Rechnung erstellen

Version vom 28. Oktober 2015, 13:44 Uhr

Abrechnung

An dieser Stelle soll Ihnen zunächst der allgemeine Vorgang einer Abrechnung beschrieben werden.
Weiter unten finden Sie eine detalliertere Beschreibung der Abrechnungsmaske und ihren weiteren Optionen (z.B. Abschlagszahlungen eintragen).

Abrechnung bei Check-In

Abb. 1: Maske "Vertragsabrechnung"

Abb. 2: Rechnungsmaske

Um den Mietvertrag beim Check-In abzurechnen, betätigen Sie den Button "Rechnung" in der Kopfzeile oder drücken Sie einfach die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur. Sie gelangen nun zur Maske "Vetragsabrechnung" (siehe Abb.1).
In diesem Fenster sehen Sie dann alle bereits vorhandenen Rechnungen zu diesem Mietvertrag und alle vorhandenen und noch nicht zugeordneten Zahlungen, in diesem Fall eine Vorauszahlung über € 150,00 (siehe hierfür auch das Kapitel "Auflistung geleisteter Zahlungen"). Außerdem werden weitere zugehörige Verträge angezeigt, z.B. im Falle eines Fahrzeugtauschs.
Hier betätigen Sie ebenfalls die Funktionstaste F1 oder wählen in der Kopfleiste den Menüpunkt "Abrechn.".
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster (siehe Abb. 2). Hier sehen Sie unten nochmals alle einzelnen Positionen des abzurechnenden Vertrags aufgelistet. Geben Sie in diesem Fenster eine Zahlungsart ein,
indem Sie aus einem Drop-Down Menü die gewünschte Option auswählen. Des Weiteren können Sie noch ein Fälligkeitsdatum angeben, was z.B. bei einer Zahlung auf Rechnung von Bedeutung ist.
Die Felder "Re-Text oben" und "Re-Text unten" führen Sie zur Texteingabemaske. Möchten Sie zusätzlichen Text, wie z.B. eine persönliche Anrede des Kunden in die Rechnung einfügen,
können Sie diesen hier einpflegen oder aus von Ihnen vorgefertigten Textbausteinen wählen (siehe Abbildung).



Möchten Sie den fälligen Rechnungsbetrag gleich verbuchen, weil der Kunde z.B. sofort in BAR oder per Kreditkarte zahlen möchte, wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus und betätigen danach den "Zahlung"-Button oder F7.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie das Konto auswählen, auf das die Einzahlung gebucht werden soll(siehe Abbildung).



Bestätigen Sie mit , um die Buchung abzuschließen.

Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (Quick-Check-In)

Wurde bei einem Fahrzeug ein Quick Check-In durchgeführt, und somit eine nachträgliche Abrechnung erforderlich, können Sie wie folgt vorgehen:
Öffnen Sie zuerst das Kontextmenü, indem sie einen Rechtsklick auf den entsprechenden Vorgang ausführen und wählen Sie "Anzeigen". In der Mietvertragsmaske wählen Sie nun "Rechnung" oder drücken F1.
Die restlichen Schritte sind deckungsgleich mit den zuvor beschriebenen.

Maske "Vertragsabrechnung"

Vorhandene Rechnungen

Haben Sie eine Rechnung nach den zuvor genannten Punkten erstellt, wird in diesem Feld ein Eintrag generiert, der die wichtigsten Daten zur erstellten Rechnung zusammenfasst.

Buchung anzeigen

Rechnungsbuchung/Buchungslupe

Vorhandene Zahlungen/unzugeordnete Zahlungen

Besonderheit bei Zusatzrechnung

Besonderheit Storno/Zuordnungen Rechnung bei Storno

Zuordnungen Gutschrift bei Storno

Zahlung löschen

Zahlung umbuchen

Weitere zugehörige Mietverträge

Storno

Stornierung einer Zahlung

Die Stornierung einer Zahlung führen Sie im Bereich "unzugeordnete Zahlungen" durch.
Klicken Sie auf die gewünschte Zahlung, um diese zu markieren. Es öffnet sich nun ein Kontextmenü, welches die Optionen "Zahlung stornieren" und "Zahlung löschen" beinhaltet (siehe Abb.).



Wählen Sie "Zahlung stornieren".
Nach der Auswahl erscheint wiederum das Buchungsfenster (siehe Abbildung), nun automatisch auf „Auszahlung“. Diese Buchung ist durch Betätigen der Funktionstaste F2 oder Klick auf den "Buchen"-Button zu bestätigen.



Die Stornierung wurde nun gebucht und wird in den ungeordeten Zahlungen aufgeführt (siehe Abb.).

Ausbuchen

Abschlag