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IN BEARB // DMS - Handling manuelle Übernahme von Dokumenten in den Fahrzeugstamm

Im Fahrzeugstamm im C-Rent können zugehörige Dokumente hinterlegt werden. 

Voraussetzungen
  • Der C-Rent Benutzer benötigt die Benutzerrechte:
    • DMS Recherche
    • Fahrzeuge Zweite Seite
    • Fahrzeuge zweite Seite Allgemein
    • Fahrzeuge zweite Seite Dokumente
    • Belegarten > nach Bedarf

      image-1689759157105.png 

  • Auf dem sog. Remotedesktop (von wo aus Sie ins C-Rent gehen) einen Ordner für gescannte Dokumente erstellen. Zuerst scannen oder kopieren Sie Ihr Dokument (i.d.R. vom lokalen PC) in den Ordner gescannte Dokumente.

     

    image-1687424128397.png
  • der PC/Server muss, zum öffnen der Bilder über die Windows-Fotoanzeige verfügen. image-1639039092600.png

 

Handling

Suchen Sie das gewünschte Fahrzeug und gehen Sie über den Fahrzeugstamm auf die Dokumente/das Archiv. Klicken Sie auf den Button "Neu(Einfg)". image-1687424324339.png

Die Maske „Neues Dokument hinzufügen“ öffnet sich.
image-1687424417732.png

Wählen Sie eine passende Belegart im Drop/Down aus. (Die Belegarten können Sie unter Stammdaten – Dokumentenverwaltung – Belegarten verwalten.)
image-1687426105115.png

Klicken Sie in der Zeile Dateiname auf die drei Punkte, um das Suchmenü Ihrer Remotedektopverbindung zu öffnen.
image-1687426305446.png

Wählen Sie hier nun den passenden Ordner, in unserem Beispiel  „gescannte Dokumente“.image-1687426493728.png

Klicken Sie erst auf das gewünschte Dokument und dann unten rechts auf den Button „Öffnen“.image-1687426613139.png

Unter Dateiname wird nun das von Ihnen ausgewählte Dokument angehängt, optional ist das hinzufügen einer „Bemerkung“ möglich.
image-1687426859410.png

Per Klick auf OK wird das Dokument im Fahrzeug-Archiv hinterlegt.image-1687427030355.png

Wenn Sie in der Spalte "Ausw." einen Haken setzen können Sie ein oder mehr Dokument per Mail verschicken oder drucken.

 

Scanpfad verwenden

Zur Vereinfachung des Vorgangs kann im C-Rent Benutzer ein fester Scannpfad hinterlegt werden.image-1689941079185.png

Über Stammdaten > Dokumentenverwaltung > Standardbelegarten können Standardbelegarten gepflegt werden. Vorteil, die Spalte Belegart wird dann automatisch befüllt.
image-1690288863381.png

Es sind folgende Gruppen vordefiniert:

  • Scanart UNFALLBERICHT
    Die in folgenden Masken eingescannte Dokumente werden automatisch der Belegart "Schadendokument" zugeordnet.

    image-1689946727123.png

    image-1689946760308.png

     

  • Scanart MEDIEN
    Wo wird das verwendet? 

  • Scanart MV
    Die im Vertrag (Reservierung oder Mietvertrag) eingescannte Dokumente werden automatisch der Belegart "Mietvertrag" zugeordnet.

    image-1689946678751.png

  • Scanart Standardrechnung
    Die in einer (Standard-)Rechnung eingescannte Dokumente werden automatisch der Belegart "Standardrechnung" zugeordnet. Hätte ich erwartet hier wird aber kein Pfad angegeben... 

    image-1690289246342.png



  • Scanart KUNDEN
    Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch der Belegart "Kunden/Lieferanten/Vermittler" zugeordnet , wenn die Dokumentenverwaltung aus einem Kunden heraus aufgerufen wird.image-1690289775344.png

    image-1690289800502.png

 

Gruppe RECHNUNG_SCHADEN

 

RECHNUNG_SCHADEN -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus einer Schadenrechnung heraus aufgerufen wird

RECHNUNG -> Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch angezeigt, wenn die Dokumentenverwaltung aus einer Standardrechnung heraus aufgerufen wird.

 

 

 

 

lt. Rs mit Christian soll es noch eine Parameter geben, der steuert, ob die gescannten Dokumente gelöscht werden. Ich konnte keinen finden, Suchwörter:




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