Afrekening

Hier wordt eerst de algemene procedure van een afrekening beschreven. Verder onderaan vindt u een gedetailleerde beschrijving van het factuurvenster
en de overige opties(bijv. betaling in termijnen).

Afrekenen bij check-in

Afb. 1

Afb. 2

Om de huurovereenkomst bij de check-in af te rekenen, klikt u op de knop ‘Factuur’ in de kopregel of drukt u op de functietoets F1 op uw toetsenbord.
U komt nu in het venster ‘Overeenkomstafrekening’ (zie afb. 1). Hier ziet u aan de rechterzijde alle bestaande en nog niet toegewezen betalingen, in dit geval
een vooruitbetaling ter hoogte van€ 150,- (zie hiervoor ook het hoofdstuk ‘Lijst vanverrichte betalingen’).
Bovendien wordenverdere bijbehorende overeenkomsten weergegeven, bijv. in het geval van eenvoertuigruil.

Hier drukt u eveneens op de functietoets F1, of klikt u in de kopregel op ‘Afrekening’. Vervolgens wordt er een nieuw venster geopend (zie afb. 2).
Hier zijn onderaan nog eens alle afzonderlijke posities van de af te rekenen overeenkomst opgesomd. Voer in dit venster een betaalmethode in door
de gewenste optie uit een vervolgkeuzelijst te kiezen. Verder kunt u een vervaldatum invoeren, wat bijvoorbeeld van belang is bij een betaling op rekening.

De velden ‘Re-tekst boven’ en ‘Re-tekst onder’ leiden u naar het tekstinvoervenster. Als u extra tekst, bijvoorbeeld een persoonlijke aanspreektitel van de klant, in de rekening wilt schrijven, kunt u deze hier
invoeren of uit door u opgeslagen tekstblokken kiezen.
Als u het te betalen factuurbedrag meteen wilt boeken, omdat de klant bijvoorbeeld direct contant of met creditcard wil betalen, kiest
u de desbetreffende betaalmethode uit en klikt u vervolgens op de knop ‘Betaling’ of drukt u op F7.

Er wordt een nieuw venster geopend, waarin u de bankrekening kunt selecteren waarop de betaling moet worden geboekt (zie afbeelding).



Bevestig uw keuze met , om de boeking te voltooien.

Factuurvenster

In het factuurvenster vindt u nog andere instellingsmogelijkheden, die hieronder worden toegelicht:

Kopregel

• Printen
  Leidt u naar het menu ‘Afdrukken’, waar u de mogelijkheid heeft defactuur af te drukken of via e-mail te verzenden.

• Voorbeeld
  Hier kunt u een voorbeeld van de factuur maken en bekijken.

• E-mail
  Ook hier heeft u de mogelijkheid de factuur te verzenden of af te drukken.

• Cheque
  Hier kunt u een invulformulier voor een cheque afdrukken.

• Betaling (F7)
  Leidt u naar het venster ‘Betaling boeken’ (zie ‘Afrekening’).

• Brief
  Hier kunt u een begeleidend schrijven opstellen.

• Documenten
  Leidt u naar het documentenarchief.

• Geschiedenis
  Leidt u naar een factuurgeschiedenis waar u de afzonderlijke wijzigingen kunt inzien.
  Voor de werkwijze, zie paragraaf ‘Geschiedenis’ in het hoofdstuk ‘Voertuiggegevens’, omdat de bediening op dezelfde manier functioneert.

Middelste gedeelte

• Ontvanger & klant
  Door op één van deze twee knoppen te klikken, gaat u naar het venster ‘Naar klanten zoeken’, waar de in het factuurvenster ingevoerde klant resp. ontvanger al gemarkeerd is.
  Op dit punt kunt u de ontvanger resp. klant in de factuur niet wijzigen, maar u kunt de andere opties uitvoeren die het venster ‘Naar klanten zoeken’ u biedt (zie hiervoor het hoofdstuk ‘Een klant zoeken’).

• RE-nr.
  In dit veld vindt u het factuurnummer. Dit wordt automatisch gegenereerd en bestaat doorgaans uit de combinatie van huurovereenkomstnummer en een cijfer dat de factuur nummert.
  Voorbeeld: als voor huurovereenkomst ‘30034715’ een factuur wordt opgesteld, krijgt deze het factuurnummer ‘30034715-1’. Als er een aanvullende factuur wordt opgesteld, krijgt deze het nummer ‘30034715-2’ enzovoorts.

• Factuurdatum
  In dit veld wordt de datum ingevoerd waarop de factuur is opgesteld. De datum kunt u uit de vervolgkeuzelijst kiezen.

• Boekdatum
  Hier kunt u de boekingsdatum uit de vervolgkeuzelijst kiezen.

• Vervalt op
  Bij een betaling op rekening stelt u hier in op welke datum het te betalen bedrag uiterlijk betaald moet zijn. Klik op het zwarte driehoeksymbool om de vervolgkeuzelijst te openen en selecteer de gewenste datum.
  

• Medewerker
  Hier kunt u invoeren welke medewerker de factuur heeft opgesteld.

• Betaalwijze / geldig tot
  Selecteer hier de betaalmethode. Voer bij betaling met creditcard ook de creditcardorganisatie (CA=American Express, CD=Diners Club, CM=Mastercard, CV=Visa) en de geldigheidsdatum in (bijv. 08/2019).

• Boeken
  Indien u de juiste rechten bezit, kunt u dit vinkje verwijderen om de optie ‘Boeken’ te deactiveren. Als deze optie gedeactiveerd is, worden betalingen niet geboekt.

• Betalingen printen
  Als dit vinkje geplaatst is, worden de verrichte betalingen die bij de factuur horen op de factuur afgedrukt.

• Digitaal tekenen
  Als dit vinkje geplaatst is, wordt er een digitale handtekening aan de PDF-afdruk toegevoegd.

• Belastingnr.
  Als u in de basisgegevens van de klant een belastingnummer heeft opgeslagen, wordt dit hier weergegeven.

• Extra tekst
  De tekst die u hier invoert (bijv. ‘Prestatiedatum komt overeen met huurperiode’) verschijnt onderaan de factuur.

• Opmerking
  Hier kunt u opmerkingen invoeren.

• Boektekst
  De boekingstekst wordt automatisch door het systeem ingevoerd, maar kan door u worden gewijzigd.

• Annuleringsreden
  Als u een factuur wilt annuleren, wordt de door u aangegeven reden (zie hiervoor ‘Bestaande factuur annuleren’) bij een bijschrijving hier automatisch ingevoerd.

• Betalingen/OP
  Hier worden de verrichte betalingen en de waarde van de open posten aangegeven.

• Re-tekst boven/onder
  Leidt u naar het invoervenster voor factuurteksten. Het aanmaken hiervan wordt toegelicht onder ‘Afrekening bij check-in’.

• Omschrijving 2 instellen
  Plaatst omschrijving 2 van het tarief op de rekening.

Onderste gedeelte

Hier vindt u nogmaals een opsomming van de afzonderlijke factuurposities. Wijzigingen kunnen hier niet meer worden aangebracht, maar erkunnen, indien gewenst,
wel posities uit de lijst worden verwijderd. Klik hiervoor op de gewenste regel en druk tegelijkertijd op de toetsen en.

Afrekenen op een later tijdstip (quick check-in)

Als bij een voertuig een quick check-in is uitgevoerd en zodoende op een later tijdstip moet worden afgerekend, gaat u als volgt te werk:
Open eerst het contextmenu door met de rechtermuisknop op de desbetreffende huurovereenkomst te klikken kies de optie ‘Weergeven’. U kunt ook op de huurovereenkomst dubbelklikken.

Venster ‘Overeenkomstafrekening’

In het venster ‘Huurovereenkomst’ klikt u op ‘Factuur’ of drukt u op F1. De overige stappen zijn gelijk met de hierboven beschreven stappen.

Bestaande facturen

Na afrekening van een huurovereenkomst wordt in dit veld een regel gegenereerd die de belangrijkste gegevens over de opgestelde factuur samenvat.

Bestaande factuur annuleren

Om een factuur te annuleren, markeert u eerst de gewenste rekening door
erop te klikken en vervolgens klikt u op de knop ‘Annulering’ of drukt u op detoets F3 op uw toetsenbord.
Er wordt een venster geopend (zie afbeelding).



Hier kunt u de datum van annulering selecteren. Bovendien vindt u hier velden waarin u een opmerking kunt schrijven en de medewerker kunt invoeren die de annulering heeft
uitgevoerd. In het veld ‘Reden van annulering’ kunt u de reden voor de annulering uit een door u gemaakte lijst selecteren. Deze lijst kunt u aanmaken onder ‘Basisgegevens‘ ‘Verhuur’‘Storneerredenen’.

Bestaande betalingen/Niet-toegewezen betalingen

Afb. 3

Bestaande betalingen

Boven de tabel ‘Niet-toegewezen betalingen’ vindt u de tabel ‘Bestaande betalingen’, waaraan de betalingen worden toegewezen zodra het factuurbedrag geboekt wordt.
Dat betekent: nadat u een huurovereenkomst heeft afgerekend, verschijnt deze in de tabel ‘Bestaande facturen’. Als u hem vervolgens via de knop ‘Betaling’ geboekt heeft, verschijnt hij in deze tabel (zie afbeelding 3).

Niet-toegewezen betalingen

Onder ‘Niet-toegewezen betalingen’ staan alle bestaande betalingen onder vermelding van het bedrag en de geselecteerde bankrekening

In dit voorbeeld ziet u de vooruitbetaling met verschillende betaalmiddelen, die in de paragraaf ‘Vooruitbetaling met verschillende betaalmiddelen’ beschreven is.

Betaling terugboeken

Het terugboeken van een betaling gaat als volgt:
Klik op de gewenste betaling om deze te markeren. Door vervolgens met de rechtermuisknop te klikken, wordt er een contextmenu geopend, dat de optie ‘Betaling storneren’ bevat.
Selecteer ‘Betaling storneren’.
Nu verschijnt weer het boekingsvenster (zie afbeelding), waar de optie ‘uitbetaling’ gemarkeerd is. Deze boeking bevestigt
u door op de functietoets F2 te drukken of door op de knop ‘Boeken’ te klikken.



De terugboeking is nu geboekt en verschijnt als creditnota (met een ‘-’ ervoor) onder de betalingen.

Niet-toegewezen betalingen

Indien er een aanvullende factuur moet worden opgesteld, bevinden beide facturen zich in de tabel ‘Bestaande facturen’ (om een aanvullende factuur op te stellen, zie hoofdstuk ‘Aanvullende factuur opstellen’).
Om de eventueel bestaande betalingen van de aanvullende factuur weer te geven, moet deze eerst in de tabel ‘Bestaande facturen’ worden geselecteerd.
Als de aanvullende factuur gemarkeerd is, verschijnen nu onder ‘Bestaande betalingen’ de boekingen van de desbetreffende aanvullende factuur.

Betaling overboeken

Soms kan het nodig zijn een betaling over te boeken. In het volgende voorbeeld moet onder ‘Niet-toegewezen betalingen’ het bedrag
ter hoogte van € 150,- met het factuurnummer ‘10443078-2’ aan de bestaande factuur met het eindcijfer ‘-3’ worden toegewezen (zie afbeelding).



Om het bedrag aan de correcte positie te kunnen
toewijzen, moet u de niet-toegewezen betaling eerst markeren door er met de rechtermuisknop op te klikken. Vervolgens worden alle mogelijke overboekingsposities weergegeven.
Hier selecteert u de positie RE10443078-3 (zie afbeelding).



Na de overboeking van het bedrag ontstaat het volgende beeld (zie afbeelding):



De factuur 10443078-3 bevat nu de betaling ter hoogte van € 150,- (zie bestaande betalingen), het openstaande bedrag is opnieuw berekend.
Onder de niet-toegewezen betalingen wordt de overboeking met overeenkomstige bewegingen weergegeven.
Het nieuwe openstaande bedrag (tegoed van de klant ter hoogte van € 60,75) wordt zoals gewoonlijk behandeld.

Bijzonderheid annulering/toewijzingen factuur bij annulering

Als een factuur met bestaande betalingen geannuleerd wordt, bevinden zich onder ‘Bestaande facturen’ de posities ‘Factuur’ en ‘Creditnota’ met hetzelfde nummer.
In de volgende afbeeldingen is onder ‘Bestaande facturen’ RE10443078-1 geselecteerd:



Dienovereenkomstig worden de boekingen van de factuur onder ‘Bestaande betalingen’ weergegeven (zie afbeelding).
De eerste twee posities bestaan uit de geboekte betalingen, daarna worden de betalingsbewegingen direct op de nog op te stellen factuur verrekend (zie boekingstekst: ‘Overb. op RE 10443078-2’).



Omdat RE-2 nog niet bestaat, verschijnen deze verrekeningen tot de opstelling van de nieuwe factuur onder de niet-toegewezen betalingen.
De betalingen en de verrekeningen worden met elkaar verrekend. In de laatste positie wordt de verrekening met GS10443078-1 weergegeven.

Toewijzing creditnota bij annulering

De toewijzingen van de creditnota zijn als volgt samengesteld: Eerst wordt de creditnota geselecteerd onder ‘Bestaande facturen’ (zie afbeelding).



Als deze is toegewezen, vindt u onder ‘Bestaande betalingen’ de verrekening met RE10443078-1 (zie afbeelding).


De niet-toegewezen betalingen blijven hier in dezelfde vorm bestaan (zie afbeelding), omdat aan de bestaande facturen nog geen positie is toegewezen of omdat de nieuwe factuur RE10443078-2 nog niet opgesteld is.

Andere knoppen in de kopregel

Termijn

Voor langetermijnhuur is het vaak nodig termijnfacturen op te stellen om de financiële belasting voor zowel huurder als verhuurder te minimaliseren.

Om een termijnfactuur op te stellen, zoekt u in het planbord de gewenste langetermijnovereenkomst. Door op de overeenkomst te dubbelklikken of door met de rechtermuisknop te klikken ‘Weergeven’ roept u de details van de huurovereenkomst op.
Klik nu in de kopregel op ‘Factuur’ of druk op de functietoets F1 op uw toetsenbord.
U komt nu, zoals gewoonlijk, in het venster ‘Overeenkomstafrekening’ terecht. Klik nu in de kopregel op ‘Termijn’ of druk op de functietoets F4 op uw toetsenbord (zie afbeelding).



Het venster ‘Termijnfactuur maken’ verschijnt (zie afbeelding).



Door de gegevens in de velden ‘Van’ en ‘Tot’ in te voeren, wordt de periode vastgelegd waarvoor de termijnbetaling moet gelden.

Zoals u kunt zien, is het veld ‘Van’ hier automatisch door het systeem ingevuld. Bij een nieuwe termijnfactuur wordt hier de begindatum van de huurperiode ingevoerd, bij verdere termijnfacturen de daarop volgende datum van de laatste termijnbetaling.

Voorbeeld:

Hieronder wordt de procedure toegelicht aan de hand van een voorbeeld.

Als er een langetermijnhuur van een maand (bijv. 02-11 – 02-12) is aangelegd, waarvoor er een termijnfactuur voor de periode van 02-11 t/m 16-11 en voor de
periode van 17-11 t/m 28-11 moet worden opgesteld, roept u eerst de lopende overeenkomst op, zoals hierboven beschreven. Daarna klikt u op

‘Factuur’ en vervolgens op ‘Termijn’ om het venster ‘Termijnfactuur maken’ op te roepen. Voer nu voor de eerste termijn in het veld ‘Tot’ de datum 16-11 in. U wordt nu naar het factuurvenster geleid, waarin de tot dit
tijdstip ontstane kosten opgesomd zijn. Bevestig deze gegevens door op ‘OK’ te klikken, of druk op de functietoets F2 op uw toetsenbord. Deze termijn wordt nu onder ‘Bestaande facturen’ weergegeven,
waar u hem verder kunt bewerken.

Om later nog een termijn aan te maken, gaat u op dezelfde manier te werk. Klik in het venster ‘Overeenkomstafrekening’ op ‘Termijn’ om het venster ‘Termijnfactuur maken’ op te roepen. Zoals u kunt zien heeft het systeem het veld ‘Van’ ingevuld met de datum die op de laatste termijn volgt. Wanneer u dit bevestigt, verschijnt ook deze termijn onder ‘Bestaande facturen’.

Om nu ook de resterende huurperiode af te rekenen, voert u een gebruikelijke check-in uit en gaat u naar het venster ‘Overeenkomstafrekening’.
Klik nu, zoals bij een normale afrekening, op de knop ‘Afrekening’. Zoals u ziet, bestaat het te betalen bedrag nu uit het verschil van het totale bedrag en de verrichte termijnbetalingen.

Annulering

Via deze knop kunt u facturen en betalingen annuleren. Markeer hiervoor de factuur of betaling die u wilt annuleren en klik op ‘Annulering’ of druk op
de functietoets F3 op uw toetsenbord (zie hiervoor de hoofdstukken ‘Betaling terugboeken’, ‘Bestaande factuur annuleren’ en ‘Bijzonderheid annulering/toewijzing factuur bij annulering’).

Wegboeken

Als wordt vastgesteld dat een bestaande factuur onjuist is, het te betalen bedrag onverhaalbaar is of een factuur om andere redenen moet worden
opgeheven, is het mogelijk deze te schrappen met de knop ‘Wegboeken’.