Die Reservierungsmaske

Abb. 1: Fahrzeugübersicht

Abb. 2: Zustellung/Abholung Maske

Abb. 3: Obere Bereiche der Reservierungsmaske

Wie Sie sehen, ist die Reservierungsmaske äußerst umfangreich und bietet Ihnen eine Vielzahl an Eingabemöglichkeiten und Optionen.
Obwohl es von Vorteil ist, so viele Angaben wie möglich zu tätigen, sind zur Durchführung einer Reservierung nur wenige zwingend notwendig. Falls Sie nun die detaillierte Beschreibung der Reservierungsmaske überspringen möchten, um sich später mit ihr zu befassen und nun erst einmal schnellstmöglich eine Reservierung durchzuführen, können Sie das tun, indem Sie auf "Reservierung durchführen" klicken oder das Kapitel in der Sidebar auswählen.

Oberer Teil

Ganz oben in der Maske finden Sie wieder eine Kopfzeile vor. Diese beinhaltet die folgenden Punkte:

• "Ok(F2)"- Bestätigt Ihre Eingaben und speichert die Reservierung ab
• "Abbr.(ESC)"- Bricht die Reservierung ab
• "Rechnung(F1)"- zeigt die zugehörigen Rechnungen an (siehe Rechnung erstellen)
• "Löschen(F3)"- Löscht die Reservierung
• "Druck(F7)"- Führt Sie zum Druckmenü
• "Übersicht(F10)"- Gibt Ihnen eine Übersicht über Ereignisse, die das ausgewählte Fahrzeug betreffen (siehe Abb.1)
• "ABDaten(F11)"- Hier können Sie alle erforderlichen Daten für ein Unfallersatzgeschäft eingeben.
• "Zu/Ab(F12)"- Führt Sie zu einer Maske, in der Sie alle erforderlichen Daten eintragen können, für den Fall, dass eine Zustellung und Abholung gewünscht wird (siehe Abb.2). Die bei der Übergabe oder Abholung
  zurückgelegten Kilometer können nachträglich eingetragen werden. Wird eine Zustellung und/oder eine Abholung eingetragen, wird dies in der Dispo mittels rotem Balken am Anfang und Ende des Mietvertrags vermerkt.
• "Kopie/Anh." - Hier haben Sie die Möglichkeit, einen Vertrag zu kopieren. Nach Klick auf diesen Button erscheint eine neue Maske (siehe Abb.)
  

Hier können Sie nun diverse Angabemöglichkeiten zur Art des Kopiervorgangs tätigen. Wählen Sie z.B. unter Wiederholungszeitraum "Ankunft-->Abfahrt" wird der neue Vertrag direkt nach dem aktuellen angelegt.

• "KFZ-Tausch" - Unter bestimmten Voraussetzungen ist es möglich, hier einen Fahrzeugtausch durchzuführen. Siehe hierzu das Kapitel Fahrzeugtausch.
• "Schäden" - Führt Sie zur Schadensverwaltung
• "Dokumente" - Führt Sie zum Dokumentenarchiv.

Unter der Kopfzeile finden Sie sechs Bereiche mit diversen Eingabemöglichkeiten (siehe Abb.3):

Bereich 1

Stat. ab

Hier wird die Abfahrtsstation angegeben. Dieses Feld wird automatisch mit der Station gefüllt, die dem Fahrzeug zugeordnet ist.
Die Angabe lässt sich allerdings auch per Drop-Down-Menü ändern, falls das Kfz an einer anderen Station ausgegeben werden soll.
Beachten Sie, dass für eine solche Aktion allerdings auch eine Transferfahrt von Nöten ist (siehe hierfür "Transferfahrt").

MV-Nr.

Auch hier ist sind im Grunde keine Eingaben nötig. Die Reservierungsnummer wird automatisch vom System vergeben, nachdem die Reservierung abgeschlossen wurde.
Möchten Sie die Nummer allerdings lieber manuell vergeben, ist auch dies möglich. Klicken Sie einfach auf das freie Feld und geben eine Nummer Ihrer Wahl ein.

Must-Be

Wenn sie hier den Haken setzen, bedeutet das, dass die Angaben, die sie in der Reservierungsmaske tätigen, nicht nachhaltig verändert werden sollen
und die Reservierung bzw. der Mietvorgang nur zu den Konditionen ablaufen soll, die von Ihnen angegeben werden. Um zu gewährleisten, dass dies auch für Mitarbeiter auf den ersten Blick ersichtlich ist,
wird der Vorgang in der Disposition in türkis dargestellt (entsprechende Voreinstellung vorausgesetzt).

Bereich 2

In diesem Bereich wird das Hauptfeld automatisch mit den wichtigsten Daten des von Ihnen ausgewählten bzw. neu angelegten Kunden gefüllt. Sie finden hier den vollen Namen, die Adresse sowie Telefonnummer und Kundennummer.
Des Weiteren wird angezeigt, ob der Kunde noch offene Posten hat oder über ein Guthaben (z.B. durch eine getätigte Anzahlung) verfügt.

Kunde(F5)

Das betätigen des Buttons führt Sie zur Kundensuche, in welcher der zum Mietvertrag gehörende Kunde standardmäßig ausgewählt ist. So haben Sie die nochmal die Möglichkeit, Kundendaten einzusehen oder zu ändern.

Bem.Kunde

Hier können Sie eine Bemerkung zum Kunden hinterlegen. Diese wird automatisch auf dem Bildschirm erscheinen, wenn Sie später einmal mit dem selben Kunden erneut eine Reservierung bzw. einen Mietvorgang durchführen wollen.

W.Vorl.

Hier können Sie eine Wiedervorlage erstellen.

Bereich 3

Auch hier werden die wichtigsten Angaben zum Fahrzeug automatisch eingetragen. Mit einem Klick auf "KFZ(F6)" gelangen Sie zur Fahrzeugsuche.
Falls die Reservierung mit einem Fahrzeug verknüpft ist, erscheint hier außerdem der Button "Gruppenreservierung". Durch Klick auf diesen Button können Sie die Reservierung in eine Gruppenreservierung ändern.
Ist die vorliegende Reservierung schon eine Gruppenreservierung ist der Name des Buttons "Fahrzeugreservierung" und Sie können der vorliegenden Reservierung durch Klick ein Fahrzeug zuordnen.

Bereich 4

Re-Empf./Vers.

Falls für diesen Mietvorgang eine vom Kunden abweichende Adresse als Rechnungsempfänger existiert, kann dies hier eingetragen werden. Im Fall einer Unfallersatzmiete z.B. wäre das die Versicherung des Schädigers. Wenn sie auf den Button klicken, öffnet sich wieder die Maske "Kundensuche". Allerdings ist nun unter "Adressart" ganz rechts Versicherung markiert. Sie können nun nach einer schon eingetragenen Versicherung suchen oder eine Neue anlegen. Für den Fall, das bei der Erstellung eines Kunden dauerhaft ein abweichende Rechnungsadresse eingetragen wurde (siehe Neukunden anlegen), wird diese hier aufgeführt.

Bem.

Auch hier lässt sich eine Bemerkung eingeben.

X

Löscht die in diesem Bereich getätigten Angaben.

Bereich 5

Hier kann ein dem Mietvertrag zugehöriger Vermittler sowie seine Provision in % angegeben werden (siehe hierfür das Kapitel Vermittlerreservierung).

Bereich 6

Historie

Ein Klick auf diesen Button führt Sie zur Mietvertrags-Historie. Dies ist allerdings erst möglich, wenn eine Mietvertragsnummer vergeben wurde. Hier haben Sie die Möglichkeit, alle Änderungen, die getätigt wurden, nachvollziehen zu können (siehe Abb.)
Oben sehen Sie eine Auflistung aller Daten, sowie der Uhrzeiten, zu denen Änderungen durchgeführt wurden. Des weiteren können Sie rechts daneben ablesen, wer - also der zu dem betreffenden Zeitpunkt angemeldete User - die Änderung durchgeführt hat. Im Feld untern rechts können Sie nun durch eine Gegenüberstellung alter und neuer Daten nachvollziehen, welche Änderungen genau durchgeführt wurden. Unten links steht Ihnen nochmals eine Übersicht aller wichtigen Daten zu Fahrzeug und Kunde zur Verfügung. Ganz unten können Sie den Status einsehen, d.H., ob es sich lediglich um eine Reservierung handelt (Haken bei Reservierung gesetzt), ob es sich um einen laufenden Mietvertrag handelt (kein Haken gesetzt) oder ob das Fahrzeug schon wieder eingecheckt wurde (Haken bei Check-In gesetzt).

Bemerkungen

Hier steht es Ihnen wieder frei, Bemerkungen einzufügen.

KM

Die vom Kunden geplante Strecke wird in Kilometern angegeben. Der Wert wir aus den Eingaben aus dem Feld gepl. Km übernommen.

Tage

Die gewünschte Mietdauer wird in Tagen angegeben.

Mittlerer Teil

Abb. 4 Reservierungsmaske Mittelteil

Der Mittelteil ist in drei Sektionen unterteilt(siehe Abb.4):

Bereich "Abfahrtsdaten"

KM ab

Der aktuelle KM-Stand. Dieses Feld wird beim Anlegen eines Mietvertrags automatisch mit mit dem letzten Check-In – Km-Stand befüllt.

Abfahrt

(dat/h) - Bei diesem Feld, welches Das Abfahrtsdatum- sowie Uhrzeit angibt, handelt es sich um ein Pflichtfeld, das für eine Reservierung zwingend ausgefüllt sein muss.
Das System nimmt Ihnen hier die Arbeit ab und füllt das Feld automatisch entweder mit dem Datum, das Sie über die Dispo ausgewählt haben
(Rechtsklick auf entsprechende Zeile --> Reservierung aufnehmen) oder trägt einfach das aktuelle Datum ein. Beides- Datum und Uhrzeit- lassen sich natürlich auch manuell ändern.

Zust.

Ist eine Zustellung erwünscht, wird dies hier per Hakensetzung angegeben.

Zugest.

Wenn das Fahrzeug zugestellt wurde, wird dies hier markiert.

Vor.Ank. (dat/h)

Hier tragen Sie das Ende des Mietzeitraums (Datum und Zeit) ein. Dieses Feld verfügt auch über eine Schnelleingabe-Funktion. Möchten Sie einen Mietzeitraum von zwei Tagen eingeben,
genügt z.B. die Eingabe +2 und das Betätigen der Enter-Taste. Das Ende des Mietzeitraums wird nun automatisch berechnet und angezeigt.

Abh.

Wenn das Fahrzeug abgeholt werden soll, wird hier ein Haken gesetzt.

jetzt abh.

Wenn Sie eine Abholung vornehmen, kann dies unmittelbar vor der Durchführung, hier markiert werden.

Vor. Station an

Hier wird die Station angezeigt, an der das Fahrzeug wieder übergeben wird. Für eine Anzeige aller Stationen, bewegen Sie den Mauscursor auf das freie Feld.
Nach ca. einer Sekunde erscheint ein Fenster mit der Auflistung aller Stationen inklusive deren Kürzel.

Bet./Add Bl. ab

Hier tragen Sie den Füllstand des Tanks ein (bei entsprechenden Dieselmotoren zusätzlich den Ad Blue-Füllstand). Die Eingabe erfolgt mittels Ziffern,
welche die aktuelle Standhöhe des Kraftstoffs symbolisieren sollen. Eine Acht steht für komplett befüllt, eine Null für leer.

ANMERKUNG: Falls Sie dieses Feld in der Reservierungsmaske nicht vorfinden sollten, ist dies kein Grund zur Beunruhigung.
Spätestens, wenn die Reservierung in einen Mietvertrag umgewandelt wird, wird dieser Punkt im Mietvertrag angezeigt.

gepl. Km

Hier können Sie die vom Kunden geplante Strecke in Kilometern angeben.

Pers.Nr.RES

Tragen Sie hier ihre Personalnummer ein, wenn Sie die Reservierung durchgeführt haben.

Pers.Nr.Out

Hier wird die Personalnummer des Mitarbeiters eingetragen, der den Check-Out einleitet und abschließt.

Statistik Code

Hier können Sie aus einer zuvor erstellten Liste von Codes auswählen. Um dies zu tun, klicken Sie auf und wählen aus dem erscheinenden Drop-Down-Menü aus. Zur Generierung von Statistik-Codes siehe Statistik-Codes anlegen.

Bereich "Sonstige Daten"

Dieser Bereich bietet Platz für Sonstige Daten. Die ersten Zeilen ermöglichen Ihnen diverse Bemerkungen einzufügen. Außerdem können Sie einen Ansprechpartner (für den Fall, dass es sich beim Kunden um eine Firma handelt) eintragen.

Kostenstelle (Kunde)

Hier tragen Sie die Kostenstelle des Kunden ein, über die der Vorgang laufen soll.

Fahrer

Sollte der Fahrer des KFZs eine andere Person als der Mieter sein (z.B. bei Firmen mit mehreren Mitarbeitern), können Sie hier einen für diesen Mietvertrag gültigen Fahrer samt Kontaktdaten anlegen.
Haben Sie schon einen der Firma zugehörigen Fahrer angelegt, klicken sie einfach auf und wählen den betreffenden Fahrer aus dem Drop-Down-Menü aus.
Haben Sie noch keinen Fahrer angelegt, klicken Sie auf das -Symbol. Sie werden zu einer neuen Maske geleitet (siehe Abbildung).

In der nun erscheinenden Maske können Sie alle erforderlichen Daten eingeben. Mit bestätigen Sie die Eingaben und haben somit den Fahrer in der Reservierungsmaske eingetragen. Durch Betätigen des Buttons "In Stamm(F5)"
können Sie den Fahrer auch speichern, so dass er bei einer erneuten Reservierung der Firma in Zukunft in der vorherig erwähnten Drop-Down-Liste anwählbar ist.
Möchten Sie einen Fahrer löschen, können Sie den betreffenden Datensatz durch Betätigen von "aus Stamm(F3)" laden und im nun erscheinenden Fenster den zu entfernenden Fahrer auswählen und "Löschen" betätigen.

Fahrer 2

Hier lässt sich ein weiterer Fahrer angeben. Wählen Sie entweder einen vormals angelegten Fahrer per Drop-Down Menü aus oder klicken Sie auf das - Symbol, um einen neuen Fahrer einzugeben.
Haben Sie letztere Option gewählt, werden Sie zur Maske "Fahrer/Kontaktperson" geleitet.

VoucherNo.

Verfügt der Kunde über einen gültigen Gutschein, kann der Code hier eingetragen werden.

Kaution

Wurde eine Kaution erhoben, kann diese hier vermerkt werden.

2.ZM/Gült./Meth

Hier wird eine zweite Zahlungsmöglichkeit eingetragen. nach betätigen des Buttons können Sie eine Kredit- bzw. EC-Karte durch einen angeschlossenen Magnetkartenleser ziehen.

Disp-o-matic

Fahrzeug fest zuordnen

Wenn Sie hier den Haken setzten, ist das gewählte Fahrzeug diesem Vertrag bzw. dieser Reservierung fest zugeordnet. Sie können den Vorgang in der Dispo also nicht auf ein anderes Fahrzeug verschieben.

Diverse

Farbe

Hier können Sie dem Vertrag eine eigene Farbe zuordnen. Sie können die Farbe per Drop-Down-Auswahl aus einer vorgefertigten Liste auswählen. In der Dispo wird der Vorgang nun in der hier gewählten Farbe dargestellt.
Um Farben hierfür anzulegen, rufen Sie in den Stammdaten die Maske "Dispositionsfarben verwalten" auf.

Fs-Nr.

Hier können Sie die Führerscheinnummer des Kunden bzw. Fahrers eintragen.

Rechnungspositionen

• Festpreis - Soll es sich beim Angebot um einen Festpreis handeln, der nicht verändert werden soll, können Sie dies hier per Hakensetzung markieren.
  Ist der Haken gesetzt, wird sich der Preis auch bei einer Neukalkulation des Zeitraums nicht mehr ändern.
  

Anmerkung: Die Funktion des Festpreishakens wurde ab Version 5.13 erweitert. Nun beinhaltet diese Funktion auch die freien KM. Wird der Haken nun gesetzt,
wird der Preis sowie die freien Kilometer festgesetzt und werden bei einer Neukalkulierung der Vertragslaufzeit nicht neu berechnet.
Dies betrifft auch den Check-In Prozess. Wenn das Check-in datum eingegeben wird, findet keine Neuberechnung statt.Der Preis und die KM bleiben bestehen.

• Nicht drucken - Sollen die einzelnen Rechnungspositionen auf einem Ausdruck nicht dargestellt werden, markieren Sie dies hier.

Preisfreigabe

Falls die Mietrate geringer als die vom Unternehmen festgelegte Untergrenze ausfällt, kann eine Preisfreigabe angefordert werden.

Tarifauswahl

Abb. 5: Tarif auswählen

Bereits bei der Reservierung können Sie die Details für die spätere Rechnung pflegen. So können Sie schon die gewünschte Rate eingeben (sieh Abb5.). Es empfiehlt sich, die Option "Bestrate" auszuwählen., um den für den Kunden passenden Tarif zu bekommen. Haben Sie den Button betätigt, erscheinen in einem neuen Fenster die für den Kunden günstigsten Tarife. Standardmäßig ist der günstigste Tarif schon markiert. Sie brauchen also nur auf die Schaltfläche "Übernehmen(F11)" klicken bzw. die F11 Taste zu betätigen und der Tarif wird übernommen, wie sie in der Abbildung unten sehen können.

]


Wenn der Parameter BVTR_FESTPREIS_AUTO auf 1 gesetzt ist wird im Mietvertrag bei der Eingabe der Zustellgebühr oder Abholung der Festpreishaken immer gesetzt. Setzt man den Parameter auf 0 ist dies nicht der Fall.

Inventar

Sie können die Inventarsmaske öffnen , indem Sie auf den Button "Inventar" klicken. Sie wird sich allerdings auch automatisch öffnen, wenn Sie einen Check-Out abschließen wollen.
Hier können Sie das Inventar vermerken, das zusammen mit dem Fahrzeug herausgegeben wird (siehe Abbildung). Die Auswahl, die Sie hier vorfinden, können Sie in dem Menüpunkt "Fahrzeuginventar" anlegen.

Auf der linken Seite finden Sie eine Auflistung aller verfügbarer Inventarsgegenstände. Im Feld "Vertragsstatus" können Sie die Anzeige anpassen. Sie haben die Wahl zwischen "CO" (Check-Out), CI (Check-In) und "Beide".
Klicken Sie auf "CO" werden z.B. lediglich die Spalten unter dem Punkt "Vorhanden bei C0" angezeigt. Sie können die einzelnen Gegenstände selbst als vorhanden markieren, indem sie die betreffenden Kästchen markieren. Wollen Sie alle Gegenstände markieren, brauchen Sie nicht jeden Einzelnen markieren. Wenn Sie auf die Schaltfläsche "CO" klicken, werden alle Gegenstände unter "Vorhanden bei CO" markiert, klicken Sie auf "CI", markieren Sie alle unter "Vorhanden bei CI".

Rechter Bereich (Zahlung / Sonstiges)

Dieser Bereich, der mit dem Begriff "Zahlung (Euro)/Sonstiges" bezeichnet ist, befasst sich mit der Buchung einer eventuellen Vorauszahlung des Kunden. Des Weiteren kann hier die Höhe der Selbstbeteiligung angegeben werden.

Zahlart - Hier kann die Zahlart für eine Vorauszahlung vermerkt werden.
Kontoinh. - Geben Sie hier, falls erforderlich, den Kontoinhaber des Fremdkontos ein. Vor.-Zahl - Geben Sie hier den Betrag ein, der als Vorauszahlung gebucht werden soll.
Rabatt(%) - Erhält der Kunde einen Rabatt, kann dies hier vermerkt werden.
SB - Hier wird der Betrag der Selbstbeteiligung eingegeben.

Bereich "Ankunftsdaten"

Dieser Bereich dient der Eintragung der Ankunftsdaten.
Anmerkung: Dieser Bereich wird erst bei einem Check-In sichtbar!

Km an

Hier wird der Kilometerstand nach der Ankunft eingetragen. Dieser Wert hat ggfs. Auswirkungen auf die Berechnung des Preises.

Ankunft (dat/h)

Tragen Sie in dieses Feld das Ankunftsdatum ein. Hierbei handelt es sich um ein Pflichtfeld, dessen eingetragener Wert mindestens Abfahrt (dat/h) +1 Minute betragen

Station an

Hier wird die Ankunftsstation eingetragen.

Bet./Add Bl. an

Tragen Sie hier den Kraftstofffüllstand bei Ankunft an (8=voll, 0=leer). Wird das Auto mit einem geringeren Füllstand eingecheckt, werden den Kostenpositionen ein Eintrag mit Namen "Betankung" hinzugefügt,
in dem Sie die anfallenden Kosten für die Betankung eintragen können (siehe Abb.)

Pers. Nr. In

In diesem Feld wird die Personalnummer des Mitarbeiters, der den Check-In durchführt, eingetragen.

Betr./Lit/Kst. bet.

Wenn der Tank des Fahrzeugs nach dem Check-In wieder aufgefüllt werden muss, kann her der Kostenbetrag (Betr.), die Literanzahl (Lit.) und die Kostenstelle, über die der Vorgang abgebucht werden soll, eingetragen.

Abgerechnet

Hier wird ein Haken automatisch gesetzt, wenn der Vertrag abgerechnet wurde.

Bewertung

Hier können Sie eine Bewertung des Fahrzeugzustands anlegen. Diese können Sie per Drop-Down-Auswahl aus einer vorgefertigten Liste auswählen. Um Bewertungen vorzufertigen, rufen Sie die Maske "Fahrzeugbewertungen" auf.