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IN BEARB // DMS - Handling manuelle Übernahme von Dokumenten in den Fahrzeugstamm

Im Fahrzeugstamm im C-Rent können zugehörige Dokumente hinterlegt werden. 

Voraussetzungen
  • Der C-Rent Benutzer benötigt die Benutzerrechte:
    • DMS Recherche
    • Fahrzeuge Zweite Seite
    • Fahrzeuge zweite Seite Allgemein
    • Fahrzeuge zweite Seite Dokumente
    • Belegarten > nach Bedarf

      image-1689759157105.png 

  • Auf dem sog. Remotedesktop (von wo aus Sie ins C-Rent gehen) einen Ordner für gescannte Dokumente erstellen. Zuerst scannen oder kopieren Sie Ihr Dokument (i.d.R. vom lokalen PC) in den Ordner gescannte Dokumente.

     

    image-1687424128397.png
  • der PC/Server muss, zum öffnen der Bilder über die Windows-Fotoanzeige verfügen. image-1639039092600.png

 

Handling

Suchen Sie das gewünschte Fahrzeug und gehen Sie über den Fahrzeugstamm auf die Dokumente/das Archiv. Klicken Sie auf den Button "Neu(Einfg)". image-1687424324339.png

Die Maske „Neues Dokument hinzufügen“ öffnet sich.
image-1687424417732.png

Wählen Sie eine passende Belegart im Drop/Down aus. (Die Belegarten können Sie unter Stammdaten – Dokumentenverwaltung – Belegarten verwalten.)
image-1687426105115.png

Klicken Sie in der Zeile Dateiname auf die drei Punkte, um das Suchmenü Ihrer Remotedektopverbindung zu öffnen.
image-1687426305446.png

Wählen Sie hier nun den passenden Ordner, in unserem Beispiel  „gescannte Dokumente“.image-1687426493728.png

Klicken Sie erst auf das gewünschte Dokument und dann unten rechts auf den Button „Öffnen“.image-1687426613139.png

Unter Dateiname wird nun das von Ihnen ausgewählte Dokument angehängt, optional ist das hinzufügen einer „Bemerkung“ möglich.
image-1687426859410.png

Per Klick auf OK wird das Dokument im Fahrzeug-Archiv hinterlegt.image-1687427030355.png

Wenn Sie in der Spalte "Ausw." einen Haken setzen können Sie ein oder mehr Dokument per Mail verschicken oder drucken.

 

Scanpfad verwenden

Zur Vereinfachung des Vorgangs kann im C-Rent Benutzer ein fester Scannpfad hinterlegt werden.image-1689941079185.png

Über Stammdaten > Dokumentenverwaltung > Standardbelegarten können Standardbelegarten gepflegt werden. Vorteil, die Spalte Belegart wird dann automatisch befüllt.

image-1690295417735.png

Es sind folgende Gruppen vordefiniert:

  • Scanart UNFALLBERICHT
    Die in folgenden Masken eingescannte Dokumente werden automatisch der Belegart "Schadendokument" zugeordnet.

    image-1689946727123.png

    image-1689946760308.png

     

  • Scanart MEDIEN
    Wirdin den Mediendateien verwendet (hat hier also keine weitere Bedeutung).

  • Scanart MV
    Die im Vertrag (Reservierung oder Mietvertrag) eingescannte Dokumente werden automatisch der Belegart "Mietvertrag" zugeordnet.

    image-1689946678751.png

     

  • Scanart KUNDEN

    Alle Einträge dieser Gruppe werden automatisch der Belegart "Kunden/Lieferanten/Vermittler" zugeordnet , wenn die Dokumentenverwaltung aus einem Kunden heraus aufgerufen wird.image-1690289775344.png

    image-1690289800502.png

 

 

RS TS: lt. Rs mit Christian soll es noch eine Parameter geben, der steuert, ob die gescannten Dokumente gelöscht werden. Ich konnte keinen finden, Suchwörter:




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