in BEARB // Handling Kautionen

Hintergrund

Unterschied zwischen Vorauszahlung und Kaution:

Vorauszahlung
Bei einer Vorauszahlung zahlt der Vertragskunde im Voraus einen Teilbetrag, Gesamtbetrag oder Überzahlung vorab auf Reservierung oder Mietvertrag. Diese Zahlung ist nicht steuerrechtlich relevant, solange diese Zahlung nicht 30 Tage vor der Miete/Rechnungsstellung stattfindet. Mit diesen Geldern darf das Unternehmen auch arbeiten (z.B. zur eigenen Kostendeckung).

Kaution
Ist eine Zahlung vom Vertragskunden, die nicht weiter verwendet werden darf. 

Bei einer Kaution wird Geld als Sicherheit, bspw. bei der Miete eines Fahrzeuges hinterlegt. Die geleistete Kaution gehört weiterhin dem Kautionsgeber, also demjenigen, der die Kaution bezahlt. In einigen Fällen wird später die Kaution bei der Begleichung der Rechnung verrechnet. Dadurch ähnelt die Kaution einer Anzahlung oder Vorauszahlung. Rechtlich und buchhalterisch besteht hierbei jedoch ein Unterschied. Die Kaution ist im Gegensatz zur Anzahlung oder Vorauszahlung nicht mit einer Forderung, bspw. zum Begleichen einer Rechnung, Rückzahlung eines Darlehens oder dem Erbringen einer Leistung, verbunden. Im Fall der Insolvenz eines Kautionsnehmers gehört diese auch nicht zur Insolvenzmasse.  Kann eine Leistung nicht erbracht werden, weil bspw. das vermietete Fahrzeug defekt ist, ist eine Vorauszahlung der Miete nach dem Mietrecht zu erstatten. Eine Kaution ist aber in angemessener Frist bei Rückgabe der gemieteten Sache zu erstatten.

Buchhalterisch wird eine Kaution ebenfalls anders als eine Anzahlung oder Vorauszahlung behandelt. Eine Anzahlung oder Vorauszahlung entspricht einer Forderung auf die Erbringung einer Leistung. Die Kaution ist dagegen als Ausleihung zu behandeln. 

Besonderheiten z.B. im Wohnmobilgeschäft
Beispiel: Der Kunde zahlt eine Vorauszahlung 6 Monate im Voraus, diese ist somit steuerpflichtig, weil die Miete erst in 6 Mnaten beginnt. Darum empfiehlt es sich hier eine Kaution zu nutzen. 

 

Voraussetzungen

Kautionskonto anlegen (z.B.  Sachkonto 1350, Einstellung als Zahlungskonto)
Zahlart Kaution anlegen mit dem Kautionskonto z.B. 1350. 
Erlöskonto für Kautionen (z.B. xy)
Zusatzrate zur Rechnungsstellung der Kaution

 

Handling

Wir empfehlen möglichst auf Kautionen zu verzichten und vorrangig mit Mietvorauszahlungen zu arbeiten.  Denn Kautionen sind 
Die Zahlungen werden bei Rechnungsstellung mit der Rechnung verrechnet und der Verwaltungsaufwand ist sehr gering.

Sollte dies nicht möglich sein haben Sie folgende Optionen:

Option 1 - Kautionseinnahme OHNE Buchung
Die Kaution kann als Bemerkung oder auch im Feld Kaution direkt im Vertrag hinterlegt werden. Eine Buchung erfolgt hier nicht.nicht, das Feld ist rein plakativ. Nach Rückzahlung der Kaution kann dies ebenfalls in den Texten hinterlegt oder entfernt werden. Vorteil wenig Verwaltungsaufwand. Nachteil Nachvollziehbarkeit.

Option 2 - Kaution mit Kautionsrechnung
Erstellen Sie über die Reservierung/Vertrag eine Zusatzrechnung über die Kaution (Zusatzrate für Kautionen mit entsprechenden Erlöskonto für Kautionen verwenden) und buchen Sie die Kaution als Zahlung auf diese Rechnung.
Nach Rückzahlung der Kaution muss die Rechnung dann storniert werden. Nachteil, es werden ggf. viele Stornos produziert (was eine Steuerprüfung zur Folge haben könnte). 

Option 3 - Kautionsbuchung per Kreditkarte
Nur möglich wenn das Modul Kreditkartenzahlung im C-Rent aktiv ist. Hier kann der Betrag auf der Kreditkarte reserviert werden.
Vorteil wenig Verwaltungsaufwand.

Buchung der Kaution im C-Rent (nicht empfohlen)
Das C-Rent kann eine gebuchte Kaution nicht von einer normalen Vorauszahlung unterscheiden. Die Unterscheidung kann hier nur über das genutzte Zahlungskonto erfolgen. Die Kaution kann so mit entsprechender Zahlart und hinterlegten Konto eingebucht werden.
ACHTUNG die Kaution muss dann VOR der ersten Rechnungserstellung wieder ausgezahlt werden, da das C-Rent sonst die erhaltene Zahlung der Rechnung automatisch zuordnet. Die Kautionen sind anhand des Kontos zwar im C-Rent eindeutig gekennzeichnet, der Erfahrung nach wird dies aber von Mitarbeitern gerne mal übersehen (dies führt dazu das die Kaution dann quasi als Vorauszahlung auf die Rechnung gebucht wird, was Buchhalterisch falsch ist).