Arbeiten mit der Dispo
Aktionen in der Dispo werden über Kontextmenüs angesteuert. Diese öffnen Sie mit einem Rechtsklick auf das jeweilige Feld.
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Kontext Fahrzeug
Durch Rechtsklick auf ein leeres Feld im Zeitstrahl oder auch direkt auf ein Fahrzeug erscheint eine Menü, welches in fünf Bestandteile gegliedert ist (siehe Abbildung).
Erster Block
Der erste Block beinhaltet das Fahrzeugmanagement sowie Punkte zum Pflegestatus des Kfzs. Die einzelnen Punkte sind:
gereinigt/nichtgereinigt
Ist hier der Haken nicht gesetzt, das Fahrzeug also nicht gereinigt, wird sich bei der Aufnahme einer Reservierung,
eines Mietvertrags oder einer Transferfahrt automatisch ein Informationsfenster mit dem Hinweis "Achtung - Fahrzeug nicht gepflegt" öffnen.
Fahrzeug anzeigen
Öffnet eine Maske mit den Fahrzeugdetails
Schäden anzeigen
Öffnet das Schadenmanagement
Schadensprotokoll drucken
Druckt eine Seite, auf der die Schäden verzeichnet sind. Dies ist sinnvoll, um einen Kunden bei der
Fahrzeugübergabe vorhandene, schon dokumentierte Schäden aufzuzeigen. Neu entstandene Schäden können nach Rücknahme
ebenfalls leichter zugeordnet werden (Siehe Abb.1).
Parkplatz ändern
Durch Klick auf dieses Feld gelangen Sie zu einer Maske, in welcher Sie den aktuellen Parkplatz des Fahrzeugs eintragen bzw. ändern.
Bemerkung ändern
Hier gelangen Sie zu einem kleinen Textfeld, indem Sie benutzerspezifische Bemerkungen verfassen und hinterlegen können.
Diese sind allerdings zu unterscheiden von Bemerkungen, die im Fahrzeugstamm eingetragen werden.
Wenn Sie bei den Punkten "Parkplatz ändern" und "Bemerkung ändern" Eintragungen vornehmen, werden diese angezeigt, wenn Sie mit dem Mauscursor
über das entsprechnende Fahrzeugfeld fahren und diesen für ein paar Sekunden dort belassen. Es öffnet sich ein gelbes Fenster (ToolTip), das neben den Fahrzeugdaten auch diese Informationen beinhaltet
Zweiter Block
Der zweite Block enthält verschiedene Befehle zum Anlegen von Reservierungen, Mietverträgen und Transferfahrten.
Anklicken der Menüpunkte öffnet
zunächst das Fenster der Kunden/Fahrersuche. Ist dort ein Kunde oder Transferfahrer ausgewählt worden, öffnet sich das Vertrags-/Reservierungsfenster,
in das alle relevanten Daten des Vorgangs eingetragen werden können. Nach Abschluss des Vorgangs mit "OK" ist dieser als farblich markierter Balken
in der Dispo zu sehen. Mit einem Doppelklick auf den Balken lässt sich der Vorgang zum Bearbeiten öffnen.
Anmerkung: Diese Zusammenfassung soll Ihnen nur einen kurzen Überblick über die Funktionsweise darstellen. Detaillierte Beschreibungen zur Anlage von Reservierungen, Mietverträgen und Transferfahrten finden Sie in den jeweiligen Kapiteln.
Dritter Block
Im dritten Block finden Sie folgende Menüpunkte:
Angebot erstellen
Damit können einem Kunden Preis und Leistung einer nachgefragten Miete mitgeteilt werden, ohne dass ein Fahrzeug reserviert werden muss (für eine ausführliche Beschreibung dieses Menüpunkts, siehe das Kapitel Ein Angebot erstellen)
Bericht / Rep. Auftrag erstellenn
Anklicken öffnet ein Fenster, in dem Reparaturaufträge für das betreffende Fahrzeug erstellt oder verwaltet werden können.
Vierter & fünfter Block
In den letzten beiden Blöcken finden sich die letzten beiden Menüpunkte.
Verträge zu diesem Fahrzeug anzeigen
Linksklick auf diesen Punkt öffnet das Fahrzeug-Suchfenster, in dem das betreffende Fahrzeug
und frühere zu diesem gehörenden Mietverträge bereits ausgewählt sind.
Reservierung ablehnen
Anklicken dieses Menüpunkts öffnet ein Fenster "Ablehnung einer Anfrage", da in diesem Fall keine bestimmte
Reservierung ausgewählt wurde. Die hierbei aufgenommenen Daten, Kunde, Zeitraum, Fahrzeuggruppe und Ablehnungsgrund, werden gespeichert.
So können z. B. auch Ablehnungen telefonischer Anfragen von Kunden oder Vermittlern erfasst und durch Abfragen ausgewertet werden.
Kontext Gruppe
Rechtsklick über dem roten Balken, der die Station markiert, öffnet ein Kontextmenü, bei dem die fahrzeugspezifischen Menüpunkte fehlen (siehe Abbildung).
Über dieses Menü können vor allem Gruppenreservierungen aufgenommen und Angebote erstellt werden.
Gruppenreservierungen werden in einem zusätzlich eingeblendeten Feld angezeigt (siehe Abb.2).
Durch Klicken und Halten der linken Maustaste lassen sie sich einfach auf ein freies Fahrzeugfeld ziehen und so diesem bestimmten Kfz zuordnen. Dasselbe funktioniert auch in umgekehrter Richtung. Dies erleichtert die Umdisponierung z. B. im Fall, dass ein Mietwagen, für den eine Reservierung besteht,
unerwartet ausfällt und kurzfristig kein Ersatzfahrzeug vorhanden ist.
Kontext Reservierung
Ein Rechtsklick auf eine bestehende Reservierung öffnet ein Fenster, das aus sieben Blöcken besteht(siehe Abb.3).
Zu der schon bekannten Optionen "Schadensprotokoll drucken" sind die folgenden hinzugekommen:
Erster Block
Verfügbare zeigen
Hiermit entfernen Sie alle nicht verfügbaren Fahrzeuge aus der Ansicht der Dispo und erleichtern sich so die Auswahl im Fall einer Gruppenreservierung oder Umdisponierung.
Zugehörige Verträge anzeigen
Ein Linksklick öffnet das Fenster "Mietverträge verknüpfen",
mit dem mehrere Mietverträge miteinander verknüpft werden können. Dies erleichtert das Auffinden der einzelnen Verträge einer Langzeitmiete
oder eines vermieteten Fahrzeugpools. Auch bei Tauschverträgen kann es sinnvoll sein, die Verträge zu verknüpfen.
Hierbei kann es allerdings zu Komplikationen kommen,wenn ein vorauslaufender Vertrag gelöscht wird.
Dadurch entsteht in der Historie eine Lücke, und der herausgelöste Einzelvertrag ergibt keinen Sinn mehr.
Zweiter Block
Anzeigen
Öffnet das Fenster mit den Reservierungsdetails
Löschen
entfernt die Reservierung aus dem System (Berechtigung vorausgesetzt!)
In Vertrag wandeln
Ein Linksklick auf diesen Punkt öffnet das Fenster mit den Vertragsdetails. Die in der Reservierung vorgegebenen Daten
werden dabei übernommen, können aber auch noch geändert werden. Mit dem Anklicken von "OK" im Mietvertrags-Fenster ist die Reservierung
in einen Vertrag gewandelt worden und wird in der Dispo in der entsprechenden Farbe angezeigt.
Dritter Block
Schadenprotokoll drucken
Druckt eine Seite, auf der die Schäden verzeichnet sind. Bei der Übergabe des Fahrzeugs können so dem Kunden die dokumentierten Schäden zur Kenntnis gebracht und neue Schäden nach der Rücknahme leichter zugeordnet werden.
Schäden aufnehmen
Öffnet das Schadensmanagement, in dem Sie einen neuen Schaden eintragen können
Vierter Block
Bericht aufnehmen
Lässt Sie einen Bericht zum betreffenden Kunden erstellen (Siehe hierzu den Punkt "Berichte" im Kapitel Kundensuche/Marketing).
Berichte anzeigen
Führt Sie zum Bereich Kunden-Marketing, wo Sie erstellte Berichte einsehen können.
Fünfter Block
Historie anzeigen
Siehe hierfür Reservierungs-Mietvertragshistorie.
Sechster Block
Reservierung bestätigen
Durch Betätigen dieser Option können Sie dem Kunden eine E-Mail mit der Bestätigung
seiner Reservierung zukommen lassen. Es öffnet sich ein Fenster, in welches Sie nur noch die E-Mail-Adresse des Kunden eingeben müssen.
Sofern Sie vorher die Nötigen Einstellungen getätigt haben, werden sowohl eine Nachricht als auch die Bestätigung im pdf-Format erstellt
und in die E-Mail eingefügt. Wie sie Texte vorfertigen können erfahren sie im Kapitel Texte Verwaltung.
Reservierung ablehnen
Sie können eine Reservierung natürlich auch ablehnen. Die Vorgehensweise unterscheidet sich nicht sonderlich
von der Bestätigung einer Reservierung. Allerdings wird hier kein Dokument in die Anlage eingefügt. Sie können allerdings ein Dokument
manuell einfügen, indem sie auf 
klicken und die betreffende Datei auswählen.
Auftragsvergabe senden
Siebter Block
An mobiles Gerät übertragen
Kontext Mietvertrag
Das kleinste Fenster öffnet sich, wenn sie einen Rechtsklick auf einen bestehenden Mietvertrag durchführen.
Neben den schon bekannten Optionen wird dieses ergänzt durch folgende im zweiten Block:
Anzeigen
Öffnet das Fenster mit den Mietvertragsdetails.
Check-In
Anklicken dieses Punktes öffnet das Fenster, mit dem die Miete durch Eingabe der Check-In-Daten beendet werden kann.
