C-Rent Web 6 - Arbeiten mit der Dispo

Kontext Fahrzeug

Durch einen Linksklick auf ein Fahrzeug erscheint ein Menü mit diversen Informationen.

= Öffnet den Fahrzeugstamm

= Führt zur Vertragssuche, in der die zum Fahrzeug zugehörigen Verträge aufgelistet werden.

Menüsteuerung Dispo

Fahrzeugreservierung oder Gruppenreservierung

Bei der Aufnahme einer Reservierung hat man die Wahl zwischen einer Gruppenreservierung oder der Reservierung eines spezifischen Fahrzeugs.

Gruppenreservierung

Ein Linksklick auf den leeren Bereich der Dispo, direkt neben der Zeile Station, öffnet ein Fenster, über das eine neue Gruppenreservierung erstellt werden kann.

Fahrzeugreservierung / Mietvertrag

Ein Linksklick auf den leeren Bereich der Dispo, direkt neben der Zeile eines KFZ, öffnet ein Fenster, das aus vier Blöcken besteht:

= führt zur Maske für eine neue Reservierung

= führt zur Maske für einen neuen Mietvertrag

= führt zur Maske für eine neue Transferfahrt

= führt zur Maske für eine neue Transferfahrtreservierung

Reservierungen verschieben

Reservierungen lassen sich vertikal auf andere Fahrzeuge oder auf die Station (Gruppenreservierung) verschieben, indem sie durch Klicken und Halten der linken Maustaste markiert werden. Ziehen der Maus über ein freies Feld und Loslassen der Maustaste platziert die Reservierung am neuen Ort. Auf diese Weise lassen sich z. B. Gruppenreservierungen einem bestimmten Fahrzeug zuordnen.

Abschließend muss die Sicherheitsabfrage bestätigt werden.

Kontextmenü Gruppenreservierung

Ein Linksklick auf den Vorgang Gruppenreservierung zeigt das zugehörige Menü:

= ein Klick führt weiter zur Reservierungsmaske

= ein Klick führt zum Druckmenü, hier kann die Reservierungsbestätigung versendet werden.

= ein Klick führt zum Druckmenü, hier kann die Ablehnung der Reservierung versendet werden.

Kontextmenü Reservierung

Ein Linksklick auf den Vorgang Fahrzeugreservierung zeigt das zugehörige Menü:

Hier gibt es zusätzlich den Punkt

= Ein Klick auf den Button führt zum Checkout

Kontextmenü Mietvertrag

Ein Linksklick auf den Vorgang Mietvertrag zeigt das zugehörige Menü.
Bei Verträgen mit Status CO kann hier auch der CO Rückgängig gemacht werden.

Hier steht zusätzlich der Button zum Check -In zur Verfügung:
= Ein Klick auf den Button führt zum Check-In

Bei Verträgen mit Status CI (die noch nicht abgerechnet wurden) kann hier auch der CO Rückgängig gemacht werden.

Die Reservierungsmaske

Die Reservierungsmaske bietet eine Vielzahl an Eingabemöglichkeiten und Optionen. Obwohl es von Vorteil ist, so viele Angaben wie möglich zu tätigen, sind zur Durchführung einer Reservierung nur wenige zwingend notwendig.

Die Pflichtfelder bei Anlage sind Kunde, vor. Ankunftsdatum, vor. Ankunftszeit und ggf. Personalnummer-Res.

Falls man die detaillierte Beschreibung der Reservierungsmaske überspringen möchten, um sich später mit ihr zu befassen und nun erst einmal schnellstmöglich eine Reservierung durchzuführen, kann man das tun, indem man auf "Reservierung durchführen" klicken.

Kopfzeile

Ganz oben in der Maske gibt es wieder eine Kopfzeile . Diese beinhaltet die folgenden Punkte:

Speichern
Sichert den Vorgang, der Button wird rot, sobald alle Pflichtfelder befüllt wurden.

Bemerkungen
Ein Klick auf den Button öffnet das Bemerkungsfeld. Hier steht es Ihnen wieder frei, Bemerkungen einzufügen.

Drucken
Führt zum Druckmenü

Schäden
Führt zur Schadensverwaltung

Dokumente
Führt zum Dokumentenarchiv

Rechnung
Zeigt die zugehörigen Rechnungen an.

Weitere Aktionen

Fahrzeugtausch
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, hier einen Fahrzeugtausch durchzuführen.

Löschen
löscht den Vorgang (nur möglich wenn es keine Rechnungen / Zahlungsbuchungen gibt)

Eingabemöglichkeiten Bereich 1

Kunde
Das Betätigen des Buttons führt zur Kundensuche, in welcher der zum Mietvertrag gehörende Kunde standardmäßig ausgewählt ist. So hat man nochmal die Möglichkeit, Kundendaten einzusehen oder zu ändern.

Rechnungsempfänger / Versicherung
Falls für diesen Mietvorgang eine vom Kunden abweichende Adresse als Rechnungsempfänger existiert, kann dies hier eingetragen werden. Im Fall einer Unfallersatzmiete z.B. wäre das die Versicherung des Schädigers. Bei Klick auf den Button , öffnet sich wieder die Maske "Kundensuche". Allerdings ist nun unter "Adressart" ganz rechts Versicherung markiert. Sie können nun nach einer schon eingetragenen Versicherung suchen oder eine Neue anlegen.

Vermittler
Hier kann ein dem Vertrag zugehöriger Vermittler angegeben werden (für mehr Informationen siehe Kapitel Vermittlerreservierung).

Fahrzeug
Falls die Reservierung bereits mit einem Fahrzeug verknüpft ist, werden hier die wichtigsten Angaben zum Fahrzeug angezeigt. Mit einem Klick auf "ändern" gelangt man zur Fahrzeugsuche. Ist kein Fahrzeug verknüpft wird nur die Fahrzeuggruppe angezeigt.

Eingabemöglichkeiten Bereich 2

Fahrer 1
Sollte der Fahrer des KFZs eine andere Person als der Kunde sein (z.B. bei Firmen mit mehreren Mitarbeitern), kann man hier einen für diesen Mietvertrag gültigen Fahrer samt Kontaktdaten anlegen. Wurde bereits ein der Firma zugehörigen Fahrer angelegt, klickt man einfach auf den Button "einfügen" und wählt den betreffenden Fahrer aus der Suchmaske.Wurde noch kein Fahrer angelegt, klickt man auf "neuen Fahrer anlegen" und man wird zu einer neuen Maske weitergeleitet.

Fahrer 2
Hier lässt sich ein weiterer Fahrer angeben. Fahrer auswählen oder auf "neuen Fahrer anlegen" klicken, um einen neuen Fahrer einzugeben.

Bereich "Abfahrt"

Geplante KM
Die vom Kunden geplante Strecke in Kilometern.

Abfahrtsstation
Hier wird die Abfahrtsstation angegeben. Dieses Feld wird automatisch mit der Station gefüllt, die dem Fahrzeug zugeordnet ist.

Abfahrtsdatum / Abfahrtszeit
(Datum/Zeit) - Bei diesem Feld, welches das Abfahrtsdatum und daneben die Uhrzeit angibt, handelt es sich um ein Pflichtfeld, das für eine Reservierung zwingend ausgefüllt sein muss. Das System befüllt das Feld automatisch entweder mit dem Datum, das über die Dispo ausgewählt wurde (Linksklick auf entsprechende Zeile --> Reservierung aufnehmen) oder trägt einfach das aktuelle Datum ein. Beides- Datum und Uhrzeit- lassen sich natürlich auch manuell ändern.

Vor. Ankunftsdatum / Ankunftszeit
Das voraussichtliche Ende des Mietzeitraums (Datum und Zeit).

Vor. Ankunftsstation
Hier wird die Station angezeigt, an der das Fahrzeug wieder übergeben wird. Für eine Anzeige weiterer Stationen kann das Drop-Down Feld genutzt werden.

Personalnummer-Res
Hier kann die Personalnummer des Bearbeiters der Reservierung eingetragen werden.

Personalnummer-CO
Hier wird die Personalnummer des Mitarbeiters eingetragen, der den Check-Out einleitet und abschließt.

Es gibt bei Zustellung und bei Abholung je drei Häkchen mit folgenden Funktionsideen im Standard:

1. Häkchen "Zustellung" / "Abholung"
zeigt das eine Zustellung / Abholung gewünscht wird
-> Farbe "Dispo Zustellung / Abholung", wird in der Dispo angezeigt, wenn 2. und 3. nicht angehakt sind.

2. Häkchen "Zugestellt" / "Abholbereit"
-> Farbe "Dispo Abholung kann durchgeführt werden" wird angezeigt wenn angehakt, unabhängig davon ob 1. oder 3. angehakt ist.

3. Häkchen "Zustellung / Abholung Privatadresse" (bei eingetragenem Vermittler oder RE-Empfänger)
-> Farbe "Dispo Zustellung / Abholung Privat" wird angezeigt, wenn 2. nicht angehakt ist.

Öffnen
Der Button "öffnen" führt zu einer Maske, in der man alle erforderlichen Daten eintragen kann, für den Fall, dass eine Zustellung und Abholung gewünscht wird. Die bei der Übergabe oder Abholung zurückgelegten Kilometer können nachträglich eingetragen werden. Wird eine Zustellung und/oder eine Abholung eingetragen, wird dies in der Dispo mittels rotem Balken am Anfang und Ende des Mietvertrags vermerkt.

Bereich "Ankunft"

Dieser Block wird erst bei Mietvertrag Check-In frei geschaltet.

Zahlungsart

Zahlungsart
Hier kann die Zahlart für eine Vorauszahlung vermerkt werden.

Vorauszahlung
Hier wird der Betrag eingegeben, der als Vorauszahlung gebucht werden soll.

Vorauszahlung buchen
Ein Klick auf den Button führt zur Buchungsmaske, ein weiterer Klick auf "Zahlung buchen" löst die Buchung der Vorauszahlung aus.

Buchungsübersicht
Öffnet eine Übersicht der zum Vorgang gebuchten Zahlungen.

Kaution
Die Kaution kann hier direkt im Vertrag hinterlegt werden. Eine Buchung erfolgt nicht, das Feld ist rein plakativ. Nach Rückzahlung der Kaution kann das Feld Kaution wieder geleert werden, alternativ könnte die Rückzahlung auch in "Bemerkung Vertrag" notiert werden.

Selbstbeteiligung
Hier wird der Betrag der Selbstbeteiligung eingegeben.

Faktura-Tag
Wählen Sie den gewünschten Faktur-Tag einfach aus dem Drop Down Menü aus. Ist der Faktura-Tag im verwendeten Kundenstamm hinterlegt, wird er hier automatisch übernommen.

Eingabemöglichkeiten Bereich 3

Bemerkungen

Serviceberater/Ansprechpartner
Hier kann ein Ansprechpartner (für den Fall, dass es sich beim Kunden um eine Firma handelt) eintragen werden.

Auftragsnummer
Externe Auftragsnummern können hier vermerkt werden.

Bemerkung Vertrag
Diese Bemerkung wird auf den Vertrag gedruckt.

Kostenstelle (Kunde)
Kostenstelle des Kunden, über die der Vorgang laufen soll.

Sonstiges

Fahrzeug fest zuordnen
Bei gesetztem Haken, ist das gewählte Fahrzeug diesem Vertrag bzw. dieser Reservierung fest zugeordnet. Sie können den Vorgang in der Dispo also nicht auf ein anderes Fahrzeug verschieben. In der Dispo-Ansicht wird dies über ein kleines Schloss, oben links im Vorgang angezeigt.

Must-Be
Wenn hier der Haken gesetzt ist, bedeutet das, dass die Angaben, die sie in der Reservierungsmaske tätigen, nicht nachhaltig verändert werden sollen und die Reservierung bzw. der Mietvorgang nur zu den Konditionen ablaufen soll, die von Ihnen angegeben werden. Um zu gewährleisten, dass dies auch für Mitarbeiter auf den ersten Blick ersichtlich ist, wird der Vorgang in der Disposition in türkis dargestellt (entsprechende Voreinstellung vorausgesetzt). Sie können den Vorgang in der Dispo also nicht auf ein anderes Fahrzeug verschieben.

Gutscheincode / Hinzufügen
Die Eingabe der Gutscheine im CRW6 erfolgt über das Feld "Gutscheincode", der Gutscheincode wird hier eingegeben und mit Klick auf "HINZUFÜGEN" bestätigt.

Rechnungspositionen

= Über diesen Button können weitere Rechnungspositionen hinzugefügt werden. Bei Klick wird die Tarifsuche aufgerufen, in der der gewünschte Tarif ausgesucht und per Klick auf "EINFÜGEN" übernommen werden kann.

Festpreis
Soll es sich beim Angebot um einen Festpreis handeln, der nicht verändert werden soll, so kann man dies hier per Hakensetzung markieren. Der Haken setzt sich bei manueller Preisveränderung automatisch. Wird der Haken gesetzt, wird der Preis sowie die freien Kilometer festgesetzt und werden bei einer Neukalkulierung der Vertragslaufzeit nicht neu berechnet. Dies betrifft auch den Check-In Prozess. Wenn das Check-in Datum eingegeben wird, findet keine Neuberechnung statt. Der Preis und die KM bleiben bestehen.

Tarifauswahl

Bereits bei der Reservierung können Details für die spätere Rechnung gepflegt werden. Man kann schon die gewünschte Rate eingeben.
Es empfiehlt sich, die Option "Bestrate" auszuwählen, um den für den Kunden passenden Tarif zu bekommen. Wurde der Button betätigt, erscheinen in einem neuen Fenster die für den Kunden günstigsten Tarife.
Falls mit Preislisten gearbeitet wird (wie in unserem Beispiel hier), dann muss erst die Preisliste gewählt werden, bevor man auf Bestrate klickt.

Die Mietvertragsmaske CO

Anmerkung: Die folgenden Bereiche sind erst sichtbar, wenn eine Reservierung in Mietvertrag gewandelt wurde. Alle anderen Felder sind mit der Reservierungsmaske identisch.

KM-Stand
Der aktuelle KM-Stand. Dieses Feld wird beim Anlegen eines Mietvertrags automatisch mit dem letzten Check-In – Km-Stand befüllt.

Betankung
Hier wird der Füllstand des Tanks eingetragen. Die Eingabe erfolgt mittels Ziffern, welche die aktuelle Standhöhe des Kraftstoffs symbolisieren sollen. Eine Acht steht für komplett befüllt, eine Null für leer.

Die Mietvertragsmaske CI

Anmerkung: Die folgenden Bereiche sind erst sichtbar, wenn der Mietvertrag eingecheckt wurde. Alle anderen Felder sind mit der Reservierungsmaske/ Mietvertragsmaske CO identisch.

Bereich "Ankunft"

KM-Stand
Hier wird der Kilometerstand nach der Ankunft eingetragen. Dieser Wert hat ggfs. Auswirkungen auf die Berechnung des Preises.

Betankung
Hier wird der Kraftstofffüllstand bei Ankunft an (8=voll, 0=leer) eingetragen. Wird das Auto mit einem geringeren Füllstand eingecheckt, werden den Kostenpositionen ein Eintrag mit Namen "Betankung" hinzugefügt, in dem die anfallenden Kosten für die Betankung eintragen werden können.

Ankunftsdatum / Ankunftszeit
In dieses Feld wird das Ankunftsdatum eingetragen. Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld, dessen eingetragener Wert muss mindestens Abfahrt (dat/h) +1 Minute betragen.

Ankunftsstation
Hier wird die Ankunftsstation eingetragen.

Personalnummer-CI
In diesem Feld wird die Personalnummer des Mitarbeiters, der den Check-In durchführt, eingetragen.

Gefahrene KM
Hier werden die tatsächlich gefahrenen Kilometer angezeigt. (Differenz aus KM-Stand Ankunft & Abfahrt)

Tage
Anzahl der vermieteten Tage