Datenschutzlöschkonzept C-Rent und C-Rent Fleet

Im Zuge der DSGVO hat die Firma CX9 eine Möglichkeit geschaffen die Personenbezogenen Daten von Kunden und Fahrern auf einfache Weise zu anonymisieren bzw. zu löschen. Die Funktion ist in der Kundensuche zu finden. Mit einem Klick mit der rechten
Maustaste auf einen Kunden kann dieser anonymisiert werden.

Bei dieser Funktion wird zwischen den verschiedenen Gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für:
- Angebote (0 Jahre zum Ende des Jahres)
- Mietverträgen (6 Jahre zum Ende des Jahres)
- Rechnungen (10 Jahre zum Ende des Jahres)
unterschieden.

Die Funktion prüft im ersten Schritt, welche Gegebenheit vorliegt und löscht anschließend die zur gegebenen Situation passenden Personenbezogenen Daten welche nicht mehr der Zweckbindung notwendig sind. Dieses entspricht einer Teillöschung nach Erfordernis was folgend kurz erläutert wird.

1. Hat ein Kunde nur ein Angebot, welches zum 01.06.2018 erstellt wurde, im System und sonst keine Vorgänge kann dieser Kunde ab dem 01.01.2019 anonymisiert werden. Besteht wie in diesem Fall kein weiterer Vorgang, wird der Name anonymisiert (Anonym, Anonym) und die restlichen Daten gelöscht.

2. Wenn ein Kunde einen Vertrag, mit Mietende zum 01.06.2018, im System hat, kann die vollständige Anonymisierung erst am 01.01.2025 erfolgen. Sollte die Anonymisierung vorher ausgeführt werden, so wird lediglich eine Teillöschung der Daten vorgenommen, welche nicht für einen Vertrag benötigt werden. (z.B.: E-Mail Adresse, Zahlungsart, Telefon…)

3. Hat der Kunde eine Rechnung, Datum 01.06.2018, im System und einen Vertrag mit Mietende 01.06.2018, kann eine vollständige Anonymisierung erst nach 10 Jahren erfolgen also am 01.01.2029. Bei Ausführung der Funktion im Vorfeld verhält es sich wie bei Punkt 2. z.B.: Wird die Funktion zum 01.01.2025 ausgeführt, so werden alle Personenbezogenen Daten des Kunden gelöscht, welche nicht für die Rechnung benötigt werden. In diesem Fall z.B.: Führerscheinnummer, Fahrerdaten, Telefonnummer…
Eine Übersicht der zu anonymisierenden Kunden kann über eine Abfrage erstellt werden. In dieser ist auch erkennbar, welche Stufe der Anonymisierung bzw. Löschung zu erwarten ist. Diese Abfrage ist in den Abfragen „Kunden – Anonymisierungsliste“ zu finden.