App C-Cheq Bedienungsanleitung

App C-Cheq Bedienungsanleitung

Inhaltsverzeichnis
1. Nutzen der App
2. Einführung in C-Cheq
2.1 Start mit C-Cheq – Laden der App und Anmeldung
2.2 Quickeinstieg - Fallbeispiel von der Reservierung bis zum Check In
2.3 Bedienoberfläche der C-Cheq App (Erläuterung aller Felder)
2.4 C-Cheq Menüführung

1. Nutzen der App

Check in, Check out, Check it: Übergabe und Rücknahme mit C-Cheq

Ihr Kunde steht vor dem Mietwagen. Positiv überrascht. Er fragt: „Das war alles?“ Und Ihr Agent nickt. Denn das war wirklich schon alles: Einfacher, schneller und zuverlässiger als mit C-Cheq kann man Fahrzeuge nicht übergeben und wieder zurücknehmen. Das Modul von C-Rent rufen Sie als App auf einem Smartphone oder Tablet auf – und sofort stehen Ihnen alle für den Vermietungsvorgang relevanten Daten übersichtlich zur Verfügung. Kilometerstand, Tankfüllstand, Schadensfotos und, und, und.

Aber die Unterschrift Ihres Kunden?
Na klar, funktioniert auch direkt über die App. Die aufgenommenen Daten werden mit Ihrer C-Rent-Datenbank synchronisiert. So ist nicht nur sichergestellt, dass jede Übergabe und Rücknahme ganz reibungslos über die Bühne läuft, wenn gewünscht auch im Offline-Modus, sondern auch, dass jeder Status in Ihrem System wirklich identisch ist mit dem realen Fahrzeug.
Sie profitieren von automatisierten Prozessen und aktuellen Statistiken zum Fuhrpark. Ihre Kunden von präzisen Protokollen, vollautomatisch per E-Mail zugestellt.

Mit C-Cheq behalten Sie jederzeit den Überblick über einzelne Fahrzeuge und Ihre komplette Flotte. Protokolle der Übergabe und Rücknahme werden automatisch erstellt und versandt. Dieses Modul von C-Rent rufen Sie als App auf einem Smartphone oder Tablet auf (plattformunabhängig).

 

2. Einführung in C-Cheq

2.1 Start mit C-Cheq – Laden der App und Anmeldung
Zu finden ist die App im Playstore (Android) oder im App Store (IOS). Suchen Sie dort nach dem Begriff C-Cheq und laden Sie die App auf Ihr Smartphone.

Nach Installation und Start der App sehen Sie folgendes Bild:

Tippen Sie auf Login. (Über „Entdecke die App“ können Sie die App im Demo Modus verwenden.)
Sie werden im nächsten Schritt aufgefordert Ihre Anmeldedaten einzugeben.

Erstes Feld: geben Sie hier Ihren individuellen Betreiber-Code ein. Dieser wird Ihren von CX9 nach Einrichtung des Moduls (kostenpflichtig) mitgeteilt.
Zweites Feld: Benutzer, geben Sie hier den Namen Ihres C-Rent Benutzer ein.
Drittes Feld: Passwort, die Anmeldung erfolgt mit dem normalen Passwort Ihres C-Rent Benutzerkontos.
Per Klick auf das „Auge“ wird die Eingabe Ihres Passwortes sichtbar. Klicken Sie auf „Anmelden“.

2.2 Quickeinstieg - Fallbeispiel von der Reservierung bis zum Check In

Startmaske nach Anmeldung:

Klicken Sie auf den Punkt „Terminübersicht Mietwagen“.
So gelangen Sie in die Suchfunktionen für Mietwagen.

 

Wählen Sie zuerst den benötigten Standort (hier werden nur aktive Filialen aus C-Rent angezeigt) aus und klicken Sie auf Suchen.
Die Ergebnisse werden unterhalb des Buttons angezeigt.

Wenn der gewünschte Vorgang gefunden wurde drücken Sie auf das Stift-Symbolin der Anzeige um ein Übergabeprotokoll zu erstellen.

 

Das Protokoll

Das Protokoll geht alle relevanten Punkte automatisch durch. Der Reiter der grade verwendet wird ist dunkelblau hinterlegt. Wenn Sie einen Punkt abgearbeitet haben gelangen Sie mit „Weiter“ zum nächsten Punkt. Sollten Sie ein Pflichtfeld vergessen haben werden Sie sofort darauf aufmerksam gemacht.

Reiter 1  Protokoll:

Die belegten Felder werden mit den Informationen aus der C-Rent Reservierung vorbelegt.

Bei Bedarf können Sie die Felder Ref-Nr., Standort, Parkplatz, Tankstand befüllen und den Haken bei
„Wurde das Fahrzeug gereinigt?“ setzen. 

Reiter 2  Kunde:

Die belegten Felder werden mit den Informationen aus der C-Rent Reservierung vorbelegt. Bei Bedarf können Sie über die drei Punkte hinter den Kundennummer den Kunden wechseln oder die E-Mail ändern und den Haken „Mail-Adresse dauerhaft zum Versandt verwenden“ setzen.

 

Reiter 3  Vertragsdaten

Hier wird der nächste mögliche Vertragsstatus in rot angezeigt. Bei Klick wird das Feld grün. So aktivieren Sie die Änderung in den neuen Vertragsstatus.

Reiter 4  Inventar

Auf dieser Seite wird die Inventarliste angezeigt. Vorhandenes Inventar wird durch Setzung des Hakens bestätigt.
Darunter haben Sie noch die Möglichkeit einen Text einzugeben (zum Beispiel die Anzahl).

Reiter 5  Zustandsbilder

Hier werden Zustandsfotos des Fahrzeuges direkt fotografiert und gespeichert.

Der Schieberegler neben dem Aufnahmebutton dient dabei als Zoom. Die kleine Glühbirne aktiviert die Beleuchtung.

Wenn alle Aufnahmen gemacht worden sind erscheint eine Übersicht aller Fotos.

Klick auf „Weiter zum nächsten Schritt“ wenn Sie mit allen Bildern zufrieden sind, andernfalls können Sie weitere Bilder aufnehmen. Sie gelangen hier in den nächsten Reiter 6 Schadenübersicht.

Reiter 6  Schadenübersicht

Hier werden mit Hilfe von Piktogrammen vorhandene Schäden angezeigt oder noch nicht erfasste Schäden aufgenommen. Alte Schäden werden durch ein schwarzes Kreuz markiert (hierzu sollte dann auch eine Schadensbeschreibung vorhanden sein), neue mit roten Kreuzen.

Bei Bedarf können Sie hier noch einen neuen Schaden aufnehmen. Klicken Sie auf „Ja“.

Hier können Sie nun eine passende Schadenart auswählen.

Ziehen Sie das rote x an die gewünschte Stelle. Mit „OK“ bestätigen Sie den Eintrag und die Kamera öffnet sich für das Schadenfoto. Klicken Sie auf „OK“.

Nach Klick auf „OK“ werden Sie zu 3 Fotos aufgefordert:
- Foto Fahrzeug mit Umgebung
- Foto beschädigtes Bauteil (2M)
- Foto Neuer Schaden

Wenn alle Fotos erstellt sind haben Sie aus der Übersicht bereits die Möglichkeit den Schaden auf einem Foto zu markieren.
Klicken Sie auf das Foto auf dem ein Schaden markiert werden soll.

Nun können Sie die Markierung mit Ihrem Finger setzen und verschieben. Tippen Sie das Bild erneut an erhalten Sie eine weitere Markierung usw. Der Vorgang kann bei mehreren Schäden wiederholt werden. Wenn alle Schäden aufgenommen wurden klicken Sie auf „Weiter zum nächsten Schritt“.

Reiter 7  Protokoll (Übersicht)

Dies ist eine Zusammenfassung des Protokolls das Sie, bei Bedarf, noch einmal mit Ihrem Kunden durchgehen können.

Reiter 8  Protokoll (Versandt)

Der Abschluss des Protokolls beinhaltet neben den Unterschriftfeldern folgende Punkte:
Im oberen Feld können Sie, bei Bedarf, eine Mail eintragen, an die das Protokoll gesendet werden soll. Das Feld ist aber auch manuell änderbar. Alle weiteren Punkte können hier per Haken-Setzung bestätigt werden. Weiter unten, am Ende der Seite erscheinen die Unterschriftsfelder.

Unterschriftsfelder: jedes dieser Felder vergrößert sich durch Antippen damit es bequemer wird die Unterschrift zu leisten.

Ansicht vergrößertes Unterschriftenfeld:

Per Klick auf „Übernehmen“ wird die Unterschrift gesichert.

 

Speichern
Dieser Button speichert das Protokoll lokal wenn keine Übertragung vorgesehen ist.
Übertragen: Hier wird das Protokoll unter der Datenverwaltung abgespeichert und bei nächster Gelegenheit (wieder im Onlinemodus) übertragen.

Übertragen
Hier wird das Protokoll unter der Datenverwaltung abgespeichert und bei nächster Gelegenheit (wieder im Onlinemodus) übertragen. Bei diesem Schritt wird dem Kunden eine Mail (Mailadresse aus dem Protokoll) mit einem Link zugesandt, wo er sich das Protokoll ansehen, herunterladen oder auch selbst ausdrucken kann.

 

Mietfahrzeug Rücknahme / Check In

Diese läuft nach der gleichen Prozedur ab wie die Übergabe.
Suchen Sie in der Maske „Terminübersicht Mietwagen“ den gewünschten Vertrag und drücken Sie auf das Stift-Symbol in der Anzeige.

Reiter 1  Protokoll:

Hier haben Sie, an entsprechender Stelle, die Möglichkeit den aktuellen Kilometer- und Tankstand einzugeben.

Reiter 2  Kunde:

Die belegten Felder werden mit den Informationen aus der C-Rent Reservierung vorbelegt.

Reiter 3  Vertragsdaten

Hier können Sie, bei Bedarf, eine notwendige Betankung in Litern eingeben.
Der nächste mögliche Vertragsstatus wird in rot angezeigt. Bei Klick wird das Feld grün. So aktivieren Sie die Änderung in den neuen Vertragsstatus.

Reiter 4  Inventar

Auf dieser Seite wird die Inventarliste angezeigt. Diese ist individuell im C-Rent anpassbar.
Vorhandenes Inventar wird durch Setzung des Hakens bestätigt.

Reiter 5  Zustandsbilder

Da der Ablauf bereits oben beim Check Out beschrieben wurde gehen wir hier auf den Ablauf nicht weiter ein.

Wenn Sie alle Bilder aufgenommen haben Klicken Sie auf „Weiter zum nächsten Schritt“, hier gelangen Sie nun in Reiter 6 Schadenübersicht.

Reiter 6  Schadenübersicht

Da der Ablauf bereits oben beim Check Out beschrieben wurde gehen wir hier auf den Ablauf nicht weiter ein.
Wenn Sie alle Bilder aufgenommen haben Klicken Sie auf „Weiter zum nächsten Schritt“, hier gelangen Sie nun in Reiter 7 Protokoll.

Reiter 7  Protokoll

Dies ist eine Zusammenfassung des Protokolls das Sie, bei Bedarf, noch einmal mit Ihrem Kunden durchgehen können.

Reiter 8  Protokoll

Speichern Sie das Protokoll für eine spätere Bearbeitung oder Übertragen Sie es. (Da der Ablauf bereits oben beim Check Out beschrieben wurde gehen wir hier auf den Ablauf nicht weiter ein.)

Der Check In ist jetzt beendet.

 

2.3 Bedienoberfläche der C-Cheq App ( detaillierte Erläuterung aller Felder)

Maske Terminübersicht Mietwagen

Wählen Sie zuerst den Standort aus. Über das Feld „Suchbegriff“ können Sie nach einem Fahrzeug (per Fahrgestellnummer, interne KFZ-Nummer oder Kennzeichen), Kundennamen (Name1 aus dem Kundenstamm) oder Vertragsnummer suchen. Sie können über die Datumseingabe ebenfalls nach Reservierungen und offenen oder geschlossenen Mietverträgen suchen. Bereits abgerechnete Verträge werden nicht berücksichtigt. Die Suchergebnisse sind chronologisch nach Datum geordnet.
Hinweis: Die Nutzung des Suchbegriffes setzt den Kalender außer Funktion. Die Datumseingabe wird nur berücksichtigt wenn das Feld Suchbegriff leer ist.

Klicken Sie auf Suchen: die Suche wird ausgeführt und das Ergebnis unterhalb des
Buttons angezeigt.

ACHTUNG: in der App ist es NICHT möglich, einen Vertrag einzuchecken, wenn das Check Out Datum in der Zukunft liegt!

Sollte die Suche zu viele Ergebnisse liefern wird dies als Hinweis am unteren Bildschirmrand angezeigt.

Neben der Vertragsnummer wird Ihnen der nächste zu bearbeitende Vertragsstatus angezeigt.
Bei Verträgen mit Status Reservierung wird der Check-Out vorgeschlagen.
Bei Verträgen mit vorhandenem Check-Out wird der Check-In vorgeschlagen.
Bei Verträgen mit vorhandenem Check-In wird nichts weiter vorgeschlagen. Hier gibt es nur noch das Symbol mit Protokoll. (Aus Sicht der App macht es keinen Sinn, dass ein Vertrag erst nach dem CI unterschrieben werden soll. Aus diesem Grund wird der Button bei eingecheckten Verträgen ausgeblendet.)

Wenn der gewünschte Vorgang gefunden wurde drücken Sie auf das Stift-Symbol in der Anzeige. Hiermit wird die Protokollfunktion der App gestartet.
Per Klick auf  gelangen Sie in die Vertragsansicht. Hier kann der Vertrag von Mieter & Vermieter unterschrieben, per Mail versendet und ins System übertragen werden.

Hinweis: Im Protokoll können Sie komplett offline arbeiten. Alle Daten, die Sie ab jetzt eingegeben werden in dem Protokoll gespeichert und können zu einem späteren Zeitpunkt übertragen werden.

Das Protokoll

Das Protokoll geht alle relevanten Punkte automatisch durch. Der Reiter der grade verwendet wird ist dunkelblau hinterlegt. Wenn Sie einen Punkt abgearbeitet haben gelangen Sie mit „Weiter“ zum nächsten Punkt. Sollten Sie ein Pflichtfeld vergessen haben werden Sie sofort darauf aufmerksam gemacht. An welchem Punkt des Protokolls Sie sich befinden zeigt Ihnen die
blaue Leiste mit den Icons am linken Bildschirmrand an. Sie können über die Icons auch zu einem bereits bearbeiteten Punkt zurückkehren um dort eine Korrektur oder Zusatz vorzunehmen. Die bereits bearbeiteten Punkte gehen hierdurch nicht verloren. Durch den begrenzten Bildschirm eines Smartphones kann es sein dass Sie nicht alle Felder eines Punktes sehen. Dies wird Ihnen dann durch eine Bildlaufleiste (Scroll-Leiste) am rechten Bildschirmrand angezeigt.

Reiter 1  Protokoll:

Die Ansicht und Funktionen der Maske sind beim Check Out und Check In identisch.

Protokolltyp
Das System gibt den Typ anhand des Vertragsstatus vor. In diesem Beispiel ist es eine Übergabe.

Bearbeiter
Hier wird der Ihr Name gemäß Ihrer Anmeldung in der App angezeigt.

MV/Res-Nr. 
Falls es für das Fahrzeug bereits eine Mietvertrags- oder Reservierungsnummer gab ist diese schon während der Suche aus dem C-Rent übernommen worden und das Feld ist automatisch befüllt.

Ref-Nr.
Dies Feld ist frei befüll bar (kein Pflichtfeld). Sollten Sie bereits im C-Rent das Bemerkungsfeld befüllt haben würden diese Daten hier angezeigt.

Datum/Uhrzeit
Diese Daten werden automatisch (Quelle Smartphone) beim Protollstart eingefügt.

Standort
Dies Feld ist automatisch durch die Auswahl in der Suche befüllt. Kann von Ihnen aber manuell per Drop-Down Feld verändert werden.

Parkplatz
Auch dies ist ein freies Feld welches auch direkt aus dem C-Rent (Eingabe Parkplatz direkt für das Fahrzeug) befüllt werden kann.

KM-Stand
Wird automatisch aus dem C-Rent eingefügt, kann aber manuell angepasst werden.

Tankstand
Wird automatisch aus dem C-Rent eingefügt, kann aber manuell über den Schieberegler angepasst werden.

Wurde das Fahrzeug gereinigt?
Wird der Haken NICHT gesetzt wird im C-Rent ein Pauschalpreis für die Reinigung berechnet.
Voraussetzung:
- Es muss eine Zusatz-Rate für die Reinigung geben.
- Diese Rate muss im Parameter SRATE_REINIGUNG hinterlegt sein.
- Ist im Mietvertrag im C-Rent der Festpreishaken gesetzt greift die Funktion NICHT.

Reiter 2  Kunde:

Die Ansicht und Funktionen der Maske sind beim Check Out und Check In identisch.

Knd.-Nr. 
Die Kundennummer wird automatisch aus den Vertragsdaten aus C-Rent übernommen.
Bitte beachten Sie: Aufgrund der benötigten Offlinefunktionalität der App haben wir aktuell keine Möglichkeit zu prüfen, ob es bei einem CI oder CO zu einer Überscheidung im Crent kommt.

Name
wird automatisch aus den Vertragsdaten aus C-Rent übernommen. Sie können den Namen manuell ändern. Die Änderung wird im Protokoll gesichert. Der C-Rent Kunde wird nicht automatisch verändert. Dies muss im Nachgang händisch erfolgen.

Straße
wird automatisch aus den Vertragsdaten aus C-Rent übernommen.

Plz
wird automatisch aus den Vertragsdaten aus C-Rent übernommen.

Ort
wird automatisch aus den Vertragsdaten aus C-Rent übernommen.

E-Mail
wird automatisch aus den Vertragsdaten aus C-Rent übernommen.

 

Reiter 3  Vertragsdaten

Maske beim Check Out:
Hier wird der nächste mögliche Vertragsstatus in rot angezeigt. Bei Klick wird das Feld grün. So aktivieren Sie die Änderung in den neuen Vertragsstatus.

Maske beim Check In:
Im Reiter 3 „Vertragsdaten“ können Sie eine notwendige Betankung in Litern eingeben.

Reiter 4  Inventar

Die Ansicht und Funktionen der Maske sind beim Check Out und Check In identisch.
Auf dieser Seite wird die Inventarliste angezeigt. Diese ist individuell im C-Rent anpassbar.
Vorhandenes Inventar wird durch Setzung des Hakens bestätigt.

Darunter haben Sie noch die Möglichkeit einen Text einzugeben (zum Beispiel die Anzahl).

Zusatz: Das Fahrzeuginventar wird im C-Rent angelegt.

Reiter 5  Zustandsbilder

Die Ansicht und Funktionen der Maske sind beim Check Out und Check In identisch.

Hier werden Zustandsfotos des Fahrzeuges direkt fotografiert und gespeichert.
Es müssen 5 Aufnahmen gemacht werden:
Frontansicht
Seitenansicht (L)
Heckansicht
Seitenansicht (R)
Interieur
Der Schieberegler neben dem Aufnahmebutton dient dabei als Zoom. Die kleine Glühbirne aktiviert die Beleuchtung.

Wenn alle Aufnahmen gemacht worden sind erscheint eine Übersicht aller Fotos.

Sie haben an dieser Stelle 3 Optionen:
1. Klick auf „Weitere Bilder Aufnehmen“, die Aufnahme der Zustandsfotos startet erneut.
2. Klick auf „Weiter zum nächsten Schritt“ wenn Sie mit allen Bildern zufrieden sind. Sie gelangen hier in den nächsten Reiter 5 Schadenübersicht.
3. Klick auf eines der Fotos, öffnet das Foto zur Schadensmarkierung:

• Ein Klick direkt auf das Foto setzt eine Markierung auf die angetippte Stelle.
• Kamerasymbol: per Klick können Sie ein neues Foto aufnehmen. Das alte wird verworfen.
• Button „Zurück“, Sie gelangen zurück in die Übersicht aller Fotos.
• Symbol Mülltonne: löscht das hier ausgewählte Foto und Sie gelangen zurück in die Übersicht aller Zustands-Fotos.

 

Reiter 6  Schadenübersicht