Een nieuwe klant aanmaken

Nieuwe klant aanmaken (Nieuw (INS))

Abb. 1

Wanneer u een nieuwe klant, intermediair, dealer, bestuurder of verzekering wilt aanmaken, doet u dat allemaal in hetzelfde venster (zie afbeelding 1). Er zijn verschillende manieren om naar het venster te gaan:

1. Klik in het planbord op ‘Basisgegevens’ ‘Naar klanten zoeken’. Klik nu in het venster ‘Naar klanten zoeken’ op de knop ‘Nieuw’.
   
2. Klik in het planbord op de knop ‘Recherche’. Klik nu op ‘Klant’ of druk op de functietoets F5 op uw toetsenbord. Klik nu in het venster ‘Naar klanten zoeken’ op de knop ‘Nieuw’.
   
3. Druk in het planbord op de functietoets F5. Klik nu in het venster ‘Naar klanten zoeken’ op de knop ‘Nieuw’.
   

Kopregel

• OK

Bevestigt uw gegevens en sluit het venster.

• Annul. (ESC)

Annuleert de actie en sluit het venster.

• Bestuurder

Stuurt u naar het venster ‘Bestuurders/contactpersonen’.

• Print

Drukt de klantgegevens af.

• Open posten

Stuurt u naar het venster ‘Open posten’.

• Tarieven

Hier heeft u de mogelijkheid tarieven te bekijken. Door de verschillende opties, die u kunt activeren door vinkjes te plaatsen, heeft u de mogelijkheid de weergave te filteren (zie afbeelding).

• Opmerking

Hier kunt u opmerkingen over de klant opslaan.

• Wissen

Wist de klant, mits er nog geen overeenkomsten voor hem zijn gemaakt. In dat geval kan de klant niet worden gewist.

• Marketing

Stuurt u naar het venster ‘Marketing’.

• Sjabloon

Hier kunt u een sjabloon aanmaken.

• Geschiedenis

Hier kunt u alle wijzigingen bekijken die in de klantgegevens zijn aangebracht.

• Documenten

Stuurt u naar het venster ‘Documentenarchief’. Hier kunt u bij de klant horende documenten opslaan.
Dat kan op twee manieren worden gedaan:

1. Via ‘Nieuw’: door op de knop ‘Nieuw’ te klikken of op de toets ‘INS’ op uw toetsenbord te drukken. Selecteer nu het soort document en het bestandspad.
   
2. Via ‘Scan-pad’: om tegelijkertijd meerdere documenten (bijv. afbeeldingen) te laden, klikt u op de knop dreipunkte.png naast de optie ‘Scan-pad’. Selecteer nu de gewenste bestanden en klik op ‘Laden’.
   Let op: wanneer u via deze weg een document laadt, wordt het uit zijn oorspronkelijke map verwijderd. Het is verstandig eerst een back-upkopie aan te maken.

• Offerte:

Hiermee kan voor de klant een offerte worden gemaakt.

Basisgegevens

Wanneer het venster verschijnt, is automatisch het tabblad
‘Basisgegevens’ geopend. Dit tabblad is in meerdere secties verdeeld.

Linker sectie

Categorie

Selecteer uit de vervolgkeuzelijst aan welke categorie de klant moet worden toegewezen (om categorieën aan te maken, zie Categorieën klanten).

Branche

Geef hier aan tot welke branche te klant behoort. Om branches aan te maken, zie: ‘Branches’.

Concern

Selecteer uit de vervolgkeuzelijst het concern waartoe te klant behoort.Als deze klant zelf een concern is, kunt u een vinkje plaatsen in het veld ‘Is zelf onderneming’.
Als dit vinkje geplaatst is, kunt u bij het aanmaken van een nieuwe klant dit concern selecteren

Opmerking: in de C-Rent-software wordt een concern als volgt gedefinieerd:
Een concern bestaat bijv. uit een moederbedrijf en meerdere dochterondernemingen met dezelfde directie, die echter zelfstandig boekhouding
voeren. In C-Rent kan dit echter ook andersom worden aangemaakt, d.w.z. een moederbedrijf met meerdere filialen, waarbij echter het moederbedrijf voor de boekhouding verantwoordelijk is.

Contactpersoon

Hier kunt u uit de vervolgkeuzelijst een medewerker selecteren die als contactpersoon voor de klant geldt. Om medewerkers aan te maken, gebruikt u deoptie ‘Medewerkers’ via ‘Basisgegevens’ ‘Bedrijfsstructuur / overige’ ‘Medewerkers’.

Soort

Btw-plichtig In dit veld kunt u instellen of de klant btw-plichtig is of niet. Dit is een verplicht veld. Als dit veld niet ingevuld is, zal C-Rent u er uiterlijk
bij het opslaan van de klant op wijzen dat dit veld gevuld moet zijn, omdat dit invloed heeft op de statistieken en bij schadevergoedingen.
Licentiegever & MOG-% In het veld ‘Licentiegever’ kunt u een vinkje plaatsen als de klant uw licentiegever is.
In het veld MOG-% kunt u, indien u de licentienemer bent, hier de marktontwikkelingsgelden invoeren.

Oorsprong Hier kunt u uit een vervolgkeuzelijst kiezen hoe de klant u gevonden heeft (bijv. door aanbeveling, zoekmachines enz.). Om verschillende
herkomstopties aan te maken, opent u het venster ‘Klantenherkomst’ via ‘Basisgegevens’ ‘Klant/leverancier/bestuurder’ ‘Klantenherkomst’.

Middelste sectie

Adres

Deze sectie bevat invoermogelijkheden voor de registratie van de persoonlijke gegevens van de klant, zoals aanhef, contactgegevens enz.
Verplichte velden zijn uiteraard de voor- en achternaam van de klant. Wanneer u een particulier aanmaakt, is het raadzaam een uniforme volgorde aan te houden van
‘achternaam, voornaam’. Achter- en voornaam moeten daarbij in hetzelfde veld staan. Dat maakt het zoeken later gemakkelijker. Namen verschijnen later ook in de hier aangegeven volgorde op de factuur.
Onder de optie ‘Land’ kunt u het kenteken van het land selecteren. Dit moet echter aangemaakt zijn onder ‘Basisgegevens’ ‘Klant/leverancier/bestuurder’ ‘Kenteken land’.
Als u een e-mailadres heeft opgeslagen, kunt u de klant direct een e-mail sturen door op

Als u een e-mailadres heeft opgeslagen, kunt u de klant direct een e-mail sturen door op te klikken.
De knop [[datei:globus.png] stuurt u direct naar de website van de klant, mits de URL in het desbetreffende veld is ingevoerd.

Geboortegegevens

Voer hier de geboortedatum en -plaats in.

Rijbewijs

Hier kunt u de rijbewijscategorie en het rijbewijsnummer van de klant invoeren. Wij raden de schrijfwijze ‘BCE/1234512345’ aan. Bovendien kunt uinvoeren door welke instantie en op welke datum het rijbewijs is afgegeven. Onder de optie ‘Laatste contr.’ kunt u invoeren, wanneer u het rijbewijs voor het laatst heeft gecontroleerd. Klik hiervoor op het driehoekje en selecteer een datum.

Passport

Voer hier het paspoortnummer, de datum van afgifte en de uitvaardigende instantie in.

Belastingdienst

Hier kunt u het belastingnummer en het btw-nummer van de klant invoeren.

Middelste sectie

Bank

Hier kunt u de bankgegevens van de klant opslaan. Voer daarvoor de gegevens in de velden ‘Bank’, ‘Banknr.’, ‘Rekeningnr.’, ‘Rekeninghouder’, ‘BIC’ en ‘IBAN’ in.

Afwijkende ontvanger factuur

• Klantnummer
  Hier kunt u een afwijkende ontvanger van de factuur invoeren. Dat kunt u ofwel doen door een klantnummer in te voeren of door op te klikken en een klant uit het klantenbestand te selecteren. Deze wordt vervolgens bij het maken van een overeenkomst automatisch in het veld ‘Fact. adres’ overgenomen. Deze methode is raadzaam wanneer u een leverancier heeft die tegelijkertijd ook klant is.

• Leverancier
  Hier kunt u met de knop een koppeling met een leverancier maken of met de knop een nieuwe leverancier aanmaken.

• Omzet per jaar
  Hier kunt u de geschatte jaaromzet van de klant invoeren.

• Stat.-code
  In dit veld kunt u een statistiekcode aan de klant toewijzen. Deze statistiekcode wordt bij het maken van een nieuwe overeenkomst automatisch in het desbetreffende veld overgenomen. Om een nieuwe statistiekcode aan te maken, gaat u naar ‘Basisgegevens’ ‘Verhuur’ ‘Statistiekcodes’.

Daaronder kunt u met vinkjes verschillende opties voor het verzenden van facturen en aanmaningen activeren.

Onderste sectie

Pinpas/betaalmiddel

Pin - In dit veld kunt u de bank of de houder van de pinpas invoeren.

Betaalwijze - In dit veld kunt u de betaalmethode van de klant uit een vervolgkeuzelijst kiezen. Betaalmethodes kunt u aanmaken via ‘Basisgegevens’ ‘Financiële administratie’ ‘Betaalmethodes’.
Geldig tot - Voer hier in tot wanneer de aangegeven pinpas geldig is.

Berekeningsmodaliteiten

• Korting (%)
  Voer hier de standaardkorting van de klant in. Hiermee wordt rekening

gehouden in alle tarieven waarbij dit mogelijk is.

• Klantenkaart
  In dit veld kunt u uit een vervolgkeuzelijst een klantenkaart voor de klant selecteren. Meer informatie over klantenkaarten en het aanmaken ervan, leest u in hoofdstuk ‘Klantenkaarten’.