Rechnung erstellen

Abrechnung

An dieser Stelle soll Ihnen zunächst der allgemeine Vorgang einer Abrechnung beschrieben werden.
Weiter unten finden Sie eine detalliertere Beschreibung der Abrechnungsmaske und ihren weiteren Optionen (z.B. Abschlagszahlungen eintragen).

Abrechnung bei Check-In

Abb. 1: Maske "Vertragsabrechnung"

Abb. 2: Rechnungsmaske

Um den Mietvertrag beim Check-In abzurechnen, betätigen Sie den Button "Rechnung" in der Kopfzeile oder drücken Sie einfach die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur. Sie gelangen nun zur Maske "Vetragsabrechnung" (siehe Abb.1).
Hier sehen Sie auf der rechten Seite alle vorhandenen und noch nicht zugeordneten Zahlungen, in diesem Fall eine Vorauszahlung über € 150,00 (siehe hierfür auch das "Auflistung geleisteter Zahlungen"). Außerdem werden weitere zugehörige Verträge angezeigt, z.B. im Falle eines Fahrzeugtauschs.
Hier betätigen Sie ebenfalls die Funktionstaste F1 oder wählen in der Kopfleiste den Menüpunkt "Abrechn.".
Daraufhin öffnet sich ein neues Fenster (siehe Abb. 2). Hier sehen Sie unten nochmals alle einzelnen Positionen des abzurechnenden Vertrags aufgelistet. Geben Sie in diesem Fenster eine Zahlungsart ein,
indem Sie aus einem Drop-Down Menü die gewünschte Option auswählen. Des Weiteren können Sie noch ein Fälligkeitsdatum angeben, was z.B. bei einer Zahlung auf Rechnung von Bedeutung ist.
Die Felder "Re-Text oben" und "Re-Text unten" führen Sie zur Texteingabemaske. Möchten Sie zusätzlichen Text, wie z.B. eine persönliche Anrede des Kunden in die Rechnung einfügen,
können Sie diesen hier einpflegen oder aus von Ihnen vorgefertigten Textbausteinen wählen (siehe Abbildung).



Möchten Sie den fälligen Rechnungsbetrag gleich verbuchen, weil der Kunde z.B. sofort in BAR oder per Kreditkarte zahlen möchte, wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus und betätigen danach den "Zahlung"-Button oder F7.
Es öffnet sich nun ein neues Fenster, in welchem Sie das Konto auswählen, auf das die Einzahlung gebucht werden soll(siehe Abbildung).



Bestätigen Sie mit , um die Buchung abzuschließen.

Rechnungsmaske

In der Rechnungsmaske finden Sie noch weitere Einstellungsmöglichkeiten vor, die Ihnen hier erläutert werden sollen:

Kopfzeile

• Drucken
  Führt Sie zum Druckmenü, in welchem Sie die Möglichkeit haben, die Rechnung auszudrucken oder per mail zu versenden.

• Vorschau
  Hier können Sie eine Rechnungsvorschau erstellen und einsehen.

• E-Mail
  Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu versenden oder auszudrucken.

• Scheck
  Lässt Sie einen Vordruck für einen Scheck ausdrucken.

• Zahlung (F7)
  Führt Sie zur Zahlungsbuchung (siehe Abrechnung).

• Brief

• Dokumente
  Führt Sie zum Dokumentenarchiv.

• Historie
  Führt Sie zu einer Rechnungshistorie, in welcher Sie einzelne Änderungen jederzeit nachvollziehen können. Zur Funktionsweise siehe Historie im Kapitel "Fahrzeugdetails", da die Bedienung auf die selbe Weise funktioniert.

• ausgeb. OP's

Mittlerer Bereich

• Empfänger & Kunde
  Ein Klick auf eine der beiden Schaltflächen führt Sie zur Kundensuche, wobei der in der Rechnungsmaske hinterlegte Kunde bzw. Empfänger schon vormarkiert ist.
  An dieser Stelle können Sie den der Rechnung zugehörigen Empfänger bzw. Kunden nicht ändern, sie können aber die anderen Optionen, die Ihnen die Kundensuche bietet (siehe hierfür das Kapitel Kundensuche), ausführen.

• RE-Nr.
  In diesem Feld finden Sie die Rechnungsnummer vor. Diese wird automatisch generiert und besteht für gewöhnlich aus der Kombination von Mietvertragsnummer und einer Ziffer, die die Rechnung numeriert.
  Beispiel: Wurde für den Mietvertrag "30034715" eine Rechnung erstellt, wird diese die RE-Nr. "30034715-1" erhalten. Falls eine Zusatzrechnung erstellt wird, erhält diese die Nummer "30034715-2" usw. .

• Rechnungsdatum
  In diesem Feld wird das Datum der Rechnungserstellung eingetragen. Die Auswahl erfolgt per Drop-Down-Menü

• Buchungsdatum
  Hier können Sie das Buchungsdatum per Drop-Down-Auswahl eingeben.

• Fällig zum
  Bei einer Zahlung auf Rechnung stellen Sie hier ein, zu welchem Datum der zu zahlende Betrag spätestens fällig ist. Öffnen Sie hierzu durch Klick auf das schwarze Dreiecksymbol das Drop-Down-Menü und wählen das gewünschte Datum aus.

• Bearbeiter
  Hier können Sie eintragen, welcher Mitarbeiter die Rechnung bearbeitet hat.

• Zahlungsart / Gültig bis
  Stellen Sie hier die Zahlungsart ein. Geben Sie bei Zahlung per Kreditkarte auch das Kreditkarteninstitut (CA=American Express, CD=Diners Club, CM=Mastercard,CV=Visa) sowie Gültigkeitsdatum ein (z.B. 08/2019).

• Buchen
  Falls Sie über die nötige Berechtigung verfügen, können Sie diesen Haken entfernen, um die Option buchen zu deaktivieren. Bei einer Deaktivierung werden Zahlungen nicht verbucht.

• Zahlungen drucken
  Ist der Haken gesetzt, werden die, der Rechnung zugehörigen, getätigten Zahlungen auf der Rechnung aufgeführt.

• Digital signieren
  Fügt bei Aktivierung einem PDF-Ausdruck eine digitale Signatur hinzu.

• St.-Nr

• Zusatztext
  Der Text, den Sie hier eingeben (z.B. "Das Leistungsdatum entspricht dem Mietzeitraum" wird unten auf der Rechnung erscheinen.

• Bemerkung
  Hier können Sie eigene Bemerkungen eingeben.

• Buchungstext
  Der Buchungstext wird vom System automatisch eingetragen, kann aber von Ihnen verändert werden.

• Stornogrund
  Sollten Sie eine Rechnung stornieren, wird der von Ihnen angegebene Stornogrund (siehe hierzu "Vorhandene Rechnung stornieren") bei einer Gutschrift hier automatisch eingetragen.

• Zahlungen/OP
  Hier werden geleistete Zahlungen aufgelistet sowie der OP-Wert aufgezeigt.

• Re-Text oben / unten
  Führt Sie zu Texteingabe für die Rechnungstexte, deren Erstellung unter "Abrechnung bei Check-In" erklärt wurde
  

• Beschreibung 2 erstellen
  Setzt zusätzlich die Beschreibung 2, welche dem Tarif hinterlegt ist, auf die Rechnung.

Unterer Bereich

Hier finden Sie nochmals eine Auflistung der einzelnen Rechnungspositionen. Änderungen lassen sich an diesem Punkt nicht mehr durchführen, es lassen sich aber einzelne Positionen aus der Liste löschen, falls dies gewünscht ist.
Klicken Sie hierfür auf die gewünschte Zeile und betätigen die Tasten und gleichzeitig.

Abrechnung zu einem späteren Zeitpunkt (Quick-Check-In)

Wurde bei einem Fahrzeug ein Quick Check-In durchgeführt, und somit eine nachträgliche Abrechnung erforderlich, können Sie wie folgt vorgehen:
Öffnen Sie zuerst das Kontextmenü, indem sie einen Rechtsklick auf den entsprechenden Vorgang ausführen und wählen Sie "Anzeigen".Ebenfalls möglich ist es, einen Doppelklick auf den Mietvorgang auszuführen.
In der Mietvertragsmaske wählen Sie nun "Rechnung" oder drücken F1.
Die restlichen Schritte sind deckungsgleich mit den zuvor beschriebenen.

Maske "Vertragsabrechnung"

In der Maske "Vertragsabrechnungen" bietet eine Vielzahl von Einstellungs- und Auswahlmöglichkeiten. Diese sollen Ihnen hier erläutert werden.

Vorhandene Rechnungen

Nach Abrechnung eines Mietvertrags wird in diesem Feld ein Eintrag generiert, der die wichtigsten Daten zur erstellten Rechnung zusammenfasst.

Vorhandene Rechnung stornieren

Um eine vorhandene Rechnung zu stornieren, markieren sie zunächst die gewünschte Rechnung per Linksklick und klicken dann auf den Button "Storno" oder betätigen die Taste F3 auf Ihrer Tastatur.
Es öffnet sich nun ein Fenster (siehe Abbildung).



Hier können Sie nun das Stornodatum auswählen. Außerdem finden Sie Felder, in welche Sie eine Bemerkung sowie den Mitarbeiter, der den Storno durchgeführt hat, eingeben können.
Im Feld "Stornogrund" können Sie den Grund für die Stornierung aus einer von Ihnen vorgefertigten Liste auswählen. Diese können Sie unter "Stammdaten""Vermietung""Stornogründe" anlegen

Vorhandene Zahlungen/unzugeordnete Zahlungen

Vorhandene Zahlungen

Abb. 3: Vorhandene Zahlungen

Über der Tabelle „unzugeordnete Zahlungen“ finden Sie die Tabelle „vorhandene Zahlungen“, welcher ab dem Zeitpunkt der Buchung des Rechnungsbetrags die Zahlungen zugeordnet werden. Das heißt, dass, nachdem Sie
einen Vorgang abgerechnet, er im Bereich "vorhandene Rechnungen" erschienen ist und Sie ihn danach über die Schaltfläche "Zahlung" verbucht haben, hier aufgeführt wird (siehe Abbildung 3).

Unzugeordnete Zahlungen

Abb. 4: Unzugeordnete Zahlungen

Unter dem Punkt „Unzugeordnete Zahlungen“ sind sämtliche vorhandene Zahlungen unter Angabe des Betrages und des gewählten Kontos hinterlegt (siehe Abb.4).
Im hier vorliegenden Beispiel sehen wir die Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel, die unter Vorauszahlung mittels verschiedener Zahlungsmittel beschrieben wurde.

Zahlung stornieren

Die Stornierung einer Zahlung führen Sie folgendermaßen durch:
Klicken Sie auf die gewünschte Zahlung, um diese zu markieren. Durch anschließendem Rechtsklick öffnet sich nun ein Kontextmenü, welches die Optionen "Zahlung stornieren" beinhaltet (siehe Abb.).



Wählen Sie "Zahlung stornieren".
Nach der Auswahl erscheint wiederum das Buchungsfenster (siehe Abbildung), nun automatisch auf „Auszahlung“. Diese Buchung ist durch Betätigen der Funktionstaste F2 oder Klick auf den "Buchen"-Button zu bestätigen.



Die Stornierung wurde nun gebucht und wird als Gutschrift (mit einem vorangestelltem "-") unter den Zahlungen aufgeführt (siehe Abb.).

Besonderheit bei Zusatzrechnung

Sollte eine Zusatzrechnung erstellt werden (zur Erstellung von Zusatzrechnungen siehe Kapitel "Zusatzrechnung erstellen"), so finden sich beide Rechnungen unter der Tabelle „Vorhandene Rechnungen“. Um die ggf. vorhandenen Zahlungen zu der Zusatzrechnung anzeigen zulassen, ist diese in der Tabelle "vorhandene Rechnungen" erst anzuwählen. Ist die Zusatzrechnung markiert, erscheinen nun unter "vorhandene Zahlungen" die der Zusatzrechnung entsprechenden Buchungen (siehe Abb.).

Zahlung umbuchen

In einzelnen Fällen kann es erforderlich sein, dass eine Zahlungsumbuchung vorgenommen werden muss.
Im folgenden Beispiel ist unter unzugeordnete Zahlungen der Betrag in Höhe von 150€ mit der Belegnummer "10443078-2" der vorhandenen Rechnung mit der Prüfziffer "-3" zuzuordnen (siehe Abb.).



Um den Zahlungsbetrag nun der korrekten Position zuordnen zu können, müssen Sie die unzugeordnete Zahlung zunächst mit einem rechten Mausklick markieren.
Daraufhin werden Ihnen sämtliche möglichen Umbuchungspositionen angezeigt. Hier ist also die Position RE10443078-3 mit linkem Mausklick anzuwählen (siehe Abb.).



Nach der Umbuchung des Betrags ergibt sich entsprechend folgendes, neues Bild (siehe Abb.):



Der Rechnung 10443078-3 ist nun die Zahlung über 150 € (s. vorhandene Zahlungen) zugeordnet, der OP Betrag ist neu berechnet.
Unter den unzugeordneten Zahlungen wird der Vorgang der Umbuchung mit denentsprechenden Bewegungen angezeigt.
Der neu entstandene OP-Betrag (Guthaben des Kunden i. H. von 60,75 €) wird nun wie gehabt behandelt.

Besonderheit Storno/Zuordnungen Rechnung bei Storno

Sollte es zu einer Stornierung einer Rechnung mit vorhandenen Zahlungen kommen, finden sich untervorhandene Rechnungen die Positionen „Rechnung“ und „Gutschrift“ mit jeweils identischer Nummer.
In folgenden Abbildungen wurde unter vorhandene Rechnungen RE10443078-1 angewählt:



Dementsprechend werden die Buchungen zur Rechnung unter vorhandene Zahlungen angezeigt (siehe Abb.).
Die beidenersten Positionen bestehen aus den gebuchten Zahlungen, im Anschluss erfolgen direkt die Verrechnungen der Zahlungsbewegungen auf die noch zu erstellende neue Rechnung (s. Buchungstext: „UMB auf RE 10443078-2“).



Da RE -2 noch nicht existiert, erscheinen diese Verrechnungen bis zur Erstellung der neuen Rechnung unterden unzugeordneten Zahlungen; die Zahlungen sowie die Verrechnungen rechnen sich gegenseitig auf.
In der letzten Position wird die Verrechnung mit GS10443078-1 angezeigt.

Zuordnungen Gutschrift bei Storno

Die Zuordnungen der Gutschrift setzen sich wie folgt zusammen:
Zunächst erfolgt die Anwahl der Gutschrift unter "vorhandene Rechnungen" (siehe Abb.).



Dieser zugeordnet finden Sie unter "vorhandene Zahlungen" die Verrechnung mit RE10443078-1 (siehe Abb.).



Die unzugeordneten Zahlungen bleiben hier in selber Form bestehen (siehe Abb.), da die vorhandenen Rechnungen nochkeiner Position zugeordnet wurden/die neue Rechnung RE10443078-2 noch nicht erstellt wurde.

Weitere Buttons in der Kopfzeile

Abschlag

Für Langzeitmieten ist es oft erforderlich, Abschlagsrechnungen anzufertigen, um die finanzielle Belastung - sowohl für Mieter als auch Vermieter- zu minimieren.
Um eine Abschlagsrechnung anzufertigen, lokalisieren Sie zunächst in der Dispo den gewünschten Langzeitvertrag. Durch Doppelklick auf den Vertrag oder durch Rechtsklick "Anzeigen" rufen Sie die Mietvertragsdetails auf.
Klicken Sie nun in der Kopfzeile auf "Rechnung" oder betätigen die Funktionstaste F1 auf Ihrer Tastatur.
Sie gelangen nun, wie gewohnt, zur Maske "Vertragsabrechnung". Klicken Sie nun hier in der Kopfzeile auf "Abschlag" oder drücken Sie F4 auf Ihrer Tastatur (siehe Abb.)



Es öffnet sich nun das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" (siehe Abb.).



Durch Eingabe von Daten in den Feldern "Von" und "Bis" wird der Zeitraum definiert, für den der Abschlag gelten soll.
Wie Sie sehen können, wurde das Feld "Von" hier schon automatisch vom System gefüllt. Bei einer neuen Abschlagsrechnung wird hier das Datum des Mietbeginns eingetragen, bei weiteren Abschlagsrechnungen das Folgedatum des letzten Abschlags.

Beispiel:
Im Folgenden soll nun die Prozedur anhand eines Beispiels dargestellt werden. Wurde eine Langzeitmiete von einem Monat (z.B. 02.11. - 02.12.) angelegt, für die jeweils eine Abschlagsrechnung für den Zeitraum vom 02.11. bis zum 16.11.
und für den Zeitraum vom 17.11. bis zum 28.1128. erstellt werden soll, rufen Sie zunächst, wie oben beschrieben, den laufenden Vertrag auf. Danach klicken Sie auf "Rechnung", dann auf "Abschlag", um das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" aufzurufen.
Geben Sie nun für den ersten Abschlag in das Feld "Bis" das Datum 16.11. ein. Sie werden nun zur Rechnungsmaske geführt, in welcher die bis zu diesem Zeitpunkt angefallenen Kosten aufgeführt sind. Bestätigen Sie mit einem Klick auf "OK"
oder betätigen Sie die Funktionstaste F2 auf Ihrer Tastatur. Dieser Abschlag wird nun unter vorhandene Rechnungen angezeigt, wo sie ihn weiter bearbeiten können. (siehe Abb.)



Um später einen weiteren Abschlag zu erstellen, gehen Sie auf die selbe Weise vor. Klicken Sie in der Maske "Vertragsabrechnung" auf Abschlag, um das Fenster "Abschlagsrechnung erstellen" aufzurufen. Wie Sie sehen können,
hat das System das Feld "Von" mit dem Datum, das auf den letzten Abschlag folgt, gefüllt (siehe Abb.).



Um nun auch die

Storno

Über diesen Button können Sie Rechnungen und Zahlungen stornieren. Markieren Sie hierzu die Rechnung oder Zahlung, die Sie stornieren wollen und klicken auf "Storno"
oder betätigen die Funktionstaste F3 auf Ihrer Tastatur (siehe hierzu die Kapitel Zahlung stornieren, vorhandene Rechnung stornieren und Besonderheit Storno / Zuordnung Rechnung bei Storno).

Drucken

Führt Sie zum Druckmenü, in welchem Sie die Möglichkeit haben, die Rechnung auszudrucken oder per mail zu versenden.

E-Mail

Auch hier haben Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu versenden oder auszudrucken.

Vorschau

Hier können Sie eine Rechnungsvorschau erstellen.

Liste Abschlag

Hier können Sie eine Übersicht der Abschläge ausdrucken. Nach Klick auf diesen Button erscheint ein Fenster, in welchem Sie den Zeitraum angeben können, für den Sie die Abschläge audrucken möchten (siehe Abb.).



Haben Sie den Zeitraum angegeben, werden Sie zu den Druckeinstellungen geführt, wo Sie den Drucker auswählen und Einstellungen bezüglich Papier und Ausrichtung vornehmen können.
Durch Klick auf "OK" können Sie den Druck starten.