Rechnung erstellen
Inhaltsverzeichnis
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Abrechnung
An dieser Stelle soll Ihnen zunächst der allgemeine Vorgang einer Abrechnung beschrieben werden.
Weiter unten finden Sie eine detalliertere Beschreibung der Abrechnungsmaske und ihren weiteren Optionen (z.B. Abschlagszahlungen eintragen).
Abrechnung bei Check-In
Um den Mietvertrag beim Check-In abzurechnen, betätigen Sie den Button "Rechnung" in der Kopfzeile oder drücken Sie einfach die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur. Sie gelangen nun zur Maske "Vetragsabrechnung" (siehe Abb.1).
Hier sehen Sie auf der rechten Seite alle vorhandenen und noch nicht zugeordneten Zahlungen, in diesem Fall eine Vorauszahlung über € 150,00 (siehe hierfür auch das "Auflistung geleisteter Zahlungen").
Außerdem werden weitere zugehörige Verträge angezeigt, z.B. im Falle eines Fahrzeugtauschs.
Hier betätigen Sie ebenfalls die Funktionstaste F1 oder wählen in der Kopfleiste den Menüpunkt "Abrechn.".
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster (siehe Abb. 2). Hier sehen Sie unten nochmals alle einzelnen Positionen des abzurechnenden Vertrags aufgelistet. Geben Sie in diesem Fenster eine Zahlungsart ein,
indem Sie aus einem Drop-Down Menü die gewünschte Option auswählen. Des Weiteren können Sie noch ein Fälligkeitsdatum angeben, was z.B. bei einer Zahlung auf Rechnung von Bedeutung ist.
Die Felder "Re-Text oben" und "Re-Text unten" führen Sie zur Texteingabemaske. Möchten Sie zusätzlichen Text, wie z.B. eine persönliche Anrede des Kunden in die Rechnung einfügen,
können Sie diesen hier einpflegen oder aus von Ihnen vorgefertigten Textbausteinen wählen (siehe Abbildung).
Möchten Sie den fälligen Rechnungsbetrag gleich verbuchen, weil der Kunde z.B. sofort in BAR oder per Kreditkarte zahlen möchte, wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus und betätigen danach den "Zahlung"-Button oder F7.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie das Konto auswählen, auf das die Einzahlung gebucht werden soll(siehe Abbildung).
Bestätigen Sie mit 
, um die Buchung abzuschließen.
Rechnungsmaske
Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (Quick-Check-In)
Wurde bei einem Fahrzeug ein Quick Check-In durchgeführt, und somit eine nachträgliche Abrechnung erforderlich, können Sie wie folgt vorgehen:
Öffnen Sie zuerst das Kontextmenü, indem sie einen Rechtsklick auf den entsprechenden Vorgang ausführen und wählen Sie "Anzeigen".Ebenfalls möglich ist es, einen Doppelklick auf den Mietvorgang auszuführen. In der Mietvertragsmaske wählen Sie nun "Rechnung" oder drücken F1.
Die restlichen Schritte sind deckungsgleich mit den zuvor beschriebenen.
Maske "Vertragsabrechnung"
In der Maske "Vertragsabrechnungen" bietet eine Vielzahl von Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten. Diese sollen Ihnen hier erläutert werden.
Vorhandene Rechnungen
Nach Abrechnung eines Mietvertrags wird in diesem Feld ein Eintrag generiert, der die wichtigsten Daten zur erstellten Rechnung zusammenfasst.
Kontextmenü
Das Kontextmenü für den Bereich "vorhandenen Rechnungen" rufen Sie über einen Rechtsklick auf. Hier finden Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
Buchung anzeigen
Wenn Sie diese Option wählen, erhalten Sie eine detaillierte
Zahlungen auf abweichenden Kunden prüfen
Rechnungsbuchung/Buchungslupe
Vorhandene Zahlungen/unzugeordnete Zahlungen
Vorhandene Zahlungen
Über der Tabelle „unzugeordnete Zahlungen“ finden Sie die Tabelle „vorhandene Zahlungen“, welcher ab dem Zeitpunkt der Buchung des Rechnungsbetrags die Zahlungen zugeordnet werden.
Das heißt, dass, nachdem Sie
einen Vorgang abgerechnet, er im Bereich "vorhandene Rechnungen" erschienen ist und Sie ihn danach über die Schaltfläche "Zahlung" verbucht haben, hier aufgeführt wird (siehe Abbildung 3).
Unzugeordnete Zahlungen
Unter dem Punkt „Unzugeordnete Zahlungen“ sind sämtliche vorhandene Zahlungen unter Angabe des Betrages und des gewählten Kontos hinterlegt (siehe Abb.4).
Im hier vorliegenden Beispiel sehen wir die Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel, die unter Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel beschrieben wurde.
Zahlung stornieren
Die Stornierung einer Zahlung führen Sie folgendermaßen durch:
Klicken Sie auf die gewünschte Zahlung, um diese zu markieren.
Durch anschließendem Rechtsklick öffnet sich nun ein Kontextmenü, welches die Optionen "Zahlung stornieren" beinhaltet (siehe Abb.).
Wählen Sie "Zahlung stornieren".
Nach der Auswahl erscheint wiederum das Buchungsfenster (siehe Abbildung), nun automatisch auf „Auszahlung“. Diese Buchung ist durch Betätigen der Funktionstaste F2 oder Klick auf den "Buchen"-Button zu bestätigen.
Die Stornierung wurde nun gebucht und wird als Gutschrift (mit einem vorangestelltem "-") unter den Zahlungen aufgeführt (siehe Abb.).
Besonderheit bei Zusatzrechnung
Sollte eine Zusatzrechnung erstellt werden (zur Erstellung von Zusatzrechnungen siehe Kapitel "Zusatzrechnung erstellen"), so finden sich beide Rechnungen unter der Tabelle „Vorhandene Rechnungen“. Um die ggf. vorhandenen Zahlungen zu der Zusatzrechnung anzeigen zulassen, ist diese in der Tabelle "vorhandene Rechnungen" erst anzuwählen. Ist die Zusatzrechnung markiert, erscheinen nun unter "vorhandene Zahlungen" die der Zusatzrechnung entsprechenden Buchungen (siehe Abb.).
Zahlung umbuchen
In einzelnen Fällen kann es erforderlich sein, dass eine Zahlungsumbuchung vorgenommen werden muss.
Im folgenden Beispiel ist unter unzugeordnete Zahlungen der Betrag in Höhe von 150€ mit der Belegnummer "10443078-2" der vorhandenen Rechnung mit der Prüfziffer "-3" zuzuordnen (siehe Abb.).
Um den Zahlungsbetrag nun der korrekten Position zuordnen zu können, müssen Sie die unzugeordnete Zahlung zunächst mit einem rechten Mausklick markieren.
Daraufhin werden Ihnen sämtliche möglichen Umbuchungspositionen angezeigt. Hier ist also die Position RE10443078-3 mit linkem Mausklick anzuwählen (siehe Abb.).
Nach der Umbuchung des Betrags ergibt sich entsprechend folgendes, neues Bild (siehe Abb.):
Der Rechnung 10443078-3 ist nun die Zahlung über 150 € (s. vorhandene Zahlungen) zugeordnet, der OP Betrag ist neu berechnet.
Unter den unzugeordneten Zahlungen wird der Vorgang der Umbuchung mit denentsprechenden Bewegungen angezeigt.
Der neu entstandene OP-Betrag (Guthaben des Kunden i. H. von 60,75 €) wird nun wie gehabt behandelt.
Besonderheit Storno/Zuordnungen Rechnung bei Storno
Sollte es zu einer Stornierung einer Rechnung mit vorhandenen Zahlungen kommen, finden sich untervorhandene Rechnungen die Positionen „Rechnung“ und „Gutschrift“ mit jeweils identischer Nummer.
In folgenden Abbildungen wurde unter vorhandene Rechnungen RE10443078-1 angewählt:
Dementsprechend werden die Buchungen zur Rechnung unter vorhandene Zahlungen angezeigt (siehe Abb.).
Die beidenersten Positionen bestehen aus den gebuchten Zahlungen, im Anschluss erfolgen direkt die Verrechnungen der Zahlungsbewegungen auf die noch zu erstellende neue Rechnung (s. Buchungstext: „UMB auf RE 10443078-2“).
Da RE -2 noch nicht existiert, erscheinen diese Verrechnungen bis zur Erstellung der neuen Rechnung unterden unzugeordneten Zahlungen; die Zahlungen sowie die Verrechnungen rechnen sich gegenseitig auf.
In der letzten Position wird die Verrechnung mit GS10443078-1 angezeigt.
Zuordnungen Gutschrift bei Storno
Die Zuordnungen der Gutschrift setzen sich wie folgt zusammen:
Zunächst erfolgt die Anwahl der Gutschrift unter "vorhandene Rechnungen" (siehe Abb.).
Dieser zugeordnet finden Sie unter "vorhandene Zahlungen" die Verrechnung mit RE10443078-1 (siehe Abb.).
Die unzugeordneten Zahlungen bleiben hier in selber Form bestehen (siehe Abb.), da die vorhandenen Rechnungen nochkeiner Position zugeordnet wurden/die neue Rechnung RE10443078-2 noch nicht erstellt wurde.
Weitere zugehörige Mietverträge
Offene Posten Historie
Weitere Buttons in der Kopfzeile
Abschlag
Für Langzeitmieten ist es oft erforderlich, Abschlagsrechnungen anzufertigen, um die finanzielle Belastung - sowohl für Mieter als auch Vermieter- zu minimieren.
Um eine Abschlagsrechnung anzufertigen, lokalisieren Sie zunächst in der Dispo den gewünschten Langzeitvertrag. Durch Doppelklick auf den Vertrag oder durch Rechtsklick pfeil.gif "Anzeigen" rufen Sie die
Mietvertragsdetails auf. Klicken Sie nun in der Kopfzeile auf "Rechnung" oder betätigen die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur. Sie gelangen nun, wie gewohnt, zur Maske "Vertragsabrechnung". Klicken Sie nun hier in der Kopfzeile auf "Abschlag" oder drücken Sie F4 auf Ihrer Tastatur (siehe Abb.)
Es öffnet sich nun das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" (siehe Abb.).
Durch Eingabe von Daten in den Feldern "Von" und "Bis" wird der Zeitraum definiert, für den der Abschlag gelten soll.
Wie Sie sehen können, wurde das Feld "Von" hier schon automatisch vom System gefüllt. Bei einer neuen Abschlagsrechnung wird hier das Datum des Mietbeginns eingetragen, bei weiteren Abschlagsrechnungen das Folgedatum des letzten Abschlags.
Beispiel:
Wurde eine Langzeitmiete von einem Monat (z.B. 22.11. - 22.12. ) angelegt, für die jeweils eine Abschlagsrechnung für den Zeitraum vom 22.11. bis zum 7.12. und für den Zeitraum vom 08.
Storno
Über diesen Button können Sie Rechnungen und Zahlungen stornieren. Markieren Sie hierzu die Rechnung oder Zahlung, die Sie stornieren wollen und klicken auf "Storno"
oder betätigen die Funktionstaste F6 auf Ihrer Tastatur (siehe hierzu die Kapitel Zahlung stornieren und Besonderheit Storno / Zuordnung Rechnung bei Storno).
