservierungs-Mietvertragshistorie.

Sechster Block

Reservierung bestätigen

Durch Betätigen dieser Option können Sie dem Kunden eine E-Mail mit der Bestätigung
seiner Reservierung zukommen lassen. Es öffnet sich ein Fenster, in welches Sie nur noch die E-Mail-Adresse des Kunden eingeben müssen.
Sofern Sie vorher die Nötigen Einstellungen getätigt haben, werden sowohl eine Nachricht als auch die Bestätigung im pdf-Format erstellt
und in die E-Mail eingefügt. Wie sie Texte vorfertigen können erfahren sie im Kapitel Texte Verwaltung.

Reservierung ablehnen

Sie können eine Reservierung natürlich auch ablehnen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht sonderlich
von der Bestätigung einer Reservierung. Allerdings wird hier kein Dokument in die Anlage eingefügt. Sie können allerdings ein Dokument
manuell einfügen, indem sie auf klicken und die betreffende Datei auswählen.

Auftragsvergabe senden

Siebter Block

An mobiles Gerät übertragen

Kontext Mietvertrag

Das kleinste Fenster öffnet sich, wenn sie einen Rechtsklick auf einen bestehenden Mietvertrag durchführen.
Neben den schon bekannten Optionen wird dieses ergänzt durch folgende im zweiten Block:

Anzeigen

Öffnet das Fenster mit den Mietvertragsdetails.

Check-In

Anklicken dieses Punktes öffnet das Fenster, mit dem die Miete durch Eingabe der Check-In-Daten beendet werden kann.