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in BEARB // Textbausteine

Allgemein

Die Textbausteine können für zwei Funktionen benutzt werden:

  • Zum Einfügen in Rechnungspositionen in Angeboten, Reservierungen, Mietverträgen und Rechnungen
  • Zum Erstellen von Anschreiben über die integrierte Dokumentenverwaltung

Anlegen von Textbausteinen

Die Textbausteine werden über die Maske Textbausteine gepflegt, welche über das Hauptmenü -> Stammdaten -> Unternehmensstruktur -> Textbausteine erreichbar ist.
image-1702377070214.png

Spalte Gruppe

Über die Spalte Gruppe können Texte gruppiert werden. Die Spalte Gruppe muss manuell befüllt werden. 

Diese Gruppierung kann später beim Einfügen von Textbausteinen in Positionen von Angeboten, Reservierungen, Mietverträge usw. für Filter genutzt werden.

Die Gruppierung spielt auch eine Rolle für das Erstellen von Anschreiben aus der Dokumentenverwaltung heraus. Hierzu sind folgende Gruppen vordefiniert:

Gruppe Schäden

SCHAEDEN -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus dem Schadensformular oder dem Unfallbericht aufgerufen wird.

Aufgabe >> 1140735 Textbausteine Die Gruppierung aus der Dokumentenverwaltung heraus ist zwar im Filter vorbelegt, wird aber nicht korrekt angezeigt. (Nachgang 24.04.24 bei PNIEDERL)

Schadensformularimage-1702377483393.png

Unfallbericht image-1702377590989.png

Gruppe MV

MV -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus einem Mietvertrag heraus aufgerufen wird.image-1702381073233.png

Gruppe RECHNUNG_SCHADEN

RECHNUNG_SCHADEN -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus einer Schadenrechnung heraus aufgerufen wird.
image-1702381409980.png

Gruppe RECHNUNG

RECHNUNG -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus einer Standardrechnung heraus aufgerufen wird.image-1702381580279.png

Gruppe KUNDEN

KUNDEN -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus einem Kunden heraus aufgerufen wird.
image-1702382033134.png

Spalte Bezeichnung

In der Spalte Bezeichnung kann eine beliebige Bezeichnung für den Textbaustein hinterlegt werden.
Die folgenden Bezeichnungen haben eine feste Bedeutung:

  • VORLAGE_STANDARD_MV
    Dieser Text wird automatisch als Basisanschreiben beim Erstellen eines Anschreibens aus dem Mietvertrag verwendet.
  • VORLAGE_STANDARD_SCHAEDEN
    Dieser Text wird automatisch als Basisanschreiben beim Erstellen eines Anschreibens aus dem Schadensbereich / Unfallbericht verwendet.
  • VORLAGE_STANDARD_UNFALLAKTE
    Dieser Text wird automatisch als Basisanschreiben beim Erstellen eines Anschreibens aus dem Bereich Unfallakte verwendet.
  • VORLAGE_STANDARD_RECHNUNG_SCHADEN
    Dieser Text wird automatisch als Basisanschreiben beim Erstellen eines Anschreibens aus dem Bereich Schadenrechnung verwendet.
  • VORLAGE_STANDARD_RECHNUNG
    Dieser Text wird automatisch als Basisanschreiben beim Erstellen eines Anschreibens aus dem Bereich Rechnung verwendet.
  • VORLAGE_STANDARD
    Dieser Text wird überall dort verwendet, wo kein Text definiert ist (z.B. beim Schaden, wenn kein Textbaustein mit VORLAGE_STANDARD_SCHAEDEN definiert ist).
  • VORLAGE_KUNDEN
    Dieser Text wird automatisch als Basisanschreiben beim Erstellen eines Anschreibens aus dem Kunden verwendet


Spalte Textbaustein

In der Spalte Textbaustein können Sie den Text des Textbausteins definieren. Falls der Text auch Formatierungsinformationen enthalten soll können Sie über den dahinterliegenden Button den Rich-Text-Editor aufrufen, über den Sie die Formatierungen vornehmen können:
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Rich-Text-Editor
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Wie im oberen Screenshot zu sehen, können für verschiedene Daten Variablen hinterlegt werden. Diese sind aktuell wie folgt definiert:

$NAME1 = Name1 von Kunde/Versicherung/Rechtsanwalt/Rechnungsempfänger
$NAME2 = Name2 von Kunde/Versicherung/Rechtsanwalt/Rechnungsempfänger
$NAME3 = Name3 von Kunde/Versicherung/Rechtsanwalt/Rechnungsempfänger
$STRASSE = Straße von Kunde/Versicherung/Rechtsanwalt/Rechnungsempfänger
$PLZ = PLZ von Kunde/Versicherung/Rechtsanwalt/Rechnungsempfänger
$ORT = Ort von Kunde/Versicherung/Rechtsanwalt/Rechnungsempfänger
$MV = die betreffende Mietvertragsnummer des Vorgangs
$DATUM = Das aktuelle Datum
$ANREDE = Die Anrede -> Sehr geehrter Herr /Sehr geehrte Frau/ Sehr geehrte Damen und Herren, je nach Eintrag in der Adressmaske im Kundenstamm
$POSITION = Markiert die Stelle, an der der Cursor nach Aufruf der Vorlage steht
$SIGNATUR = Der Name des angemeldeten Mitarbeiters aus dem Benutzerstamm unter „Name für Ausdrucke“
$MVVON = Mietbeginn des Mietvertrages
$MVBIS = Mietende des Mietvertrages
$BEARBEITER_TELEFON = Telefonnummer des angemeldeten Benutzers aus dem Benutzerstamm unter "Mitarbeiterdaten"
$FAX = Faxnummer des angemeldeten Benutzers aus dem Benutzerstamm unter "Mitarbeiterdaten"
$EMAIL = E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers aus dem Benutzerstamm unter "Mitarbeiterdaten"
$STATION_NAME = Name der ausgewählten Station
$STATION_STRASSE = Straße der ausgewählten Station
$STATION_PLZ = PLZ der ausgewählten Station
$STATION_ORT = Ort der ausgewählten Station
$RENR = Rechnungsnummer zum dazugehörigen Mietvertrag
$SCHADENDATUM = Datum des Schadens
$SCHADENNUMMER = Nummer des Schadens
$SCHAEDIGERKENNZEICHEN = Kennzeichen des Schädigers
$GESCHAEDIGTERNAME = Name des Geschädigten
$VERSNEHMER = Versicherungsnehmer
$ANWALTAKTENZEICHEN = Aktenzeichen des Anwalts

Für die Gruppe Kunden gibt es zusätzlich
$LIMIT = Limit des Kunden
$RABATT = Standardrabatt des Kunden
$ZAHLUNGSART = Zahlungsart des Kunden
$TEL = Telefonnummer des Kunden

Aufgabe >>1140745 Textbausteine Es werden nicht alle Variablen korrekt befüllt.

Handling

Verwendung der Textbausteine in Rechnungspositionen

Die Textbausteine können in die Zusatzbeschreibungen von Positionen eingefügt werden. Dazu muss ein Doppelklick auf die Zeile durchgeführt werden um in die Zeilenlupe der entsprechenden Zeile zu kommen.
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Zeilenlupe Rechnung
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Mithilfe des Buttons „Textbausteine“ gelangt man dann in die Textbausteinverwaltung von der aus man mittels Doppelklick Textbausteine in das Feld „Beschreibung 2“ übernehmen kann:image-1702459728985.png

Über die drei Punkte kann der Text vorher betrachtet oder angepasst werden
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Mittels Doppelklick auf den Textbaustein kann dieser in das Feld „Beschreibung 2“ übernommen werden
image-1702460010648.png

Aufgabe >> 1140758 Bei Verwendung Textbausteine in Rechnungspositionen wird der Text nicht auf dem Ausdruck übernommen.

Nutzen der Textbausteine für Anschreiben

Über die integrierte Dokumentenverwaltung können Anschreiben erstellt werden. Aus der Unfallakte, der Schadensverwaltung und Reservierung / Mietvertrag können Anschreiben mit automatisch befüllten Variablen erstellt werden. Hierzu gibt es in der Dokumentenverwaltung den Button „Brief“ und das Drop-Down Empfänger. In Mietverträgen kann z.B. zwischen RE-Empfänger und Kunde gewählt werden.
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Nach dem Klicken erscheint die Textbausteinverwaltung (linkes Fenster) kombiniert mit dem Rich-Text-Editor (rechtes Fenster), in dem bereits der zum jeweiligen Vorgang gehörende Standardbrief (hier Bezeichnung VORLAGE_STANDARD) gezeigt wird:
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Sie können nun mittels Doppelklick, im linken Bereich auf einen Textbaustein diesen im rechten Bereich in den Brief einfügen.
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Der Brief kann (per Klick auf den Button Drucken) per Drucker oder Mail ausgegeben werden. 
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Die Ausdrucksformulare müssen ggf. von CX9 auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden, kommen Sie bei Bedarf bitte auf Ihren Kundenbetreuer zu.

Der Brief wird automatisch in der Dokumentenverwaltung hinterlegt.
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