Tarifstruktur/Tarife anlegen ab Version 5.13

Mit dem Update auf Version 5.13 hat Ihr C-Rent einige Änderungen erhalten. Diese betreffen vor allem die Tarifanlage.
Diese Änderungen sollen Ihnen die Anlage von Tarifen durch eine bessere Übersicht noch einfacher gestalten.
Damit Sie nicht umständlich zwischen den Kapiteln wechseln müssen, werden die einzelnen Schritte, auch wenn Sie schon für die alte Tarifanlage im Kapitel Tarife bearbeiten, beschrieben wurden, nochmals erläutert.
Am Ende des Kapitels finden Sie außerdem ein paar Mustervorgänge vor, die Ihnen die Anlage von Tarifen anhand praktischer Beispiele möglichst nachvollziehbar darstellen sollen.

Übernahme alter Tarife in die neue Tarifstruktur

Bei der Umstellung auf die neue Tarife bleiben Ihre nach der alten Struktur angefertigten Tarife natürlich unangetastet, allerdings sind hier, falls Sie zur Anpassung dieser Tarife auf die neuen Einstellungsmöglichkeiten zugreifen wollen, einige Einstellungen von Nöten.

Generell sei aber anzumerken, dass es immer vorteilhafter ist, Tarife komplett neu anzulegen, da immer die Möglichkeit besteht, dass bei der Übertragung ein Fehler ensteht.

Wollen Sie einen alten Tarif mittels der neu hinzugekommen Einstellungsmöglichkeiten anpassen, rufen Sie Sie zunächst die Tarifmaske über "Stammdaten" "Tarife" "Tarife bearbeiten" auf.
In der sich nun öffnenden Maske finden Sie eine Übersicht, der schon angelegten Tarife vor (Siehe Abb.).



Wählen Sie nun die Rate, die Sie mittels der neuen Funktionen bearbeiten wollen durch Doppelklick aus. In der nun erscheinenden Maske "Raten" führen Sie abermals einen Doppelklick auf die Rate aus, um in die Maske "Raten - Zeilenlupe" zu gelangen.
Öffnen Sie den Reiter "Preisfindung/Fibu 1". Im oberen Bereich finden Sie das Feld "Berechnung über Prozedur" Aktivieren Sie dieses Feld, indem Sie den Haken per Klick setzen.
Tragen Sie danach in das Feld "Name" die Bezeichnung "RATE_CALC_STANDARD" (in exakt dieser Schreibweise mit Unterstrichen und in Großbuchstaben.) ein.



Diese Prozedur wird bei Neuanlage von Tarifen ab der Version 5.13 immer automatisch hinzugefügt, es ist allerdings auch möglich, von uns eine gänzlich individuelle Prozedur zur Berechnung programmieren zu lassen.

Anlegen eines neuen Tarifs

Im nun folgenden Abschnitt wird Ihnen nochmals die Anlage von Tarifen dargestellt. Auch wenn Ihnen die Schritte schon durch das Kapitel "Tarife bearbeiten" bekannt sind, empfiehlt es sich,
die Anleitung doch noch einmal durchzugehen, da sich das Thema hinsichtlich der Erlernung als etwas komplexer darstellt, nach der ersten Eingewöhnung aber leicht fallen dürfte.

Rufen Sie im CRent zunächst die Maske Tarife auswählen / Anlegen auf. Diese erreichen Sie über Stammdaten Tarife "Tarife bearbeiten". In diesem Fenster finden Sie in der Mitte der Maske alle Tarife vor, die schon zuvor angelegt wurden.
Die Darstellung finden Sie in tabellarischer Form vor, bei der jede Spalte für eine Rate steht. In den zugehörigen Zeilen finden Sie Informationen bezüglich der Preisliste ("Preisliste"), des Ratennamens ("Rate"),
der näheren Erläuterung der Rate ("Beschreibung"), der Angabe, für welche Stationen diese Rate gültig ist ("Zugelassene Stationen"), dem -sofern angelegten- zeitlichen Rahmen, in dem der Tarif gültig sein soll ("Von" & "Bis"), der Information, ob der Tarif im Webmodul nutzbar ist (Haken steht für ja, kein Haken für nein), der Angabe, ob die Rate für den Angebotslider im Webmodul genutzt wird (Hinweis: Dieses Modul, das aktuelle Angebote auf der Website in einem Slider darstellt, muss zunächst kostenpflichtig freigeschaltet werden.) und dem Hinweis,
ob es sich um eine Miet- oder Zusatzrate handelt (J=Mietrate, N=Zusatzrate).
Sie haben nun die Möglichkeit, nach bestimmten Tarifen zu suchen oder auch einen neuen Tarif zu erstellen.

Suche nach Tarifen

Im oberen, linken Bereich der Maske finden Sie den Bereich "Suche" vor (siehe Abb.).



Sie können nun mittels der zur Verfügung stehenden Felder nach bestimmten Tarifen suchen. Sie können entweder die Dropdown- Listen nutzen, um nach
Ratentyp (Ausgang, Verkaufsrate oder Eingang Einkaufsrate) oder von Ihnen angelegten Preislisten zu filtern oder Sie nutzen die Eingabefelder "Ratencode" und "Beschreibung", um
bestimmte Raten ausfindig zu machen. Bei der Texteingabe in den letztgenannten Feldern handelt es sich um Teiltexteingaben, d.H. Sie brauchen nicht den vollständigen Text einzugeben, um eine
Suche zu starten. So dürfte z.B. die Eingabe von "Tag" für das Auffinden eines Tagestarifs ausreichen. Nachdem Sie Ihre Suchparameter eingegeben haben, müssen Sie nur noch auf den "Aktualisieren"- Button
klicken oder die Funktionstaste F5 auf Ihrer Tastatur betätigen, um die Anzeige zu aktualisieren und den von Ihnen gesuchten Tarif anzeigen zu lassen.

Tarif anlegen

Auf der rechten Seite der Maske finden sie den Bereich "Neuanlage" (siehe Abb.). Hier können Sie mit wenigen Einstellungen einen Tarif erst einmal anlegen, bevor in den folgenden Schritten die Feineinstellungen erfolgen.



Als erstes wählen Sie, ob es sich bei der anzulegenden Rate um eine Mietrate oder eine Zusatzrate handeln soll. Aktivieren Sie hierzu einfach eine der beiden Möglichkeiten durch Klick auf den vorgelagerten Kreis (siehe Abb.)


Als nächstes folgt nun die Wahl einer Preisliste. Nutzen Sie hierfür das Dropdown-Menü zunächst eine Preisliste mittels Dropdown-Menü im Feld "Preisliste" aus. Wählen Sie nun im Feld rechts daneben eine Gruppe für das Fahrzeug aus.
Auch hierfür steht Ihnen einen Dropdown-Menü zur Verfügung. (Anmerkung: damit Preislisten gepflegt werden können, muss der Parameter "BRATE_PREISLISTE" auf "1" gesetzt sein)
Anschließend wählen Sie nun eine Fahrzeuggruppe aus. Sie können der Rate somit einer bestimmten Fahrzeuggruppe (z.B. "A") zuordnen oder auch das *-Symbol wählen. "*" bewirkt, dass der Tarif für alle Gruppen nutzbar ist.

Haben Sie alle notwendigen Einstellungen getätigt, können Sie auf den Button "Neu" klicken oder die "Einfg"-Taste auf Ihrer Tastatur bestätigen, um den Tarif zu erstellen.
Als nächstes werden Sie zur Maske "Raten-Zeilenlupe" geführt, in der Sie die Feineinstellungen des Tarifs vornehmen können.

Raten-Zeilenlupe

Der obere Bereich der Maske bleibt immer sichtbar, egal welchen Reiter sie angewählt haben. Dort finden Sie noch mal eine Auflistung der Daten vor, die Sie im vorherigen Fenster eingegeben haben. Diese sind ausgegraut, können also an dieser Stelle nicht verändert werden. Rechts daneben finden Sie die Option "Bruttoerfassung". Ist der Haken bei dieser Option gesetzt, werden alle Preise in brutto inkl. Mehrwertsteuer angezeigt. Rechts daneben finden Sie die neue Testfunktion für Ihre angelegten Tarife vor, auf die wir später noch zu sprechen kommen.

Im mittleren Teil der Maske stehen Ihnen folgende Reiter zur Verfügung:

Rateneinstellungen

Dieser Reiter gliedert sich nochmals in verschiedenen Unterpunkte.

Beschreibung 1

Geben Sie hier eine Kurzbeschreibung der Rate (z.B. 24 Stunden inkl. 100 km) ein. Diese Beschreibung wird dann später auch auf der Rechnung zu sehen sein.

Beschreibung 2

In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, den Tarif näher zu erläutern, z.B. durch Angaben zu den zusätzlichen Kilometern, der Selbstbeteiligung etc. (siehe Abb.).

Schreibschutz

Hier können Sie einzelne Bereiche mit einem Schreibschutz versehen. Diese können dann in den Formularen (Check Out, Check In etc.) durch Mitarbeiter nicht abgeändert werden.
Sollte also z.B. gewünscht werden, dass der Preis nicht veränderbar ist, muss das Feld "Preis" durch das Setzen eines Hakens angewählt werden.
Anmerkung: Sie können bestimmten Mitarbeitern dennoch die Möglichkeit geben, auch schreibgeschützte Positionen abzuändern. Hierfür muss der Nutzer über die Berechtigung "Vorgang Tabelle Felder ändern trotz Schreibschutz" verfügen.

Pflichtfelder

Hier können Sie einstellen, ob Kostenstelle 1 und Kostenstelle 2 Pflichtfelder sein müssen. Dies könnte z.B. bei der Anlage einer Zusatzrate zum tragen kommen (siehe hierzu auch den Punkt Kostenrechnung weiter unten).

Berechtigung

Ist hier die Option "Bei man. Rechnung erlaubt" aktiviert, ist dieser Tarif auch für Vorgänge, die nicht mit einem Mietvertrag verknüpft sind, zulässig. Somit können Sie auch Rechnungen erstellen, die nicht mit einem Vertrag verknüpft sind. Ein Beispiel hierfür wäre eine Verkaufsrate.

Konfiguration

Allgemein

• Nutzbar im Webmodul
  Ist diese Option aktiviert, wird der Tarif auch für die Berechnung im Webmodul herangezogen.

• Versicherung nicht erlaubt / an den Kunden berechnet
  Wird bei dieser Option ein Haken gesetzt, wird im Mietvertrag die Option RE-K automatisch für die Position, die den Tarif beinhaltet, aktiviert. Dies hat zur Folge, dass der Tarif zwingend vom Kunden und nie vom 2. Rechnungsempfänger bezahlt werden muss.
  Dies wäre z.B. sinnvoll, wenn die Agentur für Arbeit die Kosten für einen Mietwagen zur Anreise zu einem Vorstellungsgespräch für einen Kunden übernimmt, dieser die Tankgebühren aber selbst entlohnen muss.
  

Kostenrechnung

Die Haken „Kost 1 Automatik“ und „Kost 2 Automatik“ werden von C-Rent immer
dann automatisch gesetzt, wenn es sich um eine Mietrate handelt, in allen
Zusatzraten müssen die Felder manuell angehakt werden, da es sich bei Zusatzraten
auch um Raten handeln kann die für die Kostenrechnung nicht relevant sind.
Sind Kost 1 und Kost 2 automatik aktiviert, wird gewährleistet, dass einer Rechnung bzw. einem Vertrag automatisch der hinterlegte Kostenträger ( Kost 1, Fahrzeug) sowie Kostenstelle (Kost2, Station) zugewiesen wird.

Selbstbeteiligung

Falls für diesen Tarif eine Selbstbeteiligung gelten soll, kann diese hier eingetragen werden.

Typ

• Mietrate oder Zusatzrate
  Der Haken zeigt auf, um was für eine Art von Rate es sich handelt. Durch an bzw. Abwahl des Hakens können Sie den Ratentyp hier nochmals ändern.
  

• Festpreishaken im MV vorselektieren
  Ist die Option aktiviert, wird der Haken bei "Festpreis" im Mietvertrag gesetzt.

• Nicht bestratefähig
  Wird diese Option aktiviert, wird der Tarif nicht in der C-Rent Bestratefunktion berücksichtigt, wobei die Berücksichtigung für die Bestratefunktion im Webmodul bestehen bleibt. Dies wäre z.B. für einen Tarif, welcher online vergünstigt angeboten werden soll, sinnvoll.

• Nicht einwegfähig
  Wenn es sich bei der Rate nicht um eine einwegfähige Rate (Abgabe an einer anderen Station) handeln soll, muss hier das Kästchen aktiviert werden.. Ein gesetzter Haken hier würde bedeuten, dass die Abgabe an einer anderen Station dann nicht möglich ist.

• Nur einwegfähig
  Ist diese Option aktiviert, muss die Abgabe an einer anderen Station erfolgen.

• Betankung & Schäden
  Wenn Tarife für die Weiterbelastung von Betankungen oder Schäden angelegt - und diese in den Abfragen ausgewertet sollen - müssen bei diesen Raten die Felder "Betankung" bzw. "Schäden" angewählt werden.

• Zubehör mit Disposition in Gruppe
  Soll zu der Rate auch Zubehör gehören, können Sie eine gleichzeitige Disposition des Zubehörs in der dazugehörigen Gruppe veranlassen. Diese Option aktivieren Sie, indem Sie einen Haken bei "Zubehör mit Disposition in Gruppe" setzen. Dahinter wählen Sie per Drop-Down-Menü eine Gruppe (z.B. ZUB) aus (siehe Abb).

Nun haben Sie die Möglichkeit, bei Aufnahme eines Mietvertrags in der Mietvertragsmaske auf "Zubehör" zu klicken und das gewünschte Zubehör auszuwählen. (siehe Abb.)



Nun wird das gewählte Zubehör für die Dauer des Mietvertrags ebenfalls in der Dispo geblockt.

Gutscheincode

Diese Option ist für Onlineangebote sinnvoll. Sie bietet die Möglichkeit, bestimmte Tarife mit einem Gutscheincode zu versehen.
Gibt der Kunde dann diesen Gutscheincode auf der Webseite ein, wird automatisch dieser Tarif genutzt.

Preisfindung/Fibu1

Die Preisfindung ist gewissermaßen das Herzstück der Tarifkonfiguration. Sie gliedert sich in folgende Unterpunkte:

Allgemein

Nur Gesamtpreise drucken

Ist diese Option angehakt, sieht der Kunde auf dem Rechnungsformular nur den Endpreis und nicht die einzelnen Positionen. Allerdings sei hierzu anzumerken, dass ggfs. eine Anpassung Druckformulars von Nöten ist, die von CX9 programmiert werden muss.

Menge wird über Kilometerzahl berechnet

Ist diese Option aktiviert, wird der Preis über die Anzahl der KM definiert. Beispiel: Tarif für Adblue.

Basisberechnung

Einheit

Wählen Sie hier per Dropdown-Menü eine zuvor erstellte Einheit aus

Konto

Weisen Sie hier der Rate ein von Ihnen angelegtes Sachonto zu.

Karenz

Hier können Sie angeben, welcher Zeitraum bei einer Überschreitung der festgelegten Mietdauer ohne zusätzliche Berechnung bleibt.

Mindestabnahme

Das Feld "Mindestabnahme" definiert, ab wann eine Rate gültig ist. Ist hier die Mindestabnahme mit "1" angegeben, bedeutet dies, das die vollständige Rate ab Beginn berechnet wird. Dies gilt auch, wenn der Kunde das Fahrzeug vor Ablauf der vereinbarten Mietzeit abgibt
(z.B. Bei einer Miete von 24 Stunden, bei der der Kunde das Fahrzeug nach 8 Stunden wieder abgibt, wird trotzdem die komplette Rate in Rechnung gestellt. Ist die Mindestabnahme "0" eingegeben, wird bei einer Unterschreitung der Mietzeit der Tarif nur anteilig berechnet.