E-Rechnungen

Vorwort

Hier stellen wir erste Informationen zu E-Rechnungen in C-Rent zur Verfügung.

Beachten Sie bitte, das es sich um eine Vorläufige Anleitung handelt- Änderungen behalten wir uns vor.

Es wird eine Änderung im Kundenstamm im Reiter allgemein geben. Der einzel-Haken Zugferd Kunde entfällt zukünftig und wird durch folgende neue Auswahloptionen ersetzt:

Keine
XML = E-Rechnung XML
ZuGFeRD = Zugferd mit kombinierter XML
XML + PDF = E-Rechnung XML mit PDF.

Beim Release wird nichts an den Bestandskunden geändert. Dies kann selbst manuell angepasst werden. Bei Bedarf können wir dies mit einer 0,5 H Aufwandspauschale für alle Bestandskunden gleich anpassen.
BSP.: alle Kunden mit Vorsteuerabzugsberechtigung >Ja auf Typ 2. XML setzen.
Andere Anpassungen z.B. nach Kundenkategorie etc. können gesondert abgeschätzt und erstellt werden.
--> Kommen Sie bei Bedarf bitte direkt auf Ihren Kundenbetreuer zu.

Bei Kunden die Zugferd vorher genutzt haben wird automatisch der Haken bei ZuGFeRD gesetzt.
Im Zuge der E-Rechnungen wird auch Zugferd neu/überarbeitet, weitere Informationen hierzu folgen später.

Tool zur Visualisierung

Eine möglich Option die Visualisierung prüfen ist z.B.: https://xrechnung.rib.de/
Es gibt aber auch andere Seiten, die Sie nutzen können.

Pflichtfelder und benötigte Daten

Tarife

Verwendete Tarife benötigen für die E-Rechnung immer eine Beschreibung(1) sonst kommt es zu Problemen.

Mandant

1.) Adress- und Kontaktdaten: Name, Str, PLZ, Ort

2.) Station Zentrale: Hier muss eine der angelegten Stationen als Zentrale hinterlegt werden.

3.) Steuerkennung: Ust-ID

weitere Pflichtfelder

Station

Zentrale Station:

1.) Name2 (für den Namen des Verkäufers).

2.) Straße, PLZ, Ort, Land

3.) Telefon, E-Mail

4.) Bankverbindung: IBAN1 / BIC1

5.) Steuerkennung: UsSt1

Es sollten immer ALLE Stationen gepflegt werden (auch inaktive - um ggf. Rechnungen nachzudrucken als E-Rechnung). Alle Stationen sollten wie die Zentrale gepflegt sein.

Bei Rechnungen, zu denen eine Station ermittelt werden kann, werden die Daten der gewählten Station verwendet.

Kann keine Station ermittelt werden, dann werden die Daten der Zentrale verwendet.

Stammdaten Station es zählen nur Einträge in Bank1 BIC IBAN // Bank 2 wird nicht verwendet.

Banken

Alle verwendeten Bankverbindungen müssen in der zentralen Tabelle der Bankverbindungen eingetragen sein, weil darüber

der Inhaber des jeweiligen Kontos bestimmt wird. Sollte darüber kein Inhaber ermittelt werden können, dann wird der Name des Mandanten genommen. Sind die Daten unvollständig hinterlegt, dann wird die erste hinterlegte Bankverbindung genommen, um die Daten für die Verkäufer-Bankverbindung zu ermitteln.

Die Bank(en) aus den Stationen müssen über Stammdaten > Unternehmensstruktur/Sonstiges > Banken gepflegt werden.
Feld Inhaber muss hier befüllt sein, sonst kommt es zu Problemen.

Rechnungsmaske

Für Rechnungen werden folgende Daten ermittelt.

1.) Der Empfänger der Rechnung.

2.) Der Mietvertrag, dem diese Rechnung zugeordnet ist. Bei einer Sammelrechnung wird der erste

der Verträge genommen, der abgerechnet worden ist. ( wenn vorhanden)

3.) Die Art der Rechnung (Haupt-,Teil-,Zusatz-, oder Korrekturrechnung)

(Je nach Art der Rechnung wird der genaue Typ der X-Rechnung bestimmt):

a.) Handelsrechnung = Typ 380, wenn keine der folgenden Typen ermittelt worden ist.

b.) Rechnungskorrektur = Typ 384, für eine Gutschrift/Ausbuchung auf eine vorhergehende Rechnung.

c.) Gutschriftanzeige = Typ 381, für eine gesonderte (Vermittler-)Gutschrift, bzw. Ausbuchung.

d.) Teilschlussrechnung = Typ 326, Abschlagsrechnung.

4.) Es werden ggfs. Referenzen auf vorherige Rechnungen ermittelt (Typen 384, 326).

5.) Die Vermietstation wir für die Ermittlung der Bankverbindung verwendet (s.o.).

6.) weitere Daten die übernommen werden:

- Bestellnummer/Auftragsnummer = Sonderkonditionen1

- Kostenstelle (Kunde)

- Lieferadresse: Zustell- und Abholdaten, wenn vorhanden.

(zu klären, wie aus Zustell- und Abholadresse die Lieferadresse werden soll. u.U. muss

auch die Bundeslandkennung = CountrySubDivisionName befüllt werden)

- Rabatt

- Der Abrechnungszeitraum

a.) Hauptrechnung: Der Mietzeitraum.

b.) Teilrechnung: Der Abschlagszeitraum.

c.) Mautrechnung: Der Zeitraum der abgerechneten Mautpositionen.

d.) Vermittlergutschrift: Der Zeitraum über den die Provision ermittelt worden ist.

Für den Rechnungsempfänger (Kundenstamm) müssen die folgenden Daten hinterlegt sein:

1.) E-Mail-Adresse und ggf. die Leitweg-ID (ohne Leitweg ID kommt kein Fehler oder Hinweis, die E-Rechnung wird dann abgespeckt erstellt.)

2.) Adressdaten: Name, Straße, PLZ, Ort, Land

3.) Kontaktdaten: E-Mail, Telefonnummer

4.) Bankdaten: IBAN

Hinweise zu den Rechnungspositionen:

1.) Für eine Rate muss eine Beschreibung hinterlegt sein, da die Position sonst nicht angelegt werden kann. (Tarifstruktur)

2.) Die Beschreibung2 (z.B. abgerechnete Mautpositionen) werden im Freitext der Rechnungsposition eingetragen.

3.) In den Stammdaten können bei den Einheiten nun entsprechende Codes für die E-Rechnung gepflegt werden.

(zu klären: die möglichen Codes sind fest vorgegeben und bestimmte Einheiten müssen u.U. abgeleitet werden,

wie z.B. die Einheiten 'Wochenende', '3 Tage', '4 Stunden', o.ä.) (Stand AB 04.02.25 das wird grade noch eingebaut)

4.) Für den Steuerschlüssel werden aktuell die Typecodes S und Z unterstützt.

Hinweise zu der Verwendung von Rabatten (Spalte %) als einzelne Zeile:

1.) Für Rabatt-Position wird anstatt dessen ein Gesamtrabatt zu der Rechnung hinzugefügt.

2.) Kommen Positionen mit und ohne MwSt. vor, so wird der Rabatt anteilig aus den Nettosummen bestimmt.

weitere Pflichtfelder

Kundenstamm

Im Kundenstamm müssen unbedingt die Felder Leitweg ID & E-Mail befüllt sein.

> Definition: Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die von öffentlichen Auftraggebern (z. B. Bundesbehörden, Landesverwaltungen, Kommunen) vergeben wird. Ohne Leitweg ID kommt kein Fehler oder Hinweis, die E-Rechnung kann dann allerdings nur abgespeckt erstellt werden.

weitere Pflichtfelder im Kundenstamm

Mietvertrag

In die Position der Mietrate werden weitere Informationen eingefügt:
Fahrer: Name des Fahrers
genutzte Fahrzeuge: das Kennzeichen des Im Mietvertrag hinterlegten Fahrzeuges
Kilometerstand Abfahrt: Anfangskilometerstand des Mietvertrages Kilometerstand Ankunft: Endkilometerstand des Mietvertrages
gefahrene Kilometer: Differenz aus Anfangs- und Endkilometerstand
Diese werden in das Feld "ArtikelDescription" der Mietrate eingefügt.

Steuerschlüssel

Der Steuersatz

Einheiten

ACHTUNG, die Einheiten werden hier mit Codes abgekürzt. Dies ist extern vorgegeben.
Eine Liste der Codes z.B. hier in Datev: https://apps.datev.de/help-center/documents/1020477

Hier müssen Kürzel für die E-Rechnung zugeordnet werden, über das Drop Down. aktuell muss hier Stück und KM befüllt werden. Die Tabelle wird noch ergänzt. (Einige Einheiten können nicht zugeordnet werden wie z.B. 3Stunden etc.)

Archiv für E-Rechnung einrichten

Damit die E-Rechnungen als PDF im Archiv auftauchen, müssen Sie das Archiv korrekt einstellen.

Konfigurationstools -> Ausdrucke
> für den Zugang zur Maske wird die Benutzer-Berechtigung "Ausdrucke bearbeiten" benötigt.

Dort kann man dann den Haken in der Spalte "Archivieren" setzen oder entfernen. In unserem Beispiel werden einfach alle Rechnungen archiviert.

Parameter

BE_Rechnungen_Deaktiviert - Sollen bei der Erzeugung einer PDF für eine Rechnung KEINE XML-Datei erzeugt, oder in die PDF-Datei eingebettet werden, unabhängig von der Einstellung im Kunden?
> Muss für E-Rechnung auf 0 stehen. Ausgeliefert wird der Parameter mit 0 (aktiv).

bERechnung_SellerDataFromStation - Sollen bei einer E-Rechnung die Verkäuferdaten aus der Station (=1) oder aus dem Mandanten (Null,0) kommen?
> Steht im Standard auf 0 für Mandant
> dann greift C-Rent nur auf die Daten der im Mandant hinterlegten Zentrale zu!
> Bei 1 wird (wenn ermittelbar) der Wert der Station des Vorgangs (Rechnung zu MV) genommen, bei Rechnungen ohne Station

kommen die Daten aus der Zentrale.

Über den Parameter BERECHNUNG_ARTIKELID_PK kann bei der Erstellung einer E-Rechnung aktiviert werden, dass das Feld Artikelnummer / SellerAssignedID (BT-155) auf den Wert der der internen, fortlaufenden Nummer der Rate gesetzt wird, anstatt hier die Rate ([<Preisliste>]<Ratencode>) zu verwenden.

Weitere Hinweise / Informationen

Es wird mindestens das EN16931 (COMFORT)-Schema unterstützt (urn:cen.eu:en16931:2017).

Als erweitertes Schema wird urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 unterstützt.

Folgende Ausdrucke sind nicht E-Rechnung-fähig:

Proformarechnung
Einkauf Rechnung
Splittrechnung