Schadensaufnahme

Version vom 9. November 2015, 13:41 Uhr

Leider wird es sich nicht ausschließen lassen, dass Sie im Laufe der Zeit Schäden an Fahrzeugen dokumentieren müssen – sei es durch Unfälle oder durch Verschleiß.
Um sowohl die Aufnahme von Schäden,als auch deren Regulierung so einfach wie möglich zu gestalten,verfügt Ihre C-Rent Vermiet-Software über die Möglichkeit, eine Schadensliste anzulegen.

Dies kann über mehrere Wege geschehen.

Schadensaufnahme ohne Verknüpfung zu einem Mietvertrag

Eintragung eines Schadens bei einem neuen Fahrzeug

Abb. 1

Ist ein Fahrzeug schon bei der erstmaligen Aufnahme in das System mit einem Mangel behaftet, kann dies auf folgendem Wege vermerkt werden:
Wenn Sie eine neues Fahrzeug anlegen, finden Sie den Button „Schäden“ in der oberen Leiste in der Maske „Fahrzeug Details“ (Siehe Abbildung 1).
Mit einem Linkslick gelangen sie zur Schadensaufnahme.

• -- Schadensbutton

Eintragung eines Schadens zu einem späteren Zeitpunkt

Abb. 2

Natürlich ist es auch möglich, einen Schaden zu einem anderen Zeitpunkt einzutragen (z.B. falls ein solcher erst später entdeckt wurde) oder einen Schadensfall nachträglich zu bearbeiten (z.B. weil er repariert wurde).
Um dies zu tun, genügt ein Rechtsklick auf das entsprechende Fahrzeug. Wählen Sie unter den erscheinenden Optionen „Schäden anzeigen“ aus und bestätigen Sie mit einem Linksklick. (Siehe Abbildung 2)
Des Weiteren lässt sich auch einfach aus der Dispo heraus nach einem bestimmten Schaden suchen. Gehen Sie hierfür in der Menüleiste auf „Schadenverwaltung“ und danach auf "Schäden verwalten".

Schadensaufnahme mit Verknüpfung zu einem Mietvertrag

Bei Check-In

Sollte ein Schaden während einer Vermietung entstanden sein, kann dies während des Check-Ins vermerkt werden.
Wenn Sie ein Fahrzeug einchecken, finden Sie den Button „Schäden“ in der oberen Leiste der Maske„Mietvertrag-Details“ (Hier rot markiert)

Aus der Dispo heraus

Sie können direkt aus der Dispo heraus einen Schaden anlegen. Öffnen Sie hierfür das "Kontextmenü Mietvertrag" durch Rechtsklick auf den gewählten Mietvorgang und wählen "Schäden aufnehmen (siehe Abb.)

Nach dem Check-In

Auch nach einem erfolgtem Check-In kann ein Schaden, der während einer Vermietung entstanden ist und dem jeweiligen Vertrag zugeordnet werden soll, nachgetragen werden.
Der Vorgang verläuft ähnlich dem bei Punkt "Aus der Dispo heraus" beschriebenen. Auch hier genügt ein Rechtklick auf den entsprechenden Vorgang. Wählen Sie nun "Schäden aufnehmen" und bestätigen Sie mit einem Linksklick.

Die Schadensaufnahme

Abb. 3

Die eigentliche Schadensverwaltung besteht aus zwei Teilen (siehe Abbildung 3).
Im oberen, in Abbildung 3 grün markierten, Bereich finden Sie die einzelnen Unfallberichte mit den dazugehörigen Mieter-/Fahrerdaten. Darüber hinaus sind neben diesen Daten auch die Schadensbelastung an den Kunden sowie sämtliche Aufträge/Eingangsrechnungen, auf die später noch eingegangen wird, per Mausklick anwählbar.

Im unteren, in Abbildung 3 rot markierten Bereich befindet sich die Anzeige der Schäden in schriftlicher und optischer Darstellung.


Wie Sie sehen, ist dieser Bereich nochmals in drei Unterbereiche aufgeteilt:

1. Hier wird der Schaden sowie die wichtigsten Angaben (z.B. Kostenvoranschlag, tatsächliche Kosten etc.) eingetragen
2. Dieser Bereich besteht aus einer schematischen Darstellung des betreffenden Fahrzeugtyps. Hier werden die Schäden mit Hilfe des Markierungswerkzeugs platziert.
3. In diesem Bereich finden Sie das Markierungswerkzeug zum Platzieren der festgestellten Schäden sowie Platz für Bemerkungen und der Schilderung des Unfalls

Beispielvorgang einer Schadensaufnahme mit Verbindung zu einem Mietvertrag

Spielen wir nun zur Anschauung einmal den Fall durch, dass ein Kunde mit einem angemietetem Fahrzeug einen Unfall verursacht hat.

In diesem Fall rufen Sie zunächst wie im Punkt "Schadensaufnahme mit Verknüpfung zu einem Mietvertrag" geschildert die Maske "SchadenListe" auf. Wie Sie sehen, wurde im oberen Bereich automatisch eine neue Zeile hinzugefügt. Diese wurde außerdem nummeriert (Ub-Nr.) sowie die betreffende Vertragsnummer und das heutige Datum zugewiesen. Der Reiter "Status" ist automatisch auf neu gesetzt. Wenn Sie auf das schwarze Dreieck klicken, erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie ggf. zu einem späteren Zeitpunkt den Status auf "Bearbeitung" oder "Abgeschlossen" setzen, wenn der Schadenfall gerade in Bearbeitung ist oder repariert wurde.



Unter der Option "Klassifizierung" finden sich mehrere Möglichkeiten zur Einordnung des Schadens. Handelt es sich z.B. um einen Schaden, der vom Kunden verursacht wurde, wählen sie "ZuL Haftpflicht" (Zu Lasten der Haftpflichtversicherung). Handelt es sich hingegen um ein Fremdverschulden, wählen Sie ZuGHaftpflicht (Zu Gunsten der Haftpflichtversicherung).

Abb. 4

Haben Sie hier alle nötigen Eintragungen vorgenommen, führen Sie einen Doppelklick auf das Feld, in der die UB-Nummer aufgeführt ist, aus. Sie gelangen nun zur Maske des Unfallberichts (Siehe Abb. 4). Hier können Sie nun alle erforderlichen Daten eingeben. Handelt es sich beim generischen Fahrer und Halter um die selbe Person, brauchen Sie diese Daten nicht zweinmal eingeben.
Geben Sie hier einfach die Daten des Fahrers ein und betätigen Sie danach den -Button, den Sie im Feld des gegnerischen Halters finden. Ihre Angaben werden nun übertragen.
Haben Sie alle erforderlichen Eingaben getätigt, bestätigen Sie mit .

Schaden erfassen

Als nächstes ist es nun nötig, die Schäden am eigenen Fahrzeug zu dokumentieren. Dies funktioniert wie folgt: Zur möglichst schnellen und unkomplizierten Aufnahme der Schäden, finden Sie im Bereich 1 auf der linken Seite fünf Buttons.

- Einen neuen Schaden aufnehmen
- Einen Schaden löschen
- Eingabe speichern
- Bilder aufnehmen/anzeigen
- Schadensübersicht drucken

Um die die neuen Schäden zu erfassen betätigen Sie als erstes in Bereich den Button .
Es erscheint nun eine neue Zeile. In diese ist schon automatisch das heutige Datum sowie die Station, in der sich das Fahrzeug befindet, eingetragen.
Die Zeile verfügt über mehrere Spalten, in denen sich folgende Einstellungen tätigen lassen:

• Geb.-Spur
  Hier können Sie markieren, ob es sich beim entdeckten Schaden um eine Gebrauchsspur handelt, also um kleinere Schäden, die aufgrund normalen Verschleißes auftreten (kleinere Kratzer im Lack etc.).
  

• Kurzbeschreibung
  Geben Sie hier eine Kurzbeschreibung des Schadens ein (z.B. Delle Fahrertür). Bei diesem Feld handelt es sich um eine Pflichteingabe, die für die weitere Bearbeitung nötig ist.

• Kleinschaden
  Falls Sie über eine AVIS-Kleinschadenliste verfügen, können Sie dem Schaden eine entsprechende Zuordnung geben.

• Begründung
  Hier lässt sich ggfs. ein Begründungstext eingeben.

• Kosten (Plan)
  Hier können Sie eine Kostenschätzung eintragen.

• Selbstbeteiligung
  Hier wird automatisch die im Mietvertrag festgelegte Selbstbeteiligung eingetragen.

• KV
  Durch Klick auf diesen Menüpunkt können Sie angeben, ob ein Kostenvoranschlag vorliegt.

• Rep.
  Wenn der Schaden repariert wurde, markieren Sie dies hier durch Setzen eines Hakens. Dies ist bei einem späteren Check-Out von Bedeutung, da dort sämtliche vorhandenen Schäden aufgelistet werden. Reparierte Schäden sind dann natürlich nicht mehr gelistet.

• Tats. Kosten
  Hier werden die tatsächlichen Kosten eingetragen.

• Werkstatt
  Hier können Sie die Werkstatt eintragen, die die Reparatur durchführt.

• Bearbeiter
  Hier wird der Mitarbeiter, der den Fall bearbeitet eingetragen.

• UB-Nr.
  Die zugehörige Ub-Nr. wird hier automatisch vom System eingetragen

• Unfallschaden
  Hier lässt sich markieren, ob es sich um einen Unfallschaden handelt.

• RepDatum
  Hier können Sie das Datum eintragen, an dem die Reparatur durchgeführt wird.

Schäden markieren

Als nächstes widmen wir uns nun dem Bereich, der in der obrigen Abbildung als markiert ist.
Haben Sie einen neuen Schadensfall angelegt und eine kurze Beschreibung eingetragen, können Sie hier den Schaden lokalisieren. Hierfür stehen uns drei verschiedene Markierungswerkzeuge zur Verfügung: Ein Rechteck, ein Kreuz und eine Linie.

Das Rechteck wird verwendet, um einen großflächigen Schaden zu markieren.
Das Kreuz dient der Markierung eher kleinflächiger Schäden.
Mit dem Linienwerkzeug lassen sich Kratzer optimal darstellen.

Für den Fall, dass es sich um einen großflächigen Schaden handelt, benutzen wir zur Markierung den -Button.
Wenn Sie diesen mit einem Linksklick betätigen, erscheint auf der linken Seite im Bereich das Rechtecksymbol inklusive der Ziffer 1. Ziehen sie dieses nun mit gedrückter linker Maustaste auf die betreffende Stelle des Fahrzeugs.
Mit den beiden schwarzen Rechtecken können Sie die Größe anpassen. Klicken sie nun auf , um die Eingabe zu speichern. Der Schaden ist nun eingetragen.
Ggf. können sie im Bereich noch eine interne Bemerkung hinzufügen. Der untere Bereich "Unfallbeschreibung" ist in diesem Fall noch obsolet. In diesem Feld wird die Beschreibung des Unfallhergangs automatisch
aus dem Unfallbericht übernommen, dem wir uns später widmen werden.

Um nun die noch fehlenden Schäden einzutragen, verfahren wir auf die selbe Weise. Wir ändern lediglich die Angaben bezüglich der Schadensbeschreibung und der geschätzten Kosten. Außerdem benutzen wir zur Markierung nicht mehr das Rechteck-Symbol,
da es sich nicht um großflächige Schäden handelt. Um den defekten Reifen zu markieren benutzen wir den -Button. Auch hier erscheint das Symbol auf der linken Seite in Bereich - diesmal mit der Ziffer 2 versehen,
da es sich um den 2. Schaden handelt. Ziehen Sie das Kreuz auf die betreffende Stelle und speichern Sie die Eingaben wieder mit.

Als letztes tragen wir nun den Kratzer auf der Beifahrertür ein. Hierfür nutzen wir den -Button. Speichern Sie auch diese Eingaben mit . Die Schäden sind nun eingetragen.

Möchten Sie einen Schaden löschen, wählen Sie einfach die betreffende Zeile aus und betätigen Sie den Button . Mit können Sie zum Schaden zugehörige Bilder integrieren oder anzeigen. (Siehe hierzu den Punkt "Bilderverwaltung")

Der Unfallbericht

Für Schäden, die während einer Vermietung entstanden sind, ist es nun notwendig, sich zunächst mit dem in Abbildung 3 grün markierten Bereich zu befassen.
Hier können Sie einen Unfallbericht erstellen und bearbeiten, der automatisch dem jeweiligen Mietvertrag zugeordnet wird.

Anlegen eines Unfallberichts

Wollen Sie nun einen Schaden mit Verbindung zu einem Mietvertrag aufnehmen und haben einen der in Punkt 2 aufgeführten Optionen ausgeführt, wird automatisch eine neue Zeile angelegt.(Siehe Abbildung)


Wie Sie sehen, wurde dem neuen Unfallbericht automatisch eine Nummer zugewiesen sowie die betreffende Vertragsnummer und das heutige Datum zugewiesen.
Der Reiter "Status" ist automatisch auf neu gesetzt. Wenn Sie auf das schwarze Dreieck klicken, erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie ggf. zu einem späteren Zeitpunkt den Status auf "Bearbeitung" oder "Abgeschlossen" setzen, wenn der Schadenfall gerade in Bearbeitung ist oder repariert wurde.


Unter der Option "Klassifizierung" finden sich mehrere Möglichkeiten zur Einordnung des Schadens. Handelt es sich z.B. um einen Schaden, der vom Kunden verursacht wurde, wählen sie "ZuL Haftpflicht" (Zu Lasten der Haftpflichtversicherung). Handelt es sich hingegen um ein Fremdverschulden, wählen Sie ZuGHaftpflicht (Zu Gunsten der Haftpflichtversicherung).

Abb. 4

Haben Sie hier alle nötigen Eintragungen vorgenommen, führen Sie einen Doppelklick auf das Feld, in der die UB-Nummer aufgeführt ist, aus. Sie gelangen nun zur Maske des Unfallberichts (Siehe Abb. 4). Hier können Sie nun alle erforderlichen Daten eingeben. Handelt es sich beim generischen Fahrer und Halter um die selbe Person, brauchen Sie diese Daten nicht zweinmal eingeben.
Geben Sie hier einfach die Daten des Fahrers ein und betätigen Sie danach den -Button, den Sie im Feld des gegnerischen Halters finden. Ihre Angaben werden nun übertragen. Möchten Sie einen Brief zur Sachlage verfassen, um z.B. dem Mieter des Wagens eine Rechnung bezüglich des entstandenen Schadens auszustellen, betätigen Sie den -Button. Sie gelangen nun zu einer Maske, in der sie Briefe mit von Ihnen angefertigten Textbausteinen verfassen können. Zur Hilfe beim Anlegen von Textbausteinen betätigen Sie einfach den Hilfe-Button und Sie werden zu einer Hilfe geleitet, die Sie dabei unterstützt.
Haben Sie alle erforderlichen Eingaben getätigt, bestätigen Sie mit .
Umd die Schäden einzutragen und zu markieren, verfahren Sie einfach wie in Punkt 3.1 beschrieben.

Selektionsmöglichkeiten der Schadenanzeige==

Bilder an MAXCRASH übertragen

Aufträge / E-Rechnungen

Bilderverwaltung

Abb. 5

Haben Sie mit einer Digitalkamera Schäden an Fahrzeugen dokumentiert, ist es Ihnen möglich, diese mit Ihrer C-Rent Software zu archivieren. Klicken Sie hierfür auf das -Symbol. Es öffnet sich ein neues Fenster. (Siehe Abbildung 5)
Möchten Sie neue Bilder einfügen, klicken sie auf "Einfügen". Navigieren Sie nun zum Ordner, indem sich Ihre gespeicherten Digitalaufnahmen oder Ihre eingescannten Fotos befinden und klicken sie auf die Schaltfläche "Öffnen". Mit den Schaltflächen ist es Ihnen möglich, die Bilder zu drehen, falls es z.B. falsch herum eingescannt wurde. Mit Hilfe des "Drucken"-Buttons können Sie die Bilder ausdrucken. Mit einem Klick auf "Speichern" haben Sie nun die Bilder archiviert.