Arbeiten mit der Dispo
Kontext Fahrzeug
Durch Linksklick auf ein Fahrzeug erscheint ein Menü mit diversen Informationen.
= Öffnet den Fahrzeugstamm
= Führt zur Vertragssuche, in der die zum Fahrzeug zugehörigen Verträge aufgelistet werden.
Menüsteuerung Dispo
Fahrzeugreservierung oder Gruppenreservierung
Bei der Aufnahme einer Reservierung haben Sie die Wahl zwischen einer Gruppenreservierung oder der Reservierung eines spezifischen Fahrzeugs.
Gruppenreservierung
Ein Linksklick auf den leeren Bereich der Dispo, direkt neben der Zeile Station, öffnet ein Fenster, über das eine neue Gruppenreservierung erstellt werden kann.
Fahrzeugreservierung / Mietvertrag
Ein Linksklick auf den leeren Bereich der Dispo, direkt neben der Zeile eines KFZ, öffnet ein Fenster, das aus vier Blöcken besteht:
= führt zur Maske für eine neue Reservierung
= führt zur Maske für einen neuen Mietvertrag
= führt zur Maske für eine neue Transferfahrt
= führt zur Maske für eine neue Transferfahrtreservierung
Reservierungen verschieben
Reservierungen lassen sich vertikal auf andere Fahrzeuge oder auf die Station (Gruppenreservierung) verschieben, indem sie durch Klicken und Halten der linken Maustaste markiert werden. Ziehen der Maus über ein freies Feld und Loslassen der Maustaste platziert die Reservierung am neuen Ort. Auf diese Weise lassen sich z. B. Gruppenreservierungen einem bestimmten Fahrzeug zuordnen.
Abschließend bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Kontextmenü Gruppenreservierung
Ein linksklick auf den Vorgang Gruppenreservierung zeigt das zugehörige Menü:
= ein Klick führt weiter zur Reservierungsmaske
= ein Klick führt zum Druckmenü, hier kann die Reservierungsbestätigung versendet werden.
= ein Klick führt zum Druckmenü, hier kann die Ablehnung der Reservierung versendet werden.
Kontextmenü Reservierung
Ein linksklick auf den Vorgang Fahrzeugreservierung zeigt das zugehörige Menü:
Hier gibt es zusätzlich den Punkt
= Ein Klick auf den Button führt zum Checkout
Kontextmenü Mietvertrag
Ein linksklick auf den Vorgang Mietvertrag zeigt das zugehörige Menü:
Hier steht zusätzlich der Button zum Check -In zur Verfügung:
= Ein Klick auf den Button führt zum Check-In
Die Reservierungsmaske
Die Reservierungsmaske bietet eine Vielzahl an Eingabemöglichkeiten und Optionen. Obwohl es von Vorteil ist, so viele Angaben wie möglich zu tätigen, sind zur Durchführung einer Reservierung nur wenige zwingend notwendig.
Die Pflichtfelder bei Anlage sind Kunde, vor. Ankunftsdatum, vor. Ankunftszeit und ggf. Personalnummer-Res.
Falls Sie nun die detaillierte Beschreibung der Reservierungsmaske überspringen möchten, um sich später mit ihr zu befassen und nun erst einmal schnellstmöglich eine Reservierung durchzuführen, können Sie das tun, indem Sie auf "Reservierung durchführen" klicken.
Kopfzeile
Ganz oben in der Maske finden Sie wieder eine Kopfzeile vor. Diese beinhaltet die folgenden Punkte:
Speichern
Sichert den Vorgang, der Button wird rot, sobald alle Pflichtfelder befüllt wurden.
Bemerkungen
Ein Klick auf den Button öffnet das BemerkungsfeldBemerkungsfeld. Hier steht es Ihnen wieder frei, Bemerkungen einzufügen.
Drucken
Führt zum Druckmenü
Schäden
Führt zur Schadensverwaltung
Dokumente
Führt zum Dokumentenarchiv
Rechnung
Zeigt die zugehörigen Rechnungen an (siehe Rechnung erstellen)
Weitere Aktionen
Fahrzeugtausch
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, hier einen Fahrzeugtausch durchzuführen. Siehe hierzu das Kapitel Fahrzeugtausch.
Löschen
löscht den Vorgang (nur möglich wenn es keine Rechnungen / Zahlungsbuchungen gibt)
Eingabemöglichkeiten Bereich 1
Kunde
Das betätigen des Buttons führt Sie zur Kundensuche, in welcher der zum Mietvertrag gehörende Kunde standardmäßig ausgewählt ist. So haben Sie die nochmal die Möglichkeit, Kundendaten einzusehen oder zu ändern.
Rechnungsempfänger / Versicherung
Falls für diesen Mietvorgang eine vom Kunden abweichende Adresse als Rechnungsempfänger existiert, kann dies hier eingetragen werden. Im Fall einer Unfallersatzmiete z.B. wäre das die Versicherung des Schädigers. Bei Klick auf den Button , öffnet sich wieder die Maske "Kundensuche". Allerdings ist nun unter "Adressart" ganz rechts Versicherung markiert. Sie können nun nach einer schon eingetragenen Versicherung suchen oder eine Neue anlegen.
Vermittler
Hier kann ein dem Vertrag zugehöriger Vermittler angegeben werden (für mehr Informationen siehe Kapitel Vermittlerreservierung).
Fahrzeug
Falls die Reservierung bereits mit einem Fahrzeug verknüpft ist, werden hier die wichtigsten Angaben zum Fahrzeug angezeigt. Mit einem Klick auf "ändern" gelangen Sie zur Fahrzeugsuche. Ist kein Fahrzeug verknüpft wird nur die Fahrzeuggruppe angezeigt.
Eingabemöglichkeiten Bereich 2
Fahrer 1
Sollte der Fahrer des KFZs eine andere Person als der Kunde sein (z.B. bei Firmen mit mehreren Mitarbeitern), können Sie hier einen für diesen Mietvertrag gültigen Fahrer samt Kontaktdaten anlegen. Haben Sie schon einen der Firma zugehörigen Fahrer angelegt, klicken sie einfach auf den Button "einfügen" und wählen den betreffenden Fahrer aus der Suchmaske.
Wurde noch keinen Fahrer angelegt, klicken sie auf "neuen Fahrer anlegen", sie werden zu einer neuen Maske geleitet.
Fahrer 2
Hier lässt sich ein weiterer Fahrer angeben. Wählen sie entweder einen vormals angelegten Fahrer aus oder klicken sie auf "neuen Fahrer anlegen", um einen neuen Fahrer einzugeben.
Bereich "Abfahrt"
Geplante KM
Hier können Sie die vom Kunden geplante Strecke in Kilometern angeben.
Abfahrtsstation
Hier wird die Abfahrtsstation angegeben. Dieses Feld wird automatisch mit der Station gefüllt, die dem Fahrzeug zugeordnet ist.
Abfahrtsdatum / Abfahrtszeit
(Datum/Zeit) - Bei diesem Feld, welches das Abfahrtsdatum und daneben die Uhrzeit angibt, handelt es sich um ein Pflichtfeld, das für eine Reservierung zwingend ausgefüllt sein muss. Das System befüllt das Feld automatisch entweder mit dem Datum, das Sie über die Dispo ausgewählt haben (Linksklick auf entsprechende Zeile --> Reservierung aufnehmen) oder trägt einfach das aktuelle Datum ein. Beides- Datum und Uhrzeit- lassen sich natürlich auch manuell ändern.
Vor. Ankunftsdatum / Ankunftszeit
Hier tragen Sie das voraussichtliche Ende des Mietzeitraums (Datum und Zeit) ein.
Vor. Ankunftsstation
Hier wird die Station angezeigt, an der das Fahrzeug wieder übergeben wird. Für eine Anzeige weiterer Stationen, nutzen Sie das Drop-Down Feld. 
Personalnummer-Res
Tragen Sie hier ihre Personalnummer ein.
Personalnummer-CO
Hier wird die Personalnummer des Mitarbeiters eingetragen, der den Check-Out einleitet und abschließt.
Zustellung
Ist eine Zustellung erwünscht, wird dies hier per Hakensetzung angegeben.
Abholung
Wenn das Fahrzeug abgeholt werden soll, wird hier ein Haken gesetzt.
Öffnen
Der Button "öffnen" führt zu einer Maske, in der Sie alle erforderlichen Daten eintragen können, für den Fall, dass eine Zustellung und Abholung gewünscht wird. Die bei der Übergabe oder Abholung zurückgelegten Kilometer können nachträglich eingetragen werden. Wird eine Zustellung und/oder eine Abholung eingetragen, wird dies in der Dispo mittels rotem Balken am Anfang und Ende des Mietvertrags vermerkt.
Bereich "Ankunft"
Dieser Block wird erst bei Mietvertrag Check-In frei geschaltet.
Zahlungsart
Zahlungsart
Hier kann die Zahlart für eine Vorauszahlung vermerkt werden.
Vorauszahlung
Geben Sie hier den Betrag ein, der als Vorauszahlung gebucht werden soll.
Vorauszahlung buchen
Ein Klick auf den Button führt zur Buchungsmaske, ein weiterer Klick auf "Zahlung buchen" löst die Buchung der Vorauszahlung aus. 
Buchungsübersicht
Öffnet eine Übersicht der zum Vorgang gebuchten Zahlungen. 
Eingabemöglichkeiten Bereich 3
Bemerkungen
SonstigesServiceberater/Ansprechpartner
Hier können Sie einen Ansprechpartner (für den Fall, dass es sich beim Kunden um eine Firma handelt) eintragen.
Auftragsnummer
Externe Auftragsnummern können hier vermerkt werden.
Bemerkung Vertrag
Diese Bemerkung wird auf den Vertrag gedruckt.
Sonstiges