Schadensaufnahme

Leider wird es sich nicht ausschließen lassen, dass Sie im Laufe der Zeit Schäden an Fahrzeugen dokumentieren müssen – sei es durch Unfälle oder durch Verschleiß.
Um sowohl die Aufnahme von Schäden,als auch deren Regulierung so einfach wie möglich zu gestalten,verfügt Ihre C-Rent Vermiet-Software über die Möglichkeit, eine Schadensliste anzulegen.

Dies kann über mehrere Wege geschehen.

Schadensaufnahme ohne Verknüpfung zu einem Mietvertrag

Eintragung eines Schadens bei einem neuen Fahrzeug

Abb. 1

Ist ein Fahrzeug schon bei der erstmaligen Aufnahme in das System mit einem Mangel behaftet, kann dies auf folgendem Wege vermerkt werden:
Wenn Sie eine neues Fahrzeug anlegen, finden Sie den Button „Schäden“ in der oberen Leiste in der Maske „Fahrzeug Details“ (Siehe Abbildung 1).
Mit einem Linkslick gelangen sie zur Schadensaufnahme.

• -- Schadensbutton

Eintragung eines Schadens zu einem späteren Zeitpunkt

Abb. 3

Natürlich ist es auch möglich, einen Schaden zu einem anderen Zeitpunkt einzutragen (z.B. falls ein solcher erst später entdeckt wurde) oder einen Schadensfall nachträglich zu bearbeiten (z.B. weil er repariert wurde).
Um dies zu tun, genügt ein Rechtsklick auf das entsprechende Fahrzeug. Wählen Sie unter den erscheinenden Optionen „Schäden anzeigen“ aus und bestätigen Sie mit einem Linksklick. (Siehe Abbildung 3)
Des Weiteren lässt sich auch einfach aus der Dispo heraus nach einem bestimmten Schaden suchen. Gehen Sie hierfür in der Menüleiste auf „Schadenverwaltung“ und danach auf "Schäden verwalten".

Schadensaufnahme mit Verknüpfung zu einem Mietvertrag

Bei Check-In

Sollte ein Schaden während einerVermietung entstanden sein, kann dies während des Check-Ins vermerkt werden.
Wenn Sie ein Fahrzeug einchecken, finden Sie den Button „Schäden“ in der oberen Leiste der Maske„Mietvertrag-Details“ (Hier rot markiert)

Nach dem Check-In

Auch nach einem erfolgtem Check-In kann ein Schaden, der während einer Vermietung entstanden ist und dem jeweiligen Vertrag zugeordnet werden soll, nachgetragen werden.
Der Vorgang verläuft ähnlich dem bei Punkt 1.2 beschriebenen. Hierzu genügt ein Rechtklick auf den entsprechenden Vorgang. Wählen Sie nun "Schäden aufnehmen" und bestätigen Sie mit einem Linksklick.

Die Schadensaufnahme

Abb. 4

Die eigentliche Schadensverwaltung besteht aus zwei Teilen (siehe Abbildung 4).
Betrachten wir zunächst den unteren Bereich, da Sie hier in jedem Fall Eintragungen vornehmen müssen- sowohl bei Schäden in Verbindungen zu einem Mietvetrag als auch bei Schäden, die nicht innerhalb einer Vermietung enstanden sind.


Wie Sie sehen, ist dieser Bereich nochmals in drei Unterbereiche aufgeteilt:

1. Hier wird der Schaden sowie die wichtigsten Angaben (z.B. Kostenvoranschlag, tatsächliche Kosten etc.) eingetragen
2. Dieser Bereich besteht aus einer schematischen Darstellung des betreffenden Fahrzeugtyps. Hier werden die Schäden mit Hilfe des Markierungswerkzeugs platziert.
3. In diesem Bereich finden Sie das Markierungswerkzeug zum Platzieren der festgestellten Schäden sowie Platz für Bemerkungen und der Schilderung des Unfalls

Beispielvorgang einer Schadensaufnahme ohne Verbindung zu einem Mietvertrag

Spielen wir nun zur Anschauung einmal den Fall durch, sie haben an dem Fahrzeug Schäden entdeckt, die nicht von einem Kunden verursacht wurden und daher nicht in Verbindung mit einem Mietvertrag gebracht werden muss.

Bei einer Kontrolle eines über einen längeren Zeitraum nicht vermieteten Fahrzeugs stellen Sie einen großflächigen Marderschaden im Motorraum fest. Des Weiteren entdecken Sie einen langen Kratzer auf der Beifahrertür und den Defekt des linken Hinterreifens.
Zur möglichst schnellen und unkomplizierten Kategorisierung der Schäden, finden Sie im Bereich 1 auf der linken Seite fünf Buttons.

• - Einen neuen Schaden aufnehmen
  
• - Einen Schaden löschen
  
• - Eingabe speichern
  
• - Bilder aufnehmen/anzeigen
  
• - Schadensübersicht drucken
  

Um die die neuen Schäden zu erfassen betätigen Sie als erstes den Button . In die nun erscheinende, blau unterlegte Zeile wird automatisch das heutige Datum sowie die Station, in der sich das Fahrzeug befindet, eingetragen. Fügen sie in das Feld "Kurzbeschreibung" nun den festgestellten Schaden (in unserem Fall "Marderschaden Motorraum")ein. Bei diesem Feld handelt es sich um eine Pflichteingabe, die für die weitere Bearbeitung nötig ist.
Des Weiteren können Sie nun in das Feld "Kosten(Plan)" eine erste Kostenschätzung eintragen.
Außerdem ist es Ihnen in dieser Zeile ggf. zu einem späteren Zeitpunkt möglich,die tatsächlichen Kosten einzutragen und mit einem Häkchen zu markieren, ob der Schaden repariert wurde.
Dies ist bei einem späteren Check-Out von Bedeutung, da dort sämtliche vorhandenen Schäden aufgelistet werden. Reparierte Schäden sind dann natürlich nicht mehr gelistet.

Der, in der Abbildung grün markierte, obere Bereich verfügt über ein großes Fenster. Hier wird bei einem neu aufgenommenen Schaden automatisch ein neuer Ordner angelegt, der den Schaden einem Datum und ggf. dem jeweiligen Mietvertrag zuordnet. Außerdem kann man den Schaden Klassifizieren (Teilkasko, Vollkasko etc.) und vermerken, ob die Schadensregulierung noch in Bearbeitung oder abgeschlossen ist.

Auf der linken Seite finden Sie mehrere Buttons.

• - einen neuen Unfallbericht verfassen
  
• - einen Unfallbericht löschen
  
• - Unfallübersicht drucken
  
• - zum Schaden zugehörige Dokumente laden
  
• - zum Schaden zugehörige Bilder versenden
  

Datei:Abbildung5.png

Abb. 5

Wollen Sie nun einen Schaden aufnehmen, klicken sie auf das Symbol "Neuen Unfallbericht verfassen".
Eine neue Maske öffnet sich, die Sie beim Verfassen des Unfallsberichts unterstützt. Tragen Sie einfach alle erforderlichen Daten ein und bestätigen
mit einem Klick auf "OK!"(siehe Abbildung 5). Wie sie sehen, wurde nun automatisch ein neuer Ordner angelegt. Mit einem Doppelklick können Sie
jederzeit wieder auf den Unfallbericht zurückgreifen und Änderungen vornehmen.



Die Schadensaufnahme ist damit allerdings noch nicht abgeschlossen. Der untere Bereich (in Abbildung 4 rot markiert) fokussiert sich auf die Dokumentation des eigentlichen Schadensbildes.
Hier ist es möglich, zu markieren, an welcher Stelle sich der Schaden befindet. Betätigen Sie hierfür den Button um einen neuen Schaden anzulegen.


In die nun erscheinende, blau unterlegte Zeile können Sie nun eine Kurzbeschreibung des Schadens sowie eine Kostenschätzung eintragen. Außerdem ist es Ihnen ggf. zu einem späteren Zeitpunkt möglich,
die tatsächlichen Kosten einzutragen und mit einem Häkchen zu markieren, ob der Schadenrepariert wurde. Dies ist bei einem späteren Check-Out von Bedeutung, da dort sämtliche vorhandenen Schäden
aufgelistet werden. Reparierte Schäden sind dann natürlich nicht mehr gelistet.

Haben Sie nun einen neuen Schadensfall angelegt und eine kurze Beschreibung eingetragen (z.B. Delle Beifahrertür), können sie den Button betätigen.

Dadurch erscheint neben der schematischem Abbildung des Fahrzeugs ein rotes Kreuz. Ziehen sie nun das Kreuz mit gedrückter linker Maustaste auf die entsprechende Stelle und lassen Sie die Taste los.
Klicken Sie nun auf das grüne Häkchen um zu bestätigen Siehe hierzu auch Animation 1

Möchten Sie außerdem noch von Ihnen angefertigte Bilder vom Schaden hinzufügen, klicken sie auf das Symbol . Hier ist es Ihnen möglich Fotos hochzuladen und zu speichern.
Der Schaden ist nun eingetragen.