Een nieuwe klant aanmaken

Nieuwe klant aanmaken (Nieuw (INS))

Afb. 1

Wanneer u een nieuwe klant, intermediair, dealer, bestuurder of verzekering wilt aanmaken, doet u dat allemaal in hetzelfde venster (zie afbeelding 1). Er zijn verschillende manieren om naar het venster te gaan:

1. Klik in het planbord op ‘Basisgegevens’ ‘Naar klanten zoeken’. Klik nu in het venster ‘Naar klanten zoeken’ op de knop ‘Nieuw’.
   
2. Klik in het planbord op de knop ‘Recherche’. Klik nu op ‘Klant’ of druk op de functietoets F5 op uw toetsenbord. Klik nu in het venster ‘Naar klanten zoeken’ op de knop ‘Nieuw’.
   
3. Druk in het planbord op de functietoets F5. Klik nu in het venster ‘Naar klanten zoeken’ op de knop ‘Nieuw’.
   

Kopregel

• OK

Bevestigt uw gegevens en sluit het venster.

• Annul. (ESC)

Annuleert de actie en sluit het venster.

• Bestuurder

Stuurt u naar het venster ‘Bestuurders/contactpersonen’.

• Print

Drukt de klantgegevens af.

• Open posten

Stuurt u naar het venster ‘Open posten’.

• Tarieven

Hier heeft u de mogelijkheid tarieven te bekijken. Door de verschillende opties, die u kunt activeren door vinkjes te plaatsen, heeft u de mogelijkheid de weergave te filteren (zie afbeelding).

• Opmerking

Hier kunt u opmerkingen over de klant opslaan.

• Wissen

Wist de klant, mits er nog geen overeenkomsten voor hem zijn gemaakt. In dat geval kan de klant niet worden gewist.

• Marketing

Stuurt u naar het venster ‘Marketing’.

• Sjabloon

Hier kunt u een sjabloon aanmaken.

• Geschiedenis

Hier kunt u alle wijzigingen bekijken die in de klantgegevens zijn aangebracht.

• Documenten

Stuurt u naar het venster ‘Documentenarchief’. Hier kunt u bij de klant horende documenten opslaan.
Dat kan op twee manieren worden gedaan:

1. Via ‘Nieuw’: door op de knop ‘Nieuw’ te klikken of op de toets ‘INS’ op uw toetsenbord te drukken. Selecteer nu het soort document en het bestandspad.
   
2. Via ‘Scan-pad’: om tegelijkertijd meerdere documenten (bijv. afbeeldingen) te laden, klikt u op de knop dreipunkte.png naast de optie ‘Scan-pad’. Selecteer nu de gewenste bestanden en klik op ‘Laden’.
   Let op: wanneer u via deze weg een document laadt, wordt het uit zijn oorspronkelijke map verwijderd. Het is verstandig eerst een back-upkopie aan te maken.

• Offerte:

Hiermee kan voor de klant een offerte worden gemaakt.

Basisgegevens

Wanneer het venster verschijnt, is automatisch het tabblad
‘Basisgegevens’ geopend. Dit tabblad is in meerdere secties verdeeld.

Linker sectie

Categorie

Selecteer uit de vervolgkeuzelijst aan welke categorie de klant moet worden toegewezen (om categorieën aan te maken, zie Categorieën klanten).

Branche

Geef hier aan tot welke branche te klant behoort. Om branches aan te maken, zie: ‘Branches’.

Concern

Selecteer uit de vervolgkeuzelijst het concern waartoe te klant behoort.Als deze klant zelf een concern is, kunt u een vinkje plaatsen in het veld ‘Is zelf onderneming’.
Als dit vinkje geplaatst is, kunt u bij het aanmaken van een nieuwe klant dit concern selecteren

Opmerking: in de C-Rent-software wordt een concern als volgt gedefinieerd:
Een concern bestaat bijv. uit een moederbedrijf en meerdere dochterondernemingen met dezelfde directie, die echter zelfstandig boekhouding
voeren. In C-Rent kan dit echter ook andersom worden aangemaakt, d.w.z. een moederbedrijf met meerdere filialen, waarbij echter het moederbedrijf voor de boekhouding verantwoordelijk is.

Contactpersoon

Hier kunt u uit de vervolgkeuzelijst een medewerker selecteren die als contactpersoon voor de klant geldt. Om medewerkers aan te maken, gebruikt u deoptie ‘Medewerkers’ via ‘Basisgegevens’ ‘Bedrijfsstructuur / overige’ ‘Medewerkers’.

Soort

Btw-plichtig In dit veld kunt u instellen of de klant btw-plichtig is of niet. Dit is een verplicht veld. Als dit veld niet ingevuld is, zal C-Rent u er uiterlijk
bij het opslaan van de klant op wijzen dat dit veld gevuld moet zijn, omdat dit invloed heeft op de statistieken en bij schadevergoedingen.
Licentiegever & MOG-% In het veld ‘Licentiegever’ kunt u een vinkje plaatsen als de klant uw licentiegever is.
In het veld MOG-% kunt u, indien u de licentienemer bent, hier de marktontwikkelingsgelden invoeren.

Oorsprong Hier kunt u uit een vervolgkeuzelijst kiezen hoe de klant u gevonden heeft (bijv. door aanbeveling, zoekmachines enz.). Om verschillende
herkomstopties aan te maken, opent u het venster ‘Klantenherkomst’ via ‘Basisgegevens’ ‘Klant/leverancier/bestuurder’ ‘Klantenherkomst’.

Middelste sectie

Adres

Deze sectie bevat invoermogelijkheden voor de registratie van de persoonlijke gegevens van de klant, zoals aanhef, contactgegevens enz.
Verplichte velden zijn uiteraard de voor- en achternaam van de klant. Wanneer u een particulier aanmaakt, is het raadzaam een uniforme volgorde aan te houden van
‘achternaam, voornaam’. Achter- en voornaam moeten daarbij in hetzelfde veld staan. Dat maakt het zoeken later gemakkelijker. Namen verschijnen later ook in de hier aangegeven volgorde op de factuur.
Onder de optie ‘Land’ kunt u het kenteken van het land selecteren. Dit moet echter aangemaakt zijn onder ‘Basisgegevens’ ‘Klant/leverancier/bestuurder’ ‘Kenteken land’.
Als u een e-mailadres heeft opgeslagen, kunt u de klant direct een e-mail sturen door op

Als u een e-mailadres heeft opgeslagen, kunt u de klant direct een e-mail sturen door op te klikken.
De knop [[datei:globus.png] stuurt u direct naar de website van de klant, mits de URL in het desbetreffende veld is ingevoerd.

Geboortegegevens

Voer hier de geboortedatum en -plaats in.

Rijbewijs

Hier kunt u de rijbewijscategorie en het rijbewijsnummer van de klant invoeren. Wij raden de schrijfwijze ‘BCE/1234512345’ aan. Bovendien kunt uinvoeren door welke instantie en op welke datum het rijbewijs is afgegeven. Onder de optie ‘Laatste contr.’ kunt u invoeren, wanneer u het rijbewijs voor het laatst heeft gecontroleerd. Klik hiervoor op het driehoekje en selecteer een datum.

Passport

Voer hier het paspoortnummer, de datum van afgifte en de uitvaardigende instantie in.

Belastingdienst

Hier kunt u het belastingnummer en het btw-nummer van de klant invoeren.

Middelste sectie

Bank

Hier kunt u de bankgegevens van de klant opslaan. Voer daarvoor de gegevens in de velden ‘Bank’, ‘Banknr.’, ‘Rekeningnr.’, ‘Rekeninghouder’, ‘BIC’ en ‘IBAN’ in.

Afwijkende ontvanger factuur

• Klantnummer
  Hier kunt u een afwijkende ontvanger van de factuur invoeren. Dat kunt u ofwel doen door een klantnummer in te voeren of door op te klikken en een klant uit het klantenbestand te selecteren. Deze wordt vervolgens bij het maken van een overeenkomst automatisch in het veld ‘Fact. adres’ overgenomen. Deze methode is raadzaam wanneer u een leverancier heeft die tegelijkertijd ook klant is.

• Leverancier
  Hier kunt u met de knop een koppeling met een leverancier maken of met de knop een nieuwe leverancier aanmaken.

• Omzet per jaar
  Hier kunt u de geschatte jaaromzet van de klant invoeren.

• Stat.-code
  In dit veld kunt u een statistiekcode aan de klant toewijzen. Deze statistiekcode wordt bij het maken van een nieuwe overeenkomst automatisch in het desbetreffende veld overgenomen. Om een nieuwe statistiekcode aan te maken, gaat u naar ‘Basisgegevens’ ‘Verhuur’ ‘Statistiekcodes’.

Daaronder kunt u met vinkjes verschillende opties voor het verzenden van facturen en aanmaningen activeren.

Onderste sectie

Pinpas/betaalmiddel

Pin - In dit veld kunt u de bank of de houder van de pinpas invoeren.
Betaalwijze - In dit veld kunt u de betaalmethode van de klant uit een vervolgkeuzelijst kiezen. Betaalmethodes kunt u aanmaken via ‘Basisgegevens’ ‘Financiële administratie’ ‘Betaalmethodes’.
Geldig tot - Voer hier in tot wanneer de aangegeven pinpas geldig is.

Berekeningsmodaliteiten

• Korting (%)
  Voer hier de standaardkorting van de klant in. Hiermee wordt rekening gehouden in alle tarieven waarbij dit mogelijk is.

• Klantenkaart
  In dit veld kunt u uit een vervolgkeuzelijst een klantenkaart voor de klant selecteren. Meer informatie over klantenkaarten en het aanmaken ervan, leest u in hoofdstuk ‘Klantenkaarten’.

• Geldig tot
  In dit veld kunt u de geldigheid van de klantenkaart invoeren.

• Voucher
  Als de klant over een tegoedbon beschikt (bijv. voor Avis) kan hier het bedrag daarvan worden aangegeven.

• Credo
  Voer hier gegevens voor de kredietswaardigheidsbeoordeling in.

• Facturatiedat.
  In dit veld kunt u de facturatiedatum van de klant invoeren. Deze heeft uitsluitend betrekking op de automatische voorschotfacturatie.

• HRB
  (Handelsregister afdeling B) Voer hier de bevoegde rechterlijkeinstantie in.
  
  

Financiële administratie

• Limiet
  In dit veld kunt u de limiet van de klant invoeren. Voer de limiet als volgt in: bijv. ‘1000’. Als de klant de limiet van 1000 euro overschrijdt, verschijnt in C-Rent een waarschuwing.
  
• Opmerking
  Hier kan een interne opmerking over de limiet worden opgeslagen.
  
• Betalingsvoorw.
  In dit veld kunt u aan de hand van een vervolgkeuzelijst de betalingsvoorwaarden van de klant opslaan. Om de betalingsvoorwaarden in C-Rent vast te leggen, gaat u naar Basisgegevens Financiëleadministratie Betalingsvoorwaarden.
  
• Termijn
  In dit veld kunt u handmatig de betalingstermijn van de klant invoeren.
  
• Aanmaan
  Als hier een vinkje geplaatst is, betekent dit dat de klant niet in de aanmaanrun verschijnt.
  
• Factuurblokkade
  Als hier een vinkje geplaatst is, betekent dit dat de klant niet in de factureringsrun verschijnt en dat de facturen van de klant handmatig afgerekend moeten worden.
• Instantie (geen aanbetalingen boeken)
  Hier kunt u markeren of de klant een concern is (bijv. arbeidsbureau). Als deze optie gemarkeerd is, worden voor vooruitbetalingen en huurovereenkomsten verschillende facturen gemaakt. Dit is bijvoorbeeld zinvol wanneer het arbeidsbureau of een dergelijke instantie de kosten voor de huur van een voertuig op zich neemt (verhuizing, sollicitatiegesprek enz.). De borg moet de huurder echter zelf betalen, omdat de instantie deze niet voor rekening neemt.
  
• Verzamelfactuur
  Hier kunt u aangeven of de klant zijn facturen als verzamelfactuur moet krijgen. (Opmerking: als dit vinkje geplaatst is, heeft dit niet tot gevolg dat er automatisch alleen nog maar verzamelfacturen worden gemaakt. Deze moeten altijd handmatig worden gemaakt. Het vinkje dient slechts ter info.)
  
• Eigen leveranciersnummer
  Hier kan het leveranciersnummer worden ingevoerd dat een leverancier in een extern systeem heeft.
  
• Is verzekering
  Hier kunt u aangeven of het om een verzekering gaat.
  
• Geen boetevergoeding
  Selecteer hier of voor boetes een vergoeding moet worden geheven of niet.
  
• Marketing/nieuwsbrief toegestaan
  In dit veld kunt u instellen of het toegestaan is de klant nieuwsbrieven en marketingmateriaal toe te sturen.
  
• Verantwoordelijke vestiging
  In dit veld kunt u aan de hand van een vervolgkeuzelijst vastleggen aan welke van uw vestigingen de klant moet worden toegewezen.
  *Diversen
  In dit tekstveld kunt u overige informatie over de klant opslaan.
  
• Op de blacklist zetten & Geblokkeerd
  Als dit vinkje geplaatst is, betekent dit dat de klant ten eerste op de zwarte lijst wordt gezet (die u kunt oproepen in het venster ‘Naar klanten zoeken’) en ten tweede dat de klant niet meer in een overeenkomst kan wordengeselecteerd. De klant wordt bovendien in het venster ‘Naar klanten zoeken’ in het rood weergegeven.
  
• Factuur aan bestuurder
  Als dit vinkje geplaatst is, wordt de factuur altijd aan de bestuurder uitgeschreven.
  
• Niet via de kleinschadelijst afrekenen
  Opmerking: dit menupunt is alleen van belang voor Avis-klanten. Dit vinkje is standaard geplaatst. Het zorgt ervoor dat lichte schade niet automatisch via de in de kleinschadelijst opgeslagen prijs, maar apart in rekening wordt gebracht
  ===Basisgegevens 2===Dit tabblad bevindt zich rechts naast het tabblad ‘Basisgegevens’. Het bevat de volgende velden:
  

Betrekking/referentie

Hier kunt u gegevens over het beroep en de werkgever van de klant invoeren.

• Beroep
  Hier kunt u het beroep van de klant invoeren.
  * Werkgever
  Hier kunt u de werkgever van de klant invoeren.
  
• Adres
  Voer hier het adres van de werkgever in.
  
• Telefoon
  Hier kunt u het telefoonnummer van de werkgever invoeren.
  
• Referentie
  In dit veld kunt u een referentiepersoon invoeren, bijvoorbeeld een ouder bij jongere huurders.
  

Alternatieve e-mailadressen

Hier kunt u alternatieve e-mailadressen naast de al eerder ingevoerde e-mailadressen opslaan.

Rechnungsversand an zusätzlichen Empfänger

Als u een factuur naast het voor de klant in de basisgegevens opgeslagen e-mailadres nog aan een ander adres wilt sturen, kunt u dit adres hier invoeren.

Bij het opstellen van de factuur zal een kopie van de factuur aan de hier opgeslagen e-mailadressen worden gestuurd. Dit gebeurt eenmalig bij het afdrukken van de factuur (of deze nu wordt afgedrukt of als e-mail wordt verstuurd).

Webmodule/sleutelkast

Onder dit tabblad kunt u inloggegevens voor de klant instellen. Zo kan de klant gemakkelijker een voertuig via de online reserveringsmodule reserveren. Wanneer hij zich daar aanmeldt met zijn e-mailadres en wachtwoordworden zijn persoonlijke gegevens en het opgeslagen betaalmiddel automatisch in de reservering overgenomen. Als in de klantgegevens een speciaal tarief voor de gewenste reservering is opgeslagen, wordt dit automatisch aangeboden, mits het voordeliger is dan het algemene tarief.

• Inet e-mail
  Voer hier het e-mailadres in waaraan de inloggegevens van de klant moeten worden gestuurd

• Voorlooptijd (min)
  In dit veld kunt u de individuele voorlooptijd in minuten voor deze klant in de webmodule instellen. Als het veld leeg is, wordt de voorlooptijd uit de vestiging overgenomen.

• Privégebruik toegestaan (wanneer factuurontvanger opgeslagen)
  Als dit vinkje geplaatst is en er een bedrijf is opgeslagen, mag de klant deze inloggegevens ook voor het huren in zijn vrije tijd gebruiken.

• Verplichte vestiging
  Uit deze vervolgkeuzelijst kunt u de verplichte vestiging voor het huren via de webmodule kiezen. Dat betekent dat de klant online alleen bij deze vestiging mag huren.

• Toegelaten groepen
  Dit veld is normaal leeg, wat betekent dat alle groepen toegestaan zijn en er geen beperking geldt. Als u de keuze van de klant tot bepaalde groepen wilt beperken, klikt u op de lege tabel en drukt u op de toets ‘INS’ op uwtoetsenbord. Er wordt nu een leeg veld gemarkeerd. Wanneer u op dat veld klikt, verschijnt aan de rechterzijde een pijltje, waarmee u een vervolgkeuzelijst opent en een voertuiggroep kunt selecteren. Als u nog andere groepen wilt toevoegen, drukt u op de toets op uw toetsenbord en gaat u in de volgende regel op dezelfde manier te werk. Om een regel te wissen, klikt u op de desbetreffende regel en drukt u vervolgens op de toets op uw toetsenbord of klikt u met de rechtermuisknop en klikt u in het contextmenu op ‘Wissen’. Wanneer u op het veld klikt, wordt er een e-mailvenster geopend met de inloggegevens van de klant. Het wachtwoord wordt automatisch gegenereerd. Het kan later in de online reserveringsmodule door de klant worden gewijzigd.

• Sleutelkast
  Deze sectie is alleen van belang als u het elektronische sleutelbeheer heeft gekocht.
  

Standaardtarieven

Afb. 2

Dit venster (zie afbeelding 2) bereikt u door op het tabblad ‘Standaardtarieven’ te klikken. Hier kunt u de standaardtarieven voor de klant opslaan. Dit geldt voor huurtarieven, aanvullende tarieven en prijslijsten. Tarieven die u hier kunt selecteren, worden dan voor deze klant standaard in een huurovereenkomst geselecteerd. Om
een tarief toe te voegen, klikt u in één van de velden ‘Huurtarieven’, ‘Aanvullende tarieven’ of ‘Prijslijsten’. Daarna drukt u op de toets ‘INS’ op uw toetsenbord. Er ontstaat een nieuwe regel in het desbetreffende veld.




In de kolommen ‘Voertuiggroep’ en ‘Tarief’ kunt u de gegevens invoeren. Selecteer eerst een voertuiggroep uit de vervolgkeuzelijst. Selecteer vervolgens een tarief uit de vervolgkeuzelijst in de kolom ‘Tarief’. In het voorbeeld is voor voertuiggroep ‘A’ het tarief ‘PTKM’ geselecteerd.

Om bijvoorbeeld nog een aanvullend tarief toe te voegen, klikt u in het middelste veld en gaat op dezelfde manier te werk.



Hier is nog het aanvullende tarief ‘Kindersitz’ toegevoegd.
Als voor deze klant nu een nieuwe overeenkomst met de hier opgeslagen voertuiggroep (in dit voorbeeld groep A) wordt gemaakt, worden de opgeslagen standaardtarievenautomatisch overgenomen.