Rechnung erstellen

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====Rechnungsmaske====
 
====Rechnungsmaske====
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In der Rechnungsmaske finden Sie noch weitere Einstellungsmöglichkeiten vor, die Ihnen hier erläutert werden sollen:
 
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===Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (Quick-Check-In)===
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=====Kopfzeile=====
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*'''Drucken'''<br />Führt Sie zum Druckmenü, in welchem Sie die Möglichkeit haben, die Rechnung auszudrucken oder per mail zu versenden.
 
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*'''Vorschau'''<br />Hier können Sie eine Rechnungsvorschau erstellen und einsehen.
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*'''E-Mail'''<br />Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu versenden oder auszudrucken.
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*'''Scheck'''<br />Lässt Sie einen Vordruck für einen Scheck ausdrucken.
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*'''Zahlung (F7)'''<br />Führt Sie zur Zahlungsbuchung (siehe [[Rechnung_erstellen#Abrechnung_bei_Check-In|Abrechnung]]).
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*'''Brief'''<br />Lässt Sie ein Anschreiben erstellen.
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*'''Dokumente'''<br />Führt Sie zum [[Dok.Verw.|Dokumentenarchiv]].
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*'''Historie'''<br />Führt Sie zu einer Rechnungshistorie, in welcher Sie einzelne Änderungen jederzeit nachvollziehen können. Zur Funktionsweise siehe [[Fahrzeugdetails#Historie|Historie]] im Kapitel "Fahrzeugdetails", da die Bedienung auf die selbe Weise funktioniert.
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*'''ausgeb. OP's'''
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=====Mittlerer Bereich=====
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* '''Empfänger & Kunde'''<br />Ein Klick auf eine der beiden Schaltflächen führt Sie zur Kundensuche, wobei der in der Rechnungsmaske hinterlegte Kunde bzw. Empfänger schon vormarkiert ist.<br /> An dieser Stelle können Sie den der Rechnung zugehörigen Empfänger bzw. Kunden nicht ändern, sie können aber die anderen Optionen, die Ihnen die Kundensuche bietet (siehe hierfür das Kapitel [[Kundensuche]]), ausführen.
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* '''RE-Nr.'''<br />In diesem Feld finden Sie die Rechnungsnummer vor. Diese wird automatisch generiert und besteht für gewöhnlich aus der Kombination von Mietvertragsnummer und einer Ziffer, die die Rechnung numeriert.<br /> Beispiel: Wurde für den Mietvertrag "30034715" eine Rechnung erstellt, wird diese die RE-Nr. "30034715-1" erhalten. Falls eine Zusatzrechnung erstellt wird, erhält diese die Nummer "30034715-2" usw. .
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*'''Rechnungsdatum'''<br />In diesem Feld wird das Datum der Rechnungserstellung eingetragen. Die Auswahl erfolgt per Drop-Down-Menü
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*'''Buchungsdatum'''<br />Hier können Sie das Buchungsdatum per Drop-Down-Auswahl eingeben.
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*'''Fällig zum'''<br />Bei einer Zahlung auf Rechnung stellen Sie hier ein, zu welchem Datum der zu zahlende Betrag spätestens fällig ist. Öffnen Sie hierzu durch Klick auf das schwarze Dreiecksymbol das Drop-Down-Menü und wählen das gewünschte Datum aus.
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*'''Bearbeiter'''<br />Hier können Sie eintragen, welcher Mitarbeiter die Rechnung bearbeitet hat.
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*'''Zahlungsart / Gültig bis'''<br />Stellen Sie hier die Zahlungsart ein. Geben Sie bei Zahlung per Kreditkarte auch das Kreditkarteninstitut (CA=American Express, CD=Diners Club, CM=Mastercard,CV=Visa) sowie Gültigkeitsdatum ein (z.B. 08/2019).
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*'''Buchen'''<br />Falls Sie über die nötige Berechtigung verfügen, können Sie diesen Haken entfernen, um die Option buchen zu deaktivieren. Bei einer Deaktivierung werden Zahlungen nicht verbucht.
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*'''Zahlungen drucken'''<br />Ist der Haken gesetzt, werden die, der Rechnung zugehörigen, getätigten Zahlungen auf der Rechnung aufgeführt.
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*'''Digital signieren'''<br />Fügt bei Aktivierung einem PDF-Ausdruck eine digitale Signatur hinzu.
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*'''St.-Nr'''<br />Haben Sie in den [[Neuen_Kunden_anlegen#Finanzamt|Kundenstammdaten]] eine Steuernummer hinterlegt, wird diese hier angezeigt.
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*'''Zusatztext'''<br />Der Text, den Sie hier eingeben (z.B. "Das Leistungsdatum entspricht dem Mietzeitraum" wird unten auf der Rechnung erscheinen.
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*'''Bemerkung'''<br />Hier können Sie eigene Bemerkungen eingeben.
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*'''Buchungstext'''<br />Der Buchungstext wird vom System automatisch eingetragen, kann aber von Ihnen verändert werden.
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*'''Stornogrund'''<br />Sollten Sie eine Rechnung stornieren, wird der von Ihnen angegebene Stornogrund (siehe hierzu "[[Rechnung_erstellen#Vorhandene_Rechnung_stornieren|Vorhandene Rechnung stornieren]]") bei einer Gutschrift hier automatisch eingetragen.
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*'''Zahlungen/OP'''<br />Hier werden geleistete Zahlungen aufgelistet sowie der OP-Wert aufgezeigt.
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*'''Re-Text oben / unten'''<br />Führt Sie zu Texteingabe für die Rechnungstexte, deren Erstellung unter "[[Rechnung_erstellen#Abrechnung_bei_Check-In|Abrechnung bei Check-In]]" erklärt wurde<br />
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*'''Beschreibung 2 erstellen'''<br /> Setzt zusätzlich die Beschreibung 2, welche dem Tarif hinterlegt ist, auf die Rechnung.
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=====Unterer Bereich=====
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Hier finden Sie nochmals eine Auflistung der einzelnen Rechnungspositionen. Änderungen lassen sich an diesem Punkt nicht mehr durchführen, es lassen sich aber einzelne Positionen aus der Liste löschen, falls dies gewünscht ist.<br /> Klicken Sie hierfür auf die gewünschte Zeile und betätigen die Tasten [[datei:strg.png|54px]] und [[datei:entf.png|38px]] gleichzeitig.
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===Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (Quick-Check-In)===
 
Wurde bei einem Fahrzeug ein Quick Check-In durchgeführt, und somit eine nachträgliche Abrechnung erforderlich, können Sie wie folgt vorgehen: <br />
 
Wurde bei einem Fahrzeug ein Quick Check-In durchgeführt, und somit eine nachträgliche Abrechnung erforderlich, können Sie wie folgt vorgehen: <br />
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Öffnen Sie zuerst das Kontextmenü, indem sie einen Rechtsklick auf den entsprechenden Vorgang ausführen und wählen Sie "Anzeigen".Ebenfalls möglich ist es, einen Doppelklick auf den Mietvorgang auszuführen. In der Mietvertragsmaske wählen Sie nun "Rechnung" oder drücken F1.<br />
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Öffnen Sie zuerst das Kontextmenü, indem sie einen Rechtsklick auf den entsprechenden Vorgang ausführen und wählen Sie "Anzeigen".Ebenfalls möglich ist es, einen Doppelklick auf den Mietvorgang auszuführen.<br /> In der Mietvertragsmaske wählen Sie nun "Rechnung" oder drücken F1.<br />
 
Die restlichen Schritte sind deckungsgleich mit den zuvor beschriebenen.
 
Die restlichen Schritte sind deckungsgleich mit den zuvor beschriebenen.
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==Maske "Vertragsabrechnung"==
 
==Maske "Vertragsabrechnung"==
 
In der Maske "Vertragsabrechnungen" bietet eine Vielzahl von Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten. Diese sollen Ihnen hier erläutert werden.
 
In der Maske "Vertragsabrechnungen" bietet eine Vielzahl von Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten. Diese sollen Ihnen hier erläutert werden.
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===Vorhandene Rechnungen===
 
===Vorhandene Rechnungen===
 
Nach Abrechnung eines Mietvertrags wird in diesem Feld ein Eintrag generiert, der die wichtigsten Daten zur erstellten Rechnung zusammenfasst.  
 
Nach Abrechnung eines Mietvertrags wird in diesem Feld ein Eintrag generiert, der die wichtigsten Daten zur erstellten Rechnung zusammenfasst.  
 
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====Kontextmenü====
 
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Das Kontextmenü für den Bereich "vorhandenen Rechnungen" rufen Sie über einen Rechtsklick auf. Hier finden Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
 
 
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=====Buchung anzeigen=====
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====Vorhandene Rechnung stornieren====
−
Wenn Sie diese Option wählen, erhalten Sie eine detaillierte
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Um eine vorhandene Rechnung zu stornieren, markieren sie zunächst die gewünschte Rechnung per Linksklick und klicken dann auf den Button "Storno" oder betätigen die Taste F3 auf Ihrer Tastatur.<br />
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Es öffnet sich nun ein Fenster (siehe Abbildung).<br />
 
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=====Zahlungen auf abweichenden Kunden prüfen=====
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[[datei:rechnungsstorno.png]]<br />
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Hier können Sie nun das Stornodatum auswählen. Außerdem finden Sie Felder, in welche Sie eine Bemerkung sowie den Mitarbeiter, der den Storno durchgeführt hat, eingeben können.<br />
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Im Feld "Stornogrund" können Sie den Grund für die Stornierung aus einer von Ihnen vorgefertigten Liste auswählen. Diese können Sie unter "Stammdaten"[[datei:pfeil.gif]]"Vermietung"[[datei:pfeil.gif]]"Stornogründe" anlegen
 
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=====Rechnungsbuchung/Buchungslupe=====
 
  
 
===Vorhandene Zahlungen/unzugeordnete Zahlungen===
 
===Vorhandene Zahlungen/unzugeordnete Zahlungen===
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Über der Tabelle „unzugeordnete Zahlungen“ finden Sie die Tabelle „vorhandene Zahlungen“, welcher ab dem Zeitpunkt der Buchung des Rechnungsbetrags die Zahlungen zugeordnet werden.
 
Über der Tabelle „unzugeordnete Zahlungen“ finden Sie die Tabelle „vorhandene Zahlungen“, welcher ab dem Zeitpunkt der Buchung des Rechnungsbetrags die Zahlungen zugeordnet werden.
 
Das heißt, dass, nachdem Sie <br />einen Vorgang abgerechnet, er im Bereich "vorhandene Rechnungen" erschienen ist und Sie ihn danach über die Schaltfläche "Zahlung" verbucht haben, hier aufgeführt wird (siehe Abbildung 3).
 
Das heißt, dass, nachdem Sie <br />einen Vorgang abgerechnet, er im Bereich "vorhandene Rechnungen" erschienen ist und Sie ihn danach über die Schaltfläche "Zahlung" verbucht haben, hier aufgeführt wird (siehe Abbildung 3).
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====Unzugeordnete Zahlungen====
 
====Unzugeordnete Zahlungen====
 
[[Datei:ungeordnetezahl.png|thumb|Abb. 4: Unzugeordnete Zahlungen]]
 
[[Datei:ungeordnetezahl.png|thumb|Abb. 4: Unzugeordnete Zahlungen]]
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Unter dem Punkt „Unzugeordnete Zahlungen“ sind sämtliche vorhandene Zahlungen unter Angabe des Betrages und des gewählten Kontos hinterlegt (siehe Abb.4).
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Unter dem Punkt „Unzugeordnete Zahlungen“ sind sämtliche vorhandene Zahlungen unter Angabe des Betrages und des gewählten Kontos hinterlegt (siehe Abb.4).<br />
 
Im hier vorliegenden Beispiel sehen wir die Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel, die unter [[Vorauszahlung_mittels_verschiedener_Zahlungsmittel|Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel]] beschrieben wurde.
 
Im hier vorliegenden Beispiel sehen wir die Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel, die unter [[Vorauszahlung_mittels_verschiedener_Zahlungsmittel|Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel]] beschrieben wurde.
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====Zahlung stornieren====
 
====Zahlung stornieren====
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[[datei:zahlungstornobuchu.png]]<br />
 
[[datei:zahlungstornobuchu.png]]<br />
 
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Die Stornierung wurde nun gebucht und wird unter den Zahlungen (mit einem vorangestelltem "-") aufgeführt (siehe Abb.).<br />
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Die Stornierung wurde nun gebucht und wird als Gutschrift (mit einem vorangestelltem "-") unter den Zahlungen aufgeführt (siehe Abb.).<br />
 
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[[datei:zahlungstorno.png]]<br />
 
[[datei:zahlungstorno.png]]<br />
 
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====Besonderheit bei Zusatzrechnung====
 
====Besonderheit bei Zusatzrechnung====
 
Sollte eine Zusatzrechnung erstellt werden (zur Erstellung von Zusatzrechnungen siehe Kapitel [[Zusatzrechnung_erstellen|"Zusatzrechnung erstellen"]]), so finden sich beide Rechnungen unter der Tabelle „Vorhandene Rechnungen“. Um die ggf. vorhandenen Zahlungen zu der Zusatzrechnung anzeigen zulassen, ist diese in der Tabelle "vorhandene Rechnungen" erst anzuwählen. Ist die Zusatzrechnung markiert, erscheinen nun unter "vorhandene Zahlungen" die der Zusatzrechnung entsprechenden Buchungen (siehe Abb.).<br />
 
Sollte eine Zusatzrechnung erstellt werden (zur Erstellung von Zusatzrechnungen siehe Kapitel [[Zusatzrechnung_erstellen|"Zusatzrechnung erstellen"]]), so finden sich beide Rechnungen unter der Tabelle „Vorhandene Rechnungen“. Um die ggf. vorhandenen Zahlungen zu der Zusatzrechnung anzeigen zulassen, ist diese in der Tabelle "vorhandene Rechnungen" erst anzuwählen. Ist die Zusatzrechnung markiert, erscheinen nun unter "vorhandene Zahlungen" die der Zusatzrechnung entsprechenden Buchungen (siehe Abb.).<br />
 
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[[datei:vorhandenezahlungen2.png|700px]]<br />
 
[[datei:vorhandenezahlungen2.png|700px]]<br />
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====Zahlung umbuchen====
 
====Zahlung umbuchen====
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In einzelnen Fällen kann es erforderlich sein, dass eine Zahlungsumbuchung vorgenommen werden muss. <br />Im folgenden Beispiel ist unter unzugeordnete Zahlungen der Betrag in Höhe von 150€ mit der Belegnummer "10443078-2" der vorhandenen Rechnung mit der Prüfziffer "-3" zuzuordnen (siehe Abb.).<br />
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[[datei:zahlungumbuchen1.png|650px]]<br />
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Um den Zahlungsbetrag nun der korrekten Position zuordnen zu können, müssen Sie die unzugeordnete Zahlung zunächst mit einem '''rechten''' Mausklick markieren.<br />
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Daraufhin werden Ihnen sämtliche möglichen Umbuchungspositionen angezeigt. Hier ist also die Position RE10443078-3 mit linkem Mausklick anzuwählen (siehe Abb.).<br />
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[[datei:zahlungumbuchen2.png|600px]]<br />
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Nach der Umbuchung des Betrags ergibt sich entsprechend folgendes, neues Bild (siehe Abb.):<br />
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[[datei:zahlungumbuchen3.png|650px]]<br />
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Der Rechnung 10443078-3 ist nun die Zahlung über 150 € (s. vorhandene Zahlungen) zugeordnet, der OP Betrag ist neu berechnet. <br />Unter den unzugeordneten Zahlungen wird der Vorgang der Umbuchung mit denentsprechenden Bewegungen angezeigt.<br /> Der neu entstandene OP-Betrag (Guthaben des Kunden i. H. von 60,75 €) wird nun wie gehabt behandelt.
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===Besonderheit Storno/Zuordnungen Rechnung bei Storno===
 
===Besonderheit Storno/Zuordnungen Rechnung bei Storno===
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Sollte es zu einer Stornierung einer Rechnung mit vorhandenen Zahlungen kommen, finden sich untervorhandene Rechnungen die Positionen „Rechnung“ und „Gutschrift“ mit jeweils identischer Nummer.
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In folgenden Abbildungen wurde unter vorhandene Rechnungen RE10443078-1 angewählt:<br />
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[[datei:stornorechnung1.png|600px]]<br />
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Dementsprechend werden die Buchungen zur Rechnung unter vorhandene Zahlungen angezeigt (siehe Abb.). <br />Die beidenersten Positionen bestehen aus den gebuchten Zahlungen, im Anschluss erfolgen direkt die Verrechnungen der Zahlungsbewegungen auf die noch zu erstellende neue Rechnung (s. Buchungstext: „UMB auf RE 10443078-2“).<br />
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[[datei:stornorechnung2.png|600px]]<br />
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Da RE -2 noch nicht existiert, erscheinen diese Verrechnungen bis zur Erstellung der neuen Rechnung unterden unzugeordneten Zahlungen; die Zahlungen sowie die Verrechnungen rechnen sich gegenseitig auf.<br /> In der letzten Position wird die Verrechnung mit GS10443078-1 angezeigt.
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===Zuordnungen Gutschrift bei Storno===
 
===Zuordnungen Gutschrift bei Storno===
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Die Zuordnungen der Gutschrift setzen sich wie folgt zusammen:<br />
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Zunächst erfolgt die Anwahl der Gutschrift unter "vorhandene Rechnungen" (siehe Abb.).<br />
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[[datei:gutschrift1.png|600px]]<br />
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Dieser zugeordnet finden Sie unter "vorhandene Zahlungen" die Verrechnung mit RE10443078-1 (siehe Abb.).<br />
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[[datei:gutschrift2.png|600px]]<br />
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Die unzugeordneten Zahlungen bleiben hier in selber Form bestehen (siehe Abb.), da die vorhandenen Rechnungen nochkeiner Position zugeordnet wurden/die neue Rechnung RE10443078-2 noch nicht erstellt wurde.<br />
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[[datei:gutschrift3.png|600px]]<br />
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===Weitere zugehörige Mietverträge===
 
===Weitere zugehörige Mietverträge===
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===Offene Posten Historie===
 
===Offene Posten Historie===
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===Weitere Buttons in der Kopfzeile===
 
===Weitere Buttons in der Kopfzeile===
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====Abschlag====
 
====Abschlag====
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Für Langzeitmieten ist es oft erforderlich, Abschlagsrechnungen anzufertigen, um die finanzielle Belastung - sowohl für Mieter als auch Vermieter- zu minimieren.<br />
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Um eine Abschlagsrechnung anzufertigen, lokalisieren Sie zunächst in der Dispo den gewünschten Langzeitvertrag. Durch Doppelklick auf den Vertrag oder durch Rechtsklick [[datei:pfeil.gif]] "Anzeigen" rufen Sie die Mietvertragsdetails auf.<br /> Klicken Sie nun in der Kopfzeile auf "Rechnung" oder betätigen die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur.<br /> Sie gelangen nun, wie gewohnt, zur Maske "Vertragsabrechnung". Klicken Sie nun hier in der Kopfzeile auf "Abschlag" oder drücken Sie F4 auf Ihrer Tastatur (siehe Abb.)<br />
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[[datei:abschl.png]]<br />
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Es öffnet sich nun das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" (siehe Abb.). <br />
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[[datei:abschlagsrechn.png]]<br />
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Durch Eingabe von Daten in den Feldern "Von" und "Bis" wird der Zeitraum definiert, für den der Abschlag gelten soll.<br />
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Wie Sie sehen können, wurde das Feld "Von" hier schon automatisch vom System gefüllt. Bei einer neuen Abschlagsrechnung wird hier das Datum des Mietbeginns eingetragen, bei weiteren Abschlagsrechnungen das Folgedatum des letzten Abschlags.<br />
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'''Beispiel:'''<br />
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Im Folgenden soll nun die Prozedur anhand eines Beispiels dargestellt werden. Wurde eine Langzeitmiete von einem Monat (z.B. 02.11. - 02.12.) angelegt, für die jeweils eine Abschlagsrechnung für den Zeitraum vom 02.11. bis zum 16.11. <br />und für den Zeitraum vom 17.11. bis zum 28.11. erstellt werden soll, rufen Sie zunächst, wie oben beschrieben, den laufenden Vertrag auf. Danach klicken Sie auf "Rechnung", dann auf "Abschlag", um das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" aufzurufen.<br /> Geben Sie nun für den ersten Abschlag in das Feld "Bis" das Datum 16.11. ein. Sie werden nun zur Rechnungsmaske geführt, in welcher die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Kosten aufgeführt sind. Bestätigen Sie mit einem Klick auf "OK" <br />oder betätigen Sie die Funktionstaste F2 auf Ihrer Tastatur. Dieser Abschlag wird nun unter vorhandene Rechnungen angezeigt, wo sie ihn weiter bearbeiten können.
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(siehe Abb.)<br />
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[[datei:abschlaginvorhrech.png]]<br />
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Um später einen weiteren Abschlag zu erstellen, gehen Sie auf die selbe Weise vor. Klicken Sie in der Maske "Vertragsabrechnung" auf Abschlag, um das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" aufzurufen.
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Wie Sie sehen können, <br />hat das System das Feld "Von" mit dem Datum, das auf den letzten Abschlag folgt, gefüllt (siehe Abb.).Wenn Sie bestätigen, wird auch dieser Abschlag unter vorhandene Rechnungen erscheinen.<br />
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[[datei:abschlagerst3.png]]<br />
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Um nun auch die restliche Mietzeit abzurechen, führen Sie einen gewöhnlichen Check-In durch und begeben Sie sich in die Maske "Vertragsabrechnung". <br />Klicken Sie nun, wie bei einer normalen Abrechnung, auf den Button "Abrechn". Wie Sie sehen, besteht der zu zahlende Betrag hier nun aus der Differenz des Gesamtbetrags und der geleisteten Abschlagszahlungen.
  
 
====Storno====
 
====Storno====
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+
Über diesen Button können Sie Rechnungen und Zahlungen stornieren. Markieren Sie hierzu die Rechnung oder Zahlung, die Sie stornieren wollen und klicken auf "Storno" <br />oder betätigen die Funktionstaste F3 auf Ihrer Tastatur (siehe hierzu die Kapitel [[Rechnung_erstellen#Zahlung_stornieren|Zahlung stornieren]], [[Rechnung_erstellen#Vorhandene_Rechnung_stornieren|vorhandene Rechnung stornieren]] und [[Rechnung_erstellen#Besonderheit_Storno.2FZuordnungen_Rechnung_bei_Storno|Besonderheit Storno / Zuordnung Rechnung bei Storno]]).
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====Ausbuchen====
 
====Ausbuchen====
−
 
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Stellt sich heraus, dass eine vorhandene Rechnung fehlerhaft ist, der zu zahlende Betrag uneinbringlich ist oder sie aus anderen Gründen aufgehoben werden soll, <br />ist es möglich, diese per Klick auf den Button "Ausbuchen" auszubuchen.<br />
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[[datei:rechnungausbuchen.png|850px]]<br />
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Haben Sie auf den Button geklickt, öffnet sich sich ein neues Fenster, in welchem der auszubuchende Betrag aufgezeigt wird. Bestätigen Sie hier mit einem Klick auf "OK" oder drücken Sie die Funktionstaste F2 auf Ihrer Tastatur.<br /> Der gewählte Betrag ist nun ausgebucht und der Op-wert auf 0 gesetzt (siehe Abb.).<br />
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[[datei:rechnungausbuchen2.png|850px]]<br />
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====Drucken====
 
====Drucken====
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+
Führt Sie zum Druckmenü, in welchem Sie die Möglichkeit haben, die Rechnung auszudrucken oder per mail zu versenden.
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====E-Mail====
 
====E-Mail====
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Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu versenden oder auszudrucken.
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====Vorschau====
 
====Vorschau====
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Hier können Sie eine Rechnungsvorschau erstellen.
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====Liste Abschlag====
 
====Liste Abschlag====
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Hier können Sie eine Übersicht der Abschläge ausdrucken. Nach Klick auf diesen Button erscheint ein Fenster, in welchem Sie den Zeitraum angeben können, für den Sie
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die Abschläge audrucken möchten (siehe Abb.).<br />
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[[datei:abschl.drucken.png]]<br />
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Haben Sie den Zeitraum angegeben, werden Sie zu den Druckeinstellungen geführt, wo Sie den Drucker auswählen und Einstellungen bezüglich Papier und Ausrichtung vornehmen können. <br />Durch Klick auf "OK" können Sie den Druck starten.

Aktuelle Version vom 11. November 2015, 12:44 Uhr

Inhaltsverzeichnis

[Bearbeiten] Abrechnung

An dieser Stelle soll Ihnen zunächst der allgemeine Vorgang einer Abrechnung beschrieben werden.
Weiter unten finden Sie eine detalliertere Beschreibung der Abrechnungsmaske und ihren weiteren Optionen (z.B. Abschlagszahlungen eintragen).

[Bearbeiten] Abrechnung bei Check-In

Abb. 1: Maske "Vertragsabrechnung"
Abb. 2: Rechnungsmaske


Um den Mietvertrag beim Check-In abzurechnen, betätigen Sie den Button "Rechnung" in der Kopfzeile oder drücken Sie einfach die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur. Sie gelangen nun zur Maske "Vetragsabrechnung" (siehe Abb.1).
Hier sehen Sie auf der rechten Seite alle vorhandenen und noch nicht zugeordneten Zahlungen, in diesem Fall eine Vorauszahlung über € 150,00 (siehe hierfür auch das "Auflistung geleisteter Zahlungen"). Außerdem werden weitere zugehörige Verträge angezeigt, z.B. im Falle eines Fahrzeugtauschs.
Hier betätigen Sie ebenfalls die Funktionstaste F1 oder wählen in der Kopfleiste den Menüpunkt "Abrechn.".
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster (siehe Abb. 2). Hier sehen Sie unten nochmals alle einzelnen Positionen des abzurechnenden Vertrags aufgelistet. Geben Sie in diesem Fenster eine Zahlungsart ein,
indem Sie aus einem Drop-Down Menü die gewünschte Option auswählen. Des Weiteren können Sie noch ein Fälligkeitsdatum angeben, was z.B. bei einer Zahlung auf Rechnung von Bedeutung ist.
Die Felder "Re-Text oben" und "Re-Text unten" führen Sie zur Texteingabemaske. Möchten Sie zusätzlichen Text, wie z.B. eine persönliche Anrede des Kunden in die Rechnung einfügen,
können Sie diesen hier einpflegen oder aus von Ihnen vorgefertigten Textbausteinen wählen (siehe Abbildung).

Rechnungstexte.png

Möchten Sie den fälligen Rechnungsbetrag gleich verbuchen, weil der Kunde z.B. sofort in BAR oder per Kreditkarte zahlen möchte, wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus und betätigen danach den "Zahlung"-Button oder F7.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie das Konto auswählen, auf das die Einzahlung gebucht werden soll(siehe Abbildung).

Zahlungsbuchung1.png

Bestätigen Sie mit Hakenklein.png, um die Buchung abzuschließen.

[Bearbeiten] Rechnungsmaske

In der Rechnungsmaske finden Sie noch weitere Einstellungsmöglichkeiten vor, die Ihnen hier erläutert werden sollen:

[Bearbeiten] Kopfzeile
  • Drucken
    Führt Sie zum Druckmenü, in welchem Sie die Möglichkeit haben, die Rechnung auszudrucken oder per mail zu versenden.


  • Vorschau
    Hier können Sie eine Rechnungsvorschau erstellen und einsehen.


  • E-Mail
    Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu versenden oder auszudrucken.


  • Scheck
    Lässt Sie einen Vordruck für einen Scheck ausdrucken.


  • Zahlung (F7)
    Führt Sie zur Zahlungsbuchung (siehe Abrechnung).


  • Brief
    Lässt Sie ein Anschreiben erstellen.



  • Historie
    Führt Sie zu einer Rechnungshistorie, in welcher Sie einzelne Änderungen jederzeit nachvollziehen können. Zur Funktionsweise siehe Historie im Kapitel "Fahrzeugdetails", da die Bedienung auf die selbe Weise funktioniert.


  • ausgeb. OP's



[Bearbeiten] Mittlerer Bereich
  • Empfänger & Kunde
    Ein Klick auf eine der beiden Schaltflächen führt Sie zur Kundensuche, wobei der in der Rechnungsmaske hinterlegte Kunde bzw. Empfänger schon vormarkiert ist.
    An dieser Stelle können Sie den der Rechnung zugehörigen Empfänger bzw. Kunden nicht ändern, sie können aber die anderen Optionen, die Ihnen die Kundensuche bietet (siehe hierfür das Kapitel Kundensuche), ausführen.


  • RE-Nr.
    In diesem Feld finden Sie die Rechnungsnummer vor. Diese wird automatisch generiert und besteht für gewöhnlich aus der Kombination von Mietvertragsnummer und einer Ziffer, die die Rechnung numeriert.
    Beispiel: Wurde für den Mietvertrag "30034715" eine Rechnung erstellt, wird diese die RE-Nr. "30034715-1" erhalten. Falls eine Zusatzrechnung erstellt wird, erhält diese die Nummer "30034715-2" usw. .


  • Rechnungsdatum
    In diesem Feld wird das Datum der Rechnungserstellung eingetragen. Die Auswahl erfolgt per Drop-Down-Menü


  • Buchungsdatum
    Hier können Sie das Buchungsdatum per Drop-Down-Auswahl eingeben.


  • Fällig zum
    Bei einer Zahlung auf Rechnung stellen Sie hier ein, zu welchem Datum der zu zahlende Betrag spätestens fällig ist. Öffnen Sie hierzu durch Klick auf das schwarze Dreiecksymbol das Drop-Down-Menü und wählen das gewünschte Datum aus.


  • Bearbeiter
    Hier können Sie eintragen, welcher Mitarbeiter die Rechnung bearbeitet hat.


  • Zahlungsart / Gültig bis
    Stellen Sie hier die Zahlungsart ein. Geben Sie bei Zahlung per Kreditkarte auch das Kreditkarteninstitut (CA=American Express, CD=Diners Club, CM=Mastercard,CV=Visa) sowie Gültigkeitsdatum ein (z.B. 08/2019).


  • Buchen
    Falls Sie über die nötige Berechtigung verfügen, können Sie diesen Haken entfernen, um die Option buchen zu deaktivieren. Bei einer Deaktivierung werden Zahlungen nicht verbucht.


  • Zahlungen drucken
    Ist der Haken gesetzt, werden die, der Rechnung zugehörigen, getätigten Zahlungen auf der Rechnung aufgeführt.


  • Digital signieren
    Fügt bei Aktivierung einem PDF-Ausdruck eine digitale Signatur hinzu.


  • St.-Nr
    Haben Sie in den Kundenstammdaten eine Steuernummer hinterlegt, wird diese hier angezeigt.


  • Zusatztext
    Der Text, den Sie hier eingeben (z.B. "Das Leistungsdatum entspricht dem Mietzeitraum" wird unten auf der Rechnung erscheinen.


  • Bemerkung
    Hier können Sie eigene Bemerkungen eingeben.


  • Buchungstext
    Der Buchungstext wird vom System automatisch eingetragen, kann aber von Ihnen verändert werden.


  • Stornogrund
    Sollten Sie eine Rechnung stornieren, wird der von Ihnen angegebene Stornogrund (siehe hierzu "Vorhandene Rechnung stornieren") bei einer Gutschrift hier automatisch eingetragen.


  • Zahlungen/OP
    Hier werden geleistete Zahlungen aufgelistet sowie der OP-Wert aufgezeigt.


  • Re-Text oben / unten
    Führt Sie zu Texteingabe für die Rechnungstexte, deren Erstellung unter "Abrechnung bei Check-In" erklärt wurde


  • Beschreibung 2 erstellen
    Setzt zusätzlich die Beschreibung 2, welche dem Tarif hinterlegt ist, auf die Rechnung.



[Bearbeiten] Unterer Bereich

Hier finden Sie nochmals eine Auflistung der einzelnen Rechnungspositionen. Änderungen lassen sich an diesem Punkt nicht mehr durchführen, es lassen sich aber einzelne Positionen aus der Liste löschen, falls dies gewünscht ist.
Klicken Sie hierfür auf die gewünschte Zeile und betätigen die Tasten Strg.png und Entf.png gleichzeitig.

[Bearbeiten] Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (Quick-Check-In)

Wurde bei einem Fahrzeug ein Quick Check-In durchgeführt, und somit eine nachträgliche Abrechnung erforderlich, können Sie wie folgt vorgehen:
Öffnen Sie zuerst das Kontextmenü, indem sie einen Rechtsklick auf den entsprechenden Vorgang ausführen und wählen Sie "Anzeigen".Ebenfalls möglich ist es, einen Doppelklick auf den Mietvorgang auszuführen.
In der Mietvertragsmaske wählen Sie nun "Rechnung" oder drücken F1.
Die restlichen Schritte sind deckungsgleich mit den zuvor beschriebenen.

[Bearbeiten] Maske "Vertragsabrechnung"

In der Maske "Vertragsabrechnungen" bietet eine Vielzahl von Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten. Diese sollen Ihnen hier erläutert werden.

[Bearbeiten] Vorhandene Rechnungen

Nach Abrechnung eines Mietvertrags wird in diesem Feld ein Eintrag generiert, der die wichtigsten Daten zur erstellten Rechnung zusammenfasst.

[Bearbeiten] Vorhandene Rechnung stornieren

Um eine vorhandene Rechnung zu stornieren, markieren sie zunächst die gewünschte Rechnung per Linksklick und klicken dann auf den Button "Storno" oder betätigen die Taste F3 auf Ihrer Tastatur.
Es öffnet sich nun ein Fenster (siehe Abbildung).

Rechnungsstorno.png

Hier können Sie nun das Stornodatum auswählen. Außerdem finden Sie Felder, in welche Sie eine Bemerkung sowie den Mitarbeiter, der den Storno durchgeführt hat, eingeben können.
Im Feld "Stornogrund" können Sie den Grund für die Stornierung aus einer von Ihnen vorgefertigten Liste auswählen. Diese können Sie unter "Stammdaten"Pfeil.gif"Vermietung"Pfeil.gif"Stornogründe" anlegen

[Bearbeiten] Vorhandene Zahlungen/unzugeordnete Zahlungen

[Bearbeiten] Vorhandene Zahlungen

Abb. 3: Vorhandene Zahlungen

Über der Tabelle „unzugeordnete Zahlungen“ finden Sie die Tabelle „vorhandene Zahlungen“, welcher ab dem Zeitpunkt der Buchung des Rechnungsbetrags die Zahlungen zugeordnet werden. Das heißt, dass, nachdem Sie
einen Vorgang abgerechnet, er im Bereich "vorhandene Rechnungen" erschienen ist und Sie ihn danach über die Schaltfläche "Zahlung" verbucht haben, hier aufgeführt wird (siehe Abbildung 3).

[Bearbeiten] Unzugeordnete Zahlungen

Abb. 4: Unzugeordnete Zahlungen

Unter dem Punkt „Unzugeordnete Zahlungen“ sind sämtliche vorhandene Zahlungen unter Angabe des Betrages und des gewählten Kontos hinterlegt (siehe Abb.4).
Im hier vorliegenden Beispiel sehen wir die Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel, die unter Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel beschrieben wurde.

[Bearbeiten] Zahlung stornieren

Die Stornierung einer Zahlung führen Sie folgendermaßen durch:
Klicken Sie auf die gewünschte Zahlung, um diese zu markieren. Durch anschließendem Rechtsklick öffnet sich nun ein Kontextmenü, welches die Optionen "Zahlung stornieren" beinhaltet (siehe Abb.).

Zahlungstornieren.png

Wählen Sie "Zahlung stornieren".
Nach der Auswahl erscheint wiederum das Buchungsfenster (siehe Abbildung), nun automatisch auf „Auszahlung“. Diese Buchung ist durch Betätigen der Funktionstaste F2 oder Klick auf den "Buchen"-Button zu bestätigen.

Zahlungstornobuchu.png

Die Stornierung wurde nun gebucht und wird als Gutschrift (mit einem vorangestelltem "-") unter den Zahlungen aufgeführt (siehe Abb.).

Zahlungstorno.png


[Bearbeiten] Besonderheit bei Zusatzrechnung

Sollte eine Zusatzrechnung erstellt werden (zur Erstellung von Zusatzrechnungen siehe Kapitel "Zusatzrechnung erstellen"), so finden sich beide Rechnungen unter der Tabelle „Vorhandene Rechnungen“. Um die ggf. vorhandenen Zahlungen zu der Zusatzrechnung anzeigen zulassen, ist diese in der Tabelle "vorhandene Rechnungen" erst anzuwählen. Ist die Zusatzrechnung markiert, erscheinen nun unter "vorhandene Zahlungen" die der Zusatzrechnung entsprechenden Buchungen (siehe Abb.).

Vorhandenezahlungen2.png


[Bearbeiten] Zahlung umbuchen

In einzelnen Fällen kann es erforderlich sein, dass eine Zahlungsumbuchung vorgenommen werden muss.
Im folgenden Beispiel ist unter unzugeordnete Zahlungen der Betrag in Höhe von 150€ mit der Belegnummer "10443078-2" der vorhandenen Rechnung mit der Prüfziffer "-3" zuzuordnen (siehe Abb.).

Zahlungumbuchen1.png

Um den Zahlungsbetrag nun der korrekten Position zuordnen zu können, müssen Sie die unzugeordnete Zahlung zunächst mit einem rechten Mausklick markieren.
Daraufhin werden Ihnen sämtliche möglichen Umbuchungspositionen angezeigt. Hier ist also die Position RE10443078-3 mit linkem Mausklick anzuwählen (siehe Abb.).

Zahlungumbuchen2.png

Nach der Umbuchung des Betrags ergibt sich entsprechend folgendes, neues Bild (siehe Abb.):

Zahlungumbuchen3.png

Der Rechnung 10443078-3 ist nun die Zahlung über 150 € (s. vorhandene Zahlungen) zugeordnet, der OP Betrag ist neu berechnet.
Unter den unzugeordneten Zahlungen wird der Vorgang der Umbuchung mit denentsprechenden Bewegungen angezeigt.
Der neu entstandene OP-Betrag (Guthaben des Kunden i. H. von 60,75 €) wird nun wie gehabt behandelt.

[Bearbeiten] Besonderheit Storno/Zuordnungen Rechnung bei Storno

Sollte es zu einer Stornierung einer Rechnung mit vorhandenen Zahlungen kommen, finden sich untervorhandene Rechnungen die Positionen „Rechnung“ und „Gutschrift“ mit jeweils identischer Nummer.
In folgenden Abbildungen wurde unter vorhandene Rechnungen RE10443078-1 angewählt:

Stornorechnung1.png

Dementsprechend werden die Buchungen zur Rechnung unter vorhandene Zahlungen angezeigt (siehe Abb.).
Die beidenersten Positionen bestehen aus den gebuchten Zahlungen, im Anschluss erfolgen direkt die Verrechnungen der Zahlungsbewegungen auf die noch zu erstellende neue Rechnung (s. Buchungstext: „UMB auf RE 10443078-2“).

Stornorechnung2.png

Da RE -2 noch nicht existiert, erscheinen diese Verrechnungen bis zur Erstellung der neuen Rechnung unterden unzugeordneten Zahlungen; die Zahlungen sowie die Verrechnungen rechnen sich gegenseitig auf.
In der letzten Position wird die Verrechnung mit GS10443078-1 angezeigt.

[Bearbeiten] Zuordnungen Gutschrift bei Storno

Die Zuordnungen der Gutschrift setzen sich wie folgt zusammen:
Zunächst erfolgt die Anwahl der Gutschrift unter "vorhandene Rechnungen" (siehe Abb.).

Gutschrift1.png

Dieser zugeordnet finden Sie unter "vorhandene Zahlungen" die Verrechnung mit RE10443078-1 (siehe Abb.).

Gutschrift2.png

Die unzugeordneten Zahlungen bleiben hier in selber Form bestehen (siehe Abb.), da die vorhandenen Rechnungen nochkeiner Position zugeordnet wurden/die neue Rechnung RE10443078-2 noch nicht erstellt wurde.

Gutschrift3.png


[Bearbeiten] Weitere zugehörige Mietverträge



[Bearbeiten] Offene Posten Historie



[Bearbeiten] Weitere Buttons in der Kopfzeile

[Bearbeiten] Abschlag

Für Langzeitmieten ist es oft erforderlich, Abschlagsrechnungen anzufertigen, um die finanzielle Belastung - sowohl für Mieter als auch Vermieter- zu minimieren.
Um eine Abschlagsrechnung anzufertigen, lokalisieren Sie zunächst in der Dispo den gewünschten Langzeitvertrag. Durch Doppelklick auf den Vertrag oder durch Rechtsklick Pfeil.gif "Anzeigen" rufen Sie die Mietvertragsdetails auf.
Klicken Sie nun in der Kopfzeile auf "Rechnung" oder betätigen die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur.
Sie gelangen nun, wie gewohnt, zur Maske "Vertragsabrechnung". Klicken Sie nun hier in der Kopfzeile auf "Abschlag" oder drücken Sie F4 auf Ihrer Tastatur (siehe Abb.)

Abschl.png

Es öffnet sich nun das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" (siehe Abb.).

Abschlagsrechn.png

Durch Eingabe von Daten in den Feldern "Von" und "Bis" wird der Zeitraum definiert, für den der Abschlag gelten soll.
Wie Sie sehen können, wurde das Feld "Von" hier schon automatisch vom System gefüllt. Bei einer neuen Abschlagsrechnung wird hier das Datum des Mietbeginns eingetragen, bei weiteren Abschlagsrechnungen das Folgedatum des letzten Abschlags.

Beispiel:
Im Folgenden soll nun die Prozedur anhand eines Beispiels dargestellt werden. Wurde eine Langzeitmiete von einem Monat (z.B. 02.11. - 02.12.) angelegt, für die jeweils eine Abschlagsrechnung für den Zeitraum vom 02.11. bis zum 16.11.
und für den Zeitraum vom 17.11. bis zum 28.11. erstellt werden soll, rufen Sie zunächst, wie oben beschrieben, den laufenden Vertrag auf. Danach klicken Sie auf "Rechnung", dann auf "Abschlag", um das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" aufzurufen.
Geben Sie nun für den ersten Abschlag in das Feld "Bis" das Datum 16.11. ein. Sie werden nun zur Rechnungsmaske geführt, in welcher die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Kosten aufgeführt sind. Bestätigen Sie mit einem Klick auf "OK"
oder betätigen Sie die Funktionstaste F2 auf Ihrer Tastatur. Dieser Abschlag wird nun unter vorhandene Rechnungen angezeigt, wo sie ihn weiter bearbeiten können. (siehe Abb.)

Abschlaginvorhrech.png

Um später einen weiteren Abschlag zu erstellen, gehen Sie auf die selbe Weise vor. Klicken Sie in der Maske "Vertragsabrechnung" auf Abschlag, um das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" aufzurufen. Wie Sie sehen können,
hat das System das Feld "Von" mit dem Datum, das auf den letzten Abschlag folgt, gefüllt (siehe Abb.).Wenn Sie bestätigen, wird auch dieser Abschlag unter vorhandene Rechnungen erscheinen.

Abschlagerst3.png

Um nun auch die restliche Mietzeit abzurechen, führen Sie einen gewöhnlichen Check-In durch und begeben Sie sich in die Maske "Vertragsabrechnung".
Klicken Sie nun, wie bei einer normalen Abrechnung, auf den Button "Abrechn". Wie Sie sehen, besteht der zu zahlende Betrag hier nun aus der Differenz des Gesamtbetrags und der geleisteten Abschlagszahlungen.

[Bearbeiten] Storno

Über diesen Button können Sie Rechnungen und Zahlungen stornieren. Markieren Sie hierzu die Rechnung oder Zahlung, die Sie stornieren wollen und klicken auf "Storno"
oder betätigen die Funktionstaste F3 auf Ihrer Tastatur (siehe hierzu die Kapitel Zahlung stornieren, vorhandene Rechnung stornieren und Besonderheit Storno / Zuordnung Rechnung bei Storno).

[Bearbeiten] Ausbuchen

Stellt sich heraus, dass eine vorhandene Rechnung fehlerhaft ist, der zu zahlende Betrag uneinbringlich ist oder sie aus anderen Gründen aufgehoben werden soll,
ist es möglich, diese per Klick auf den Button "Ausbuchen" auszubuchen.

Rechnungausbuchen.png

Haben Sie auf den Button geklickt, öffnet sich sich ein neues Fenster, in welchem der auszubuchende Betrag aufgezeigt wird. Bestätigen Sie hier mit einem Klick auf "OK" oder drücken Sie die Funktionstaste F2 auf Ihrer Tastatur.
Der gewählte Betrag ist nun ausgebucht und der Op-wert auf 0 gesetzt (siehe Abb.).

Rechnungausbuchen2.png

[Bearbeiten] Drucken

Führt Sie zum Druckmenü, in welchem Sie die Möglichkeit haben, die Rechnung auszudrucken oder per mail zu versenden.

[Bearbeiten] E-Mail

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu versenden oder auszudrucken.

[Bearbeiten] Vorschau

Hier können Sie eine Rechnungsvorschau erstellen.

[Bearbeiten] Liste Abschlag

Hier können Sie eine Übersicht der Abschläge ausdrucken. Nach Klick auf diesen Button erscheint ein Fenster, in welchem Sie den Zeitraum angeben können, für den Sie die Abschläge audrucken möchten (siehe Abb.).

Abschl.drucken.png

Haben Sie den Zeitraum angegeben, werden Sie zu den Druckeinstellungen geführt, wo Sie den Drucker auswählen und Einstellungen bezüglich Papier und Ausrichtung vornehmen können.
Durch Klick auf "OK" können Sie den Druck starten.

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