Reservierung durchführen

Pflichtangaben

Abb. 1: Reservierungsmaske

Abb. 2: Zustellung und Abholung/ Abweichende Adresse

Haben Sie alle nötigen Voreinstellungen getätigt, werden Sie zur Reservierungsmaske geleitet. Wie Sie sehen konnten, wurden in der Kopfzeile schon Angaben zum Fahrzeug bzw. der Fahrzeuggruppe und Kunden automatisch vom System eingetragen.

Um eine Reservierung durchzuführen müssen nun folgende Pflichtfelder ausgefüllt werden:

Vor. Ank.(dat/h) - In diesem Feld wird das geplante Rückgabedatum eingetragen. Sie können entweder das Datum und die Zeit manuell eintragen oder es komfortabel vom System füllen lassen.
Falls der Kunde ein Fahrzeug über einen Zeitraum von fünf Tagen mieten möchte,geben Sie einfach "+5" in das Feld ein und bestätigen mit Enter.

Vor. Station an - Hier tragen Sie die Station ein, in der das Fahrzeug nach dem Mietzeitraum wieder übernommen werden soll. Für eine Auflistung der von Ihnen eingetragenen Stationen bewegen Sie den Mauscursor einfach auf das freie Feld.

Falls eine Zustellung und/oder eine Abholung gewünscht ist, können Sie das in den Kästchen rechts neben "Abfahrt" und "Vor. Station an" vermerken. Klicken Sie hierfür auf das Kästchen und setzen Sie so den Haken. Weicht die Zustellungs- bzw. Abholadresse von der Kundenanschrift ab, kann diese im System hinterlegt werden. Klicken Sie hierfür auf den Button "Zu/Ab" und Sie gelangen zu einer Maske, in der sie die abweichenden Adressen eintragen können (siehe Abb.2).
Wurden Zustellung und Abholung in der Reservierungsmaske vermerkt wurde, wird dies auch in der Disposition sichtbar. Ist eine Zustellung erwünscht, wird dem Vorgang ein roter Balken vorangestellt. Bei einer Abholung wird der Balken ans Ende des Mietzeitraums gesetzt (siehe Abbildung).

Ob Sie darüber hinaus bei der Reservierung weitere Eingaben tätigen oder das beim Check-Out tun, bleibt Ihnen überlassen.

Tarif wählen

An diesem Punkt empfiehlt es sich, schon einen Tarif auszuwählen, der dem Mietvertrag zugeordnet werden soll. Im unteren Bereich der Maske finden Sie ein Feld vor (siehe Abbildung). Dort werden später einzelne Raten, aus die ein Tarif besteht, aufgelistet.

Die "Bestrate"-Funktion

Um Ihnen die Anlage eines Tarifs so schnell und unkompliziert wie möglich zu gestalten, verfügt Ihre C-Rent Software über die sogenannte "Bestrate"-Funktion. Möchten Sie einen Tarif für den Mietvertrag aufnehmen,
genügt ein Klick auf den Button "Bestrate" und das System wird aus den von Ihnen angelegten Raten die für den angegebenen Zeitraum günstigsten auswählen (zur Anlage von Tarifen bzw. Raten siehe Menüpunkt Tarife anlegen).
Diese werden in einem neuen Fenster aufgeführt. Die günstigste Rate steht an oberster Stelle und ist standardmäßig vormarkiert (siehe Abbildung).



Da die günstigste Rate schon markiert ist, brauchen Sie nur auf die Schaltfläche "Übernehmen(F11)" klicken bzw. die F11 Taste zu betätigen und die Rate wird übernommen.

Abb. 3: Tarifauswahl

Wie Sie sehen, wurde der Tarif in das Feld übernommen (siehe Abb.3). Der Tarif wird sich neuen Gegebenheiten im Mietvertrag anpassen. Wird zum Beispiel der Mietzeitraum verändert, wird dies automatisch in die Preisberechnung miteinbezogen und ein aktualisierter Preis wird angezeigt.

Raten manuell anlegen

Die "Bestrate"-Funktion ist sicherlich der komfortabelste Weg, um einen Tarif auszuwählen. Somit ist Sie immer einer manuellen Eingabe von Raten vorzuziehen. Allerdings gibt es auch Fälle, in denen eine manuelle Eingabe nötig wird.
Ein Beispiel hierfür wäre die Anmietung eines Fahrzeugs zwecks Familienausflugs, für den die betreffende Familie einen zusätzlichen Kindersitz benötigt.
Die Bereitstellung eines Kindersitzes wird angeboten, ist allerdings mit zusätzlichen Kosten verbunden. In diesem Fall müssen wir für die Bereitstellung des Kindersitzes eine Rate manuell hinzufügen.

Um eine neue Rate einzufügen, klicken Sie zunächst in das Feld, in der die Raten aufgeführt sind. Danach betätigen Sie . Wiederholen Sie den Vorgang bis eine neue leere Zeile generiert wird. Klicken Sie nun in das Feld "Rate".
Nun sollte in diesem Feld ein - Symbol erscheinen. Mit einem Klick auf dieses Symbol gelangen Sie zu einem Fenster, in dem Sie aus den von Ihnen angelegten Raten wählen können (siehe Abbildung).



Um eine Rate auszuwählen, genügt ein Doppelklick. Daraufhin werden Sie zu einem weiteren Fenster geleitet, in dem Sie die gewählte Rate noch einmal mit bestätigen. Die Rate ist nun eingetragen.
Gegebenenfalls können Sie die Menge, die berechnet werden soll, anpassen. Sollen es, um beim zuvor erwähnten Beispiel zu bleiben, zwei Kindersitze sein, ändern Sie die Einheit im Feld "berechnet" einfach dementsprechend von eins auf zwei.

Kassenbuchung / Anzahlung buchen

Sie könnten z.B. an diesem Punkt schon die Zahlungsart vermerken oder eine Anzahlung des Kunden abrechnen. Diese Option
ist für Firmen von Bedeutung, die generell schon bei der Reservierung eine Anzahlung vom Kunden verlangen.
Geben Sie einfach den Betrag in das Feld "Vor.-Zahl. :" und klicken Sie auf "Buchen".
Sie gelangen nun zur Maske für die Kassenbuchung.



Wählen Sie nun das gewünschte Zahlungskonto aus und betätigen nun entweder die F2-taste auf Ihrer Tastatur oder klicken auf den -Button, um die Buchung zu speichern

Wie man eine Anzahlung nachträglich erhöht, mit verschiedenen Zahlungsmitteln begleicht und weitere Punkte zum Thema "Kassenbuchung" finden sie im Kapitel "Kassenbuchungen / Zahlungsbuchungen".

Druckmenü

Haben Sie nun alle Angaben getätigt, betätigen Sie in der Reservierungsmaske den -Button. Sie gelangen nun in ein Druckmenü.

Abb. 4: Abgeschlossenen Reservierung

Hier können Sie nun eine Reservierungsbestätigung durch betätigen des -Buttons audrucken oder dem Kunden eine Kopie per mail zukommen lassen. Hierzu betätigen Sie den -Button. Geben Sie anschließend die E-Mail-Adresse des Kunden ein, wenn diese noch nicht in den Kundendaten hinterlegt ist.
Sollten Sie bereits eine Anzahlung erhalten haben, könnten Sie auch gleich einen Vorvertrag ausdrucken.
Die weiteren Druckoptionen spielen für die Reservierung keine Rolle und werden daher an dieser Stelle nicht erläutert. Für eine Auflistung aller Druckoptionen und deren Erklärung siehe das Kapitel "Drucken".
Die Anzahl der Druckexemplare legen Sie in den Druckereinstellungen der Stammdaten fest. Bei Bedarf können Sie die Anzahl aber auch einmalig im Druckmenü verändern (siehe Abb.).



Nach dem Druck gelangen Sie zurück zur Dispo. Wollen Sie nichts ausdrucken, betätigen Sie einfach "Schließen". Auch in diesem Fall gelangen Sie wieder zur Dispo.
Die Reservierung ist nun abgeschlossen und wird in der Dispo dargestellt (siehe Abb.4). Haben sie bei der Reservierung schon ein Fahrzeug zugeordnet, wird sie (standardmäßig) hellblau dargestellt; bei einer Gruppenreservierung gelb.