Het reserveringsvenster

Afb. 1: Voertuigoverzicht

Afb. 2: levering / ophalen

Zoals u ziet is het reserveringsvenster zeer omvangrijk en biedt het u talrijke invoermogelijkheden en opties.
Hoewel het van voordeel is zoveel mogelijk gegevens in te voeren, zijn voor het maken van een reservering slechts enkelegegevens verplicht.
Als ude gedetailleerde beschrijving van het reserveringsvenster nu wilt overslaan en zo snel mogelijk een reservering wilt maken, klikt u op
‘Reservering maken’ of kiest u het hoofdstuk uit de sidebar.

Bovenste gedeelte

Helemaal bovenaan in het venster vindt u weer een kopregel. Deze bevat de volgende knoppen:

• ‘OK (F2)’ - Bevestigt uw invoeren en slaat de reservering op.
  
• ‘Annul. (ESC)’ - Annuleert de reservering.
  
• ‘Factuur (F1)’ - Toont d bijbehorende facturen (zie Factuur maken).
  
• ‘Wissen (F3)’ - Verwijdert de reservering.
  
• ‘Print (F7)’ - Leidt u naar het menu Afdrukken.
  
• ‘Overzicht (F10’ - Geeft een overzicht van de overeenkomsten en reserveringen van het geselecteerde voertuig (zie afbeelding 1) .
  
• ‘Verz. (F11)’ - Hier kunt u alle vereiste gegevens voor een schadevergoeding bij ongevallen invoeren..
  
• ‘Afl./Oph. (F12))’ - Leidt u naar een venster waarin u alle vereiste gegevens kunt invoeren, voor het geval dat aflevering en ophaling gewenst is (zie afbeelding 2).
  De bij de overdracht of ophaling
  afgelegde kilometers kunnen achteraf worden ingevoerd. Als een aflevering en/of ophaling wordt ingevoerd, wordt dit in het planbord duidelijk gemaakt met een
  rood balkje aan het begin en einde van de huurovereenkomst.
  
• ‘Kopie/bijlage’ - Hier heeft u de mogelijkheid een overeenkomst te kopiëren. Nadat u op deze knop heeft geklikt, verschijnt er een nieuw venster (zie afb.).
  

Hier kunt u diverse opties instellen met betrekking tot de kopieerprocedure.
Wanneer ubijvoorbeeld onder ‘Herhalingsperiode’ de optie ‘aankomst -> vertrek’ selecteert,
wordt de nieuwe overeenkomst direct na de huidige aangelegd.

• ‘Auto wisselen’ - Onder bepaalde voorwaarden is het mogelijk een voertuig te ruilen. Meer informatie hierover leest u in het hoofdstuk ‘Voertuig ruilen’..
  
• ‘Schade’ - Leidt u naar het schadebeheer.
  
• ‘Documenten’ - Leidt u naar het documentenarchief.
  

Afb. 3:

Onder de kopregel vindt u zes secties met diverse invoermogelijkheden (zie afb. 3):

Sectie 1

Vertr. loc.

Hier wordt de vertreklocatie aangegeven. Dit veld wordt automatisch gevuld met de vestiging waartoe het voertuig behoort.
De invoer kan echter via de vervolgkeuzelijst worden gewijzigd als het voertuig aan een andere vestiging moet worden gegeven.
Let op dat voor een dergelijke actie ook een transferrit nodig is (zie hiervoor ‘Transferrit’).

Must-Be

Als u hier een vinkje plaatst, betekent dit dat de gegevens die u in het reserveringsvenster invoert achteraf niet mogen worden gewijzigd en dat de reservering resp.
de huur uitsluitend onder de voorwaarden plaats moet vinden die door u worden aangegeven. Om te garanderen dat dit ook voor medewerkers meteen duidelijk zichtbaar is, wordt de handeling in het planbord in turquoise weergegeven (tenzij anders ingesteld).

Sectie 2

In deze sectie wordt het hoofdveld automatisch met de belangrijkste gegevens van de door u geselecteerde of nieuw aangemaakte klant gevuld.
U vindt hier voor- en achternaam, adres en telefoonnummer, en het klantnummer. Verder wordt er weergegeven of de klant nog open posten heeft of over een tegoed beschikt (bijvoorbeeld door een aanbetaling).

Klant (F5)

Deze knop leidt u naar het venster ‘Naar klanten zoeken’, waarin de bij de huurovereenkomst horende klant standaard geselecteerd is.
Zo hebt u nog eens de mogelijkheid de klantgegevens in te zien of te wijzigen.

Opm. klant

Hier kunt een opmerking over de klant opslaan. Deze verschijnt automatisch op het beeldscherm wanneer u later eens met dezelfde klant een reservering of een huurovereenkomst wilt maken.

Sjabloon

Hier kunt u een sjabloon aanmaken.

Sectie 3

Ook hier worden de belangrijkste gegevens van het voertuig automatisch ingevoerd. Door op ‘Voertuig (F6)’ te klikken, gaat u naar het venster ‘Voertuig vinden’.
Indien de reservering aan een voertuig gekoppeld is, verschijnt hier bovendien de knop ‘Groepreservering’. Door op deze knop te klikken,
kunt u de reservering in een groepreservering wijzigen.
Als de betreffende reservering al een groepreservering is, is de naam van de knop ‘Voertuigreservering’ en kunt u met één klik een voertuig aan de reservering toewijzen.

Sectie 4

Fact. adres

Indien voor deze huurovereenkomst een ander adres dan het adres van de klant als factuuradres moet worden gebruikt, kan dat hier worden ingevoerd.
In het geval van schadevergoeding bij ongevallen is dat bijvoorbeeld de verzekering van de veroorzaker van de schade.
Als u op deze knop klikt, verschijnt weer het venster ‘Naar klanten zoeken’.
Onder ‘Geadresseerde’ is nu echter ‘Verzekering’ gemarkeerd. U kunt nu een reeds ingevoerde verzekering zoeken of een nieuwe aanmaken. Als bij het aanmaken van
een klant permanent een afwijkend factuuradres is ingevoerd (zie: ‘Nieuwe klant aanmaken’), wordt dit hier weergegeven.

Opm.

Ook hier kan een opmerking worden ingevoerd.

X

Wist de in deze sectie ingevoerde gegevens.

Sectie 5

Hier kan een intermediair alsook zijn provisie worden ingevoerd (zie hoofdstuk ‘Intermediairreservering’).

Sectie 6

Historie

Door op deze knop te klikken, gaat u naar de huurovereenkomsthistorie. Dit is echter pas mogelijk als er een huurovereenkomstnummer verstrekt is.
Hier hebt u de mogelijkheid alle wijzigingen die aangebracht zijn in te zien (zie afbeelding).



Bovenaan ziet u een lijst van alle gegevens alsook de datum en tijd waarop hierin wijzigingen aangebracht zijn. Verder kunt u rechts daarnaast zien wie de wijziging aangebracht heeft,
dus de op het betreffende tijdstip aangemelde gebruiker. In het veld rechtsonder kunt u zien welke wijzigingen precies aangebracht zijn door de oude en nieuwe gegevens naast elkaar te leggen.
Linksonder heeft u nogmaals een overzicht van alle belangrijke gegevens van voertuig en klant. Helemaal onderaan kunt u de status bekijken, d.w.z. of het om een reservering gaat (vinkje bij ‘Reservering’), om een lopende
huurovereenkomst (geen vinkje) of om een voertuig dat alweer ingecheckt is (vinkje bij ‘Check-in’).

Opmerkingen

Hier kunt u wederom opmerkingen invoeren.

Km

De door de klant geplande afstand wordt in kilometers aangegeven. De waarde wordt overgenomen uit het veld ‘Geplande km’.

====Dagen==== De gewenste huurperiode wordt in dagen weergegeven.

Dagen

De gewenste huurperiode wordt in dagen weergegeven.

Middelste gedeelte

Het middelste gedeelte is verdeeld in drie secties :

Sectie ‘Vertrekgegevens’

Km vanaf

De actuele kilometerstand. Dit veld wordt bij het aanmaken van een huurovereenkomst automatisch gevuld met de kilometerstand van de laatste check-in.

Vertr. (dat/tijd)

Dit veld, dat de vertrekdatum en -tijd bevat, is een verplicht veld dat voor een reservering verplicht ingevuld moet zijn.

Het systeem neemt u hier het werk uit handen en vult het veld automatisch met de datum die u via het planbord heeft geselecteerd
(rechtsklikken op de desbetreffende regel --> ‘Reservering maken’) of met de actuele datum.
Zowel datum als tijd kan natuurlijk ook handmatig worden gewijzigd.

Levering

Als een aflevering gewenst is, dient u hier een vinkje te plaatsen.

Afgeleverd

Wanneer het voertuig afgeleverd is, wordt dit hier gemarkeerd.

Aank. (dat/tijd)

Hier voert u het einde van de huurperiode (datum en tijd) in. Dit veld beschikt ook over een snelle invoerfunctie. Als u een huurperiode van twee
dagen wilt invoeren, hoeft u bijvoorbeeld alleen maar +2 in te voeren en met de Enter-toets te bevestigen. Het einde van de huurperiode wordt nu automatisch
berekend en weergegeven.

Ophalen

Wanneer het voertuig moet worden opgehaald, dient u hier een vinkje te plaatsen.

Nu afhalen

Wanneer u een voertuig gaat ophalen, kunt u dat direct daarvoor hier markeren.

Afl. loc.

Hier wordt de vestiging weergegeven waar het voertuig weer moet worden afgegeven. Om alle vestigingen te tonen, plaatst u de muiscursor op het lege
veld. Na ca. een seconde verschijnt een venster met een lijst van alle vestigingen inclusief hun afkorting.

Tankinhoud/add

Hier voert u het brandstofpeil van de tank in (bij dergelijke dieselmotoren bovendien het Ad Blue-peil). De invoer vindt plaats door middel
van cijfers die het actuele brandstofpeil symboliseren. Een acht staat voor compleet gevuld, een nul staat voor leeg.

OPMERKING: Indien dit veld in het reserveringsvenster ontbreekt, is dit
geen reden tot paniek. Uiterlijk als de reservering in een huurovereenkomst wordt gewijzigd, wordt dit punt in de huurovereenkomst weergegeven.

Geplande km

Hier kunt u de door de klant geplande afstand in kilometers invoeren.

Pers. nr. resv.

Hier voert u uw personeelsnummer in als u de reservering heeft gemaakt.

Pers. nr. uit

Hier wordt het personeelsnummer van de medewerker ingevoerd die de check-out uitvoert en afrondt.

Statistiekcode

Hier kunt u uit een eerder gemaakte lijst van codes kiezen. Om dit te doen, klikt u op en selecteert u
een code uit de vervolgkeuzelijst. Om statistiekcodes te genereren, zie Statistiekcodes genereren.