Anleitung Mautimport

Voraussetzungen

Um den Mautimport nutzen zu können, sind gewisse Voreinstellungen von Nöten, die hier kurz beschrieben werden.
Das Modul Maut muss zuvor von Cx9 kostenpflichtig aktiviert werden.

WICHTIG:
Verwenden Sie immer die original CSV-Datei (diese darf nicht bearbeitet/verändert werden)!

Mauttarif anlegen

Zunächst muss eine Zusatztarif Maut angelegt werden.

Dies bewerkstelligen Sie auf folgendem Wege:
Wählen Sie in der Dispo „Stammdaten“ > “Tarife“ > „Tarife bearbeiten“, um zur Maske „Tarife auswählen“ zu gelangen.

Geben Sie hier nun in die Felder „Tarifcode“ eine Bezeichnung (in diesem Beispiel „MAUT“) ein. Im "Tariftyp" muss "Ausgang(Verkaufs" gewählt werden. Der Tarif wird ohne Preisliste angelegt. Der Haken bei Zusatztarif muss gesetzt sein.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neu“, um den neuen Tarif anzulegen.

Sie gelangen nun zur Maske „Raten - Zeilenlupe". Hier müssen diverse Reiter berücksichtigt werden:

Tarifeinstellungen Maut

Geben Sie die Beschreibung 1 (z.B. Belastung Maut) ein.
Setzen Sie hier folgenden Haken: „Bei man. Rechnung erlaubt“.

Des Weiteren können Sie den Schreibschutz für folgende Posten aktivieren:
„Konto“
„Steuerschlüssel“
„Kost1“
„Kost2“
Seite 5

Preisfindung / Fibu 1

Die Zusatzrate muss ohne Prozedur „RATE CALC STANDARD“ und ohne Preisliste angelegt sein!

Bei diesem Reiter sind folgende Einstellungen zu tätigen:
Einheit: Wurde dies noch nicht eingestellt, ist die Einheit hier mit X anzugeben
Konto: Hier muss ein passendes Erlöskonto (z.B. Erlöse Gebühren/Zubehör) gewählt werden. Stimmen Sie dies ggf. mit Ihrer Buchhaltung ab.
Ratenstaffelung: Geben Sie hier in die Felder „Von“ und „Bis“ 1 und 999999 ein.
Mindestabnahme: Die Mindestabnahme muss hier auf „0“ gesetzt sein.

Um die Eingabe bei Ratenstaffelung zu tätigen, klicken Sie zunächst auf den unteren Bereich der Maske. Betätigen Sie dann eine der Pfeiltasten oder die „Einfg“-Taste auf Ihrer Tastatur. Geben Sie nun die erforderlichen Daten ein und speichern Sie Ihre Angaben, indem Sie wieder eine der Pfeiltasten betätigen. Die Spalte Preis muss leer bleiben.

Zugehörige Stationen/Gültigkeit

Hier müssen Sie all die Stationen freigeben, an denen die Maut berechnet werden darf.

Betätigen Sie abschließend den „Ok“- Button. Der Tarif ist nun angelegt.

Tarifeinstellungen Mautgebühr

Wenn Sie zusätzlich eine Mautgebühr berechnen möchten so können Sie eine weiter Zusatztarif (z.B. MAUTGEB) anlegen.
Die Tarifanlage erfolgt nach dem selben Beispiel wie oben bei "MAUT". Einziger Unterschied ist das Sie hier einen Preis für die Bearbeitung der Maut pflegen:

Parameter

Der Mauttarif wird anschließend im Parameter SRATE_MAUT hinterlegt.

Falls zusätzliche Gebühren für das Abrechnen der Maut erhoben werden sollen, muss der separate Tarif (z.B. MAUTGEB) angelegt werden und im Parameter „SRATE_MAUT_GEB“ hinterlegt sein.

Übersicht aller Maut-Parameter:

BMAUT_DATUM_ABDAT - Sollen bei der Mautzuordnung die Abfahrt eines Mietvertrages der Ankunft eines anderen Mietvertrages eines Fahrzeuges bevorzugt werden? (Wichtig für Maut, die zwischen den Vorgängen liegt.)

BMAUT_EFN_IN_BESCH2 - Soll der EFN zur Mautabrechnung in der Beschreibung 2 eingetragen werden?

BMaut_Nur_Aktive_FZG - Sollen bei der Mautzuordnung nur aktive Fahrzeuge berücksichtigt werden?

BMaut_schnelle_Zuordnung - Sollen bei der Mautzuordnung die Historie der Kennzeichenverwendung nicht berücksichtigt werden? (Prüft auf ehemalige Kennzeichen der Fahrzeughistorie, wenn er auf 0 steht).

BMAUT_USE_TEMP_COPY - Soll die zu importierende Maut-Datei zunächst in dem temporären Pfad kopiert werden, bevor sie importiert wird? (Wir empfohlen wenn ein Pfad auf Netzwerk verwendet wird, dann wird die Datei erst in den C-Rent "Temp"-Ordner kopiert und dann eingelesen).

BMautabrechnung_Zeige_Rechnungsmaske - Soll bei der Erstellung einer Mautrechnung im Mautmodul für jede Rechnung die Rechnungsmaske erscheinen?

BTOLLCOLLECT_ART_COLUMN - Maut: Soll bei Toll-Collect Daten die Art-Spalte unterstützt werden
> Dieser Parameter ist nicht weiter relevant (individuell und nicht für alle nutzbar).

SAIRPLUS_MAIL_MAUT_SENDER - Emailadresse des Absenders der Maut-Email
> Dieser Parameter ist nicht weiter relevant (wird bald ausgeblendet, da nicht mehr in Verwendung.).

SAUFTRAGSIMPORT_MAIL_MAUT_SENDER - Emailadresse des Absenders der Maut-Email
> Dieser Parameter ist nicht weiter relevant (individuell und nicht für alle nutzbar).

SMAUT_MIN_ZUORDNUNG - Datum, ab dem Mautdaten zugeordnet werden

sMautgebuer_Maximalwert - Maximaler Wert, der für die Mautgebühr berechnet wird. Wird nur mit eingetragenem Parameter "SRATE_MAUT_GEB_PROZ" verwendet.

SRATE_MAUT - Tarif für die automatische Mautabrechnung

SRATE_MAUT_GEB - Gebühren für die automatische Mautabrechnung

SRATE_MAUT_GEB_PROZ - Tarif für die prozentuale Mautgebühr. Die Mautgebühren können auch prozentual berechnet werden. Hierzu muss im Parameter „sMautgebuer_Prozentsatz“ der gewünschte Prozentsatz und im Parameter „sMautgebuer_Maximalwert“ MUSS ein Maximalwert hinterlegt werden. Die Mautgebühr wird dann automatisch auf die Maut aufgeschlagen.

SSTANDARD_ZAHLART_MAUT - Standard Zahlungsart bei Mautabrechnungen aus dem Mautmodul

BMAUTIMPORT_NO_AUTO_REFRESH - Bei der Erstellung der Mautrechnung kann das Rechnungsformular nicht mehr modal angezeigt werden, aber mit dem gesetzten Parameter BMAUTIMPORT_NO_AUTO_REFRESH (auf 1) können hinterher die Rechnungen geöffnet werden.

Einlesen der Mautdatei

Um den Mautimport zu öffnen, wählen Sie „Hilfen“ Mautimport.

Haben Sie auf Mautimport geklickt, erscheint ein neues Fenster:

Erläuterungen zum Eingabeparametern

Eine Mautposition wird bei gesetztem Haken "Alle Abrechenbaren" angezeigt, wenn:
1.) keine Rechnung eingetragen ist,
2.) weder der Haken in der Spalte "Transfer" / "Berechnet" gesetzt sind.

„Import-Art“
Wählen Sie im Drop-Down-Menü zwischen „Standard“ und „AirPlus“.
„Standard“ steht hier für Daten nach dem Toll-Collect Standard, „AirPlus“ für AirPlus-Dateien.

Dateiname
Klicken Sie danach auf das Symbol. Nun können Sie die entsprechende Datei im von Ihnen angelegten Pfad auswählen.

Die Datei muss dem Toll-Collect Standard entsprechen und die folgenden Felder Semikolon-Separiert aufweisen:
Kontrollnummer ; Kfz-Kennz.; Datum; Start; Buchungsnummer; Art; Teilfahrt; Auffahrt; über; Abfahrt; Kostenstelle; Tarifversion; Ortsklasse; Zeitklasse; Achsklasse; Gewichtsklasse; Maut-Schadstoffklasse; Betreiber-ID; Verf.; km; EUR

Nach der Auswahl klicken Sie auf "Laden". Die Datei wird importiert und zu jedem Vorgang wird der zugehörige Mietvertrag automatisch ausgewählt und gruppiert nach Vertrag angezeigt.

Sollten rote Bereiche in der Spalte Mietvertrag entstehen, ist es dem System nicht möglich gewesen zu dem jeweiligen Vorgang einen entsprechenden Mietvertrag zu finden.

Das kann daran liegen, dass:

Das Kennzeichen im System nicht vorhanden ist
Das Kennzeichen zum Zeitpunkt der Mautposition mehrfach zugeordnet ist.
Dass das Kennzeichen zwar vorhanden ist, aber kein Mietvertrag / Transferfahrt in C-Rent im Zeitraum vorhanden ist.
Das zwei Mietverträge direkt aufeinander folgen und die Mautposition genau auf diesen Übergang fällt.

Sie haben dann die Möglichkeit manuell einen Vorgang in die Spalte Mietvertrag (der Mietvertrag muss angelegt sein) einzutragen, sofern Sie eine automatische Abrechnung dafür wünschen. Sollte das Kennzeichen in C-Rent vorhanden sein finden Sie in der Spalte Kennzeichen das in C-Rent gefundene Kennzeichen. Über den Button dahinter können Sie sich die Dispoansicht zu dem Fahrzeug anzeigen lassen um den gewünschten Abrechnungsvertrag zu finden.

Stellen Sie sicher, dass bei einem Wechsel oder Tausch von Kennzeichen die Aktivzeiträume der jeweiligen Fahrzeuge korrekt angegeben sind. Nur wenn zum Zeitpunkt einer Mautposition dem angegebenen Kennzeichen eindeutig ein Fahrzeug zugeordnet werden kann, wird dieses Fahrzeug hinterlegt. Für die Zuordnung der Kennzeichen wird die aktuelle Zuordnung der Kennzeichen verwendet. Daher sollten offene Mautpositionen vor einem Tausch zugeordnet sein.

Durch Hakensetzung in den Spalten "Transfer", oder "Berechnet" können nicht zu berechnende Mautpositionen, die z.B. nicht einem MV zugeordnet werden konnten, ausgeblendet werden. Der Haken "Berechnet", wird automatisch -nach erstellen einer Rechnung- gesetzt.

Abrechnungen über den Lauf erstellen

Sie können die importierten Daten mittels der in C-Rent üblichen Sortier- und Filterfunktionen filtern, wenn Sie nur bestimmte Verträge abrechnen möchten. Die Rate, die zur Abrechnung der Mautpositionen genutzt werden soll, muss im Parameter SRATE_MAUT (Stammdaten>Unternehmensstruktur/Sonstiges>Mandant>Parameter) hinterlegt werden.

Danach klicken Sie auf den Button „Abrechnen“. Es wird dann nur zu den Verträgen eine Abrechnung erstellt, die

In der Auswahlliste vorhanden sind
einen Mietvertrag eingetragen haben
das Häkchen "Berechnet" nicht haben
keinen Eintrag unter Rechnungsnummer haben.

Nach der Abrechnung der Verträge wird in der Spalte "Rechnungsnr." die jeweils erstellte Rechnung angezeigt. Sie können diese über die drei Pünktchen dahinter direkt anzeigen lassen.
Die Rechnungen sind auch im Abrechnungsbereich des jeweiligen Mietvertrages einsehbar. Sie enthalten eine Position mit der Gesamtsumme des angefallenen Mautbetrages.

Mautzuordnung und Abrechnung über den Mietvertrag

Alternativ kann die Maut auch in den Mietvertrag übertragen werden. Die Abrechnung erfolgt dann über die Rechnung im Mietvertrag und nicht in einer gesonderten Rechnung über den Lauf. Lesen Sie wie gewohnt die Mautdatei ein, so dass die Mietverträge den Vorgängen zugeordnet werden. (Der Vorgang darf natürlich noch nicht abgerechnet worden sein.)

Springen Sie über die drei Punkte direkt in den Mietvertrag. Per Klick auf den Button "Maut" übertragen Sie die Daten in den Mietvertrag.

Die Maut wird als Position im ~~Mitvertrag~~Mietvertrag übernommen.

Verlassen Sie den Vertrag per Klick auf OK. Danach muss die Mautliste aktualisiert werden.

Nach Aktualisierung wird der bearbeitete Vorgang für Maut gesperrt. Im Feld RE Nummer steht dann nur die Vertragsnummer, als Hinweis, dass die Rechnung über den Vertrag erstellt und eingesehen werden kann.

Nach Check In wird die Maut dann bei der Endabrechnung im Vertrag berücksichtigt.
Die Funktion ist auch gegeben, wenn Sie zur Abrechnung den Rechnungslauf oder die Funktion Sammelrechnung nutzen.

Rechnungsdruck

Der Druck-Button druckt ALLE markierten Mautrechnungen, per Mail oder über den Drucker.
Der Mail-Button versendet (bei Kunden mit Haken Rechnungsversand + E-Mailadresse im Kundenstamm) die Rechnung per Mail, sobald auf den Button geklickt wird. Die Mails werden im Hintergrund versendet, es erscheint also kein Mailfenster (dies ist so gewollt).
Alle anderen Rechnungen werden per Klick auf den Druckerbutton mit im Drucker ausgegeben.

Die versendeten Mails können Sie in der Abfrage Controlling > "Versendete E-Mails[5047]“ einsehen.

Beim Druck ist es auch möglich, zu jeder Rechnung den Einzelfahrtnachweis mit ausdrucken zu lassen. Hierfür darf der Haken "ohne EFN" nicht gesetzt werden. Der Haken kann nach den Druck der Rechnung mit EFN wieder gesetzt werden um die Rechnung erneut ohne EFN zu drucken.

Bitte beachten Sie, dass für diese Funktionalität eine Anpassung Ihres Rechnungsformulars notwendig ist. Kommen Sie bei Bedarf auf Ihren Kundenbetreuer zu.

Falls zusätzliche Gebühren für das Abrechnen der Maut erhoben werden sollen, muss dafür eine separate Rate (z.B. Geb. Maut) angelegt werden und im Parameter „SRATE_MAUT_GEB“ hinterlegt sein.

Beispiel Rechnungsmaske

Ausdruck Rechnung ohne EFN

Ausdruck Rechnung mit EFN (auf der zweiten Seite)

Funktion des Löschen Button

Klick auf „Löschen“ macht hier das, was die Meldung aussagt: Es werden alle angezeigten Datensätze vollständig gelöscht.

Hier kann alternativ (bei Vorgängen ohne zugeordneten Mietvertrag, die NICHT abgerechnet werden sollen) einen Haken im Feld „Berechnet“ gesetzt werden. Dann werden diese Positionen bei der Zuordnung und bei der Abrechnung nicht mehr beachtet/angezeigt.

Eigener Rechnungsnummernkreis für Maut

Im Standard wird die Mautrechnung zugehörig zum Mitvertrag erstellt. Es kann aber auch ein gesonderter Rechnungsnummernkreis für Maut erstellt werden.

Hierzu muss unter Stammdaten > Unternehmensstruktur/Sonstiges > Zähler ein zusätzlicher Zähler für die Maut angelegt werden.
Mit Klick auf "einfg" auf der Tastatur wird eine neue Zeile hinzugefügt. Zählername muss mit "MAUT" eingegeben werden. In der Spalte "Nächste Nummer" wird der Zähler eingetragen.

Achtung, der neue Nummernkreis für Maut darf sich NICHT mit anderen Nummernkreisen im C-Rent überschneiden! Prüfen Sie dies unbedingt vor der Einstellung.

In unserem Beispiel 799999, damit wird die nächste Rechnung +1 gezählt und erhält die Rechnungsnummer RE800000.
Die Maut wird dann wie gewohnt abgerechnet.

Rechnungsnummer RE800000 wurde vergeben. Die Rechnung wird wie gewohnt im Mietvertrag mit angezeigt.