Check-InNed
Inhaltsverzeichnis |
Normale check-in
Om het voertuig na de huurperiode weer in te checken, klikt u met de rechtermuisknop op de desbetreffende huurovereenkomst.
Klik vervolgens op de optie ‘Check-in’. U wordt weer naar het bekende
reserveringsvenster geleid. Het zal u echter opvallen dat dit venster een beetje aangepast is en dat
de sectie ‘Disp-o-matic’ is vervangen door de sectie‘Aankomstgegevens’ (zie afb.1).
Nu dient u in de sectie ‘Aankomstgegevens’ enkele gegevens in te voeren.
Verplichte velden zijn ‘Km aankomst’, waar u de nieuwe kilometerstand invoert, en het veld ‘Aankomst (dat/tijd)’, waarin de datum en tijd wordt ingevoerd waarop het voertuig ingecheckt wordt.
U kunt bovendien de vestiging invoeren waar het voertuig ingecheckt wordt en het brandstofpeil aangeven met een cijfer van 0-8 (0=leeg, 8=vol).
Als het brandstofpeil afwijkt van het peil bij de check-out, omdat de klant niet getankt heeft alvorens het voertuig in te leveren, wordt automatisch de regel ‘Tanken’ aan de factuur toegevoegd.
Ook eventuele extra kilometers worden automatisch aan de factuur toegevoegd als de klant meer kilometers heeft afgelegd dan van tevoren overeengekomen.
Tanken
Als u in de voertuiggegevens het tankvolume heeft aangegeven, berekent het systeem automatisch de bij te vullen hoeveelheid in liters.
Als u in de tarieven geen vaste prijs heeft vastgelegd, kunt u de prijs per liter brandstof in het veld ‘Netto’ invoeren. Het systeem berekent automatisch de kosten voor het tanken.
Deze worden weergegeven in de kolom ‘Totaal’.
RE-K (Rekening klant)
Door deze optie te selecteren, kunt u instellen dat bepaalde posities op de factuur uitsluitend de klant in rekening worden gebracht.
Voorbeeld:
De klant XY gaat een huurovereenkomst aan. Een instantie (bijv. het arbeidsbureau) neemt de kosten voor het huurtarief voor rekening, maar niet de tankkosten.
Deze moet de klant zelf dragen. Als onder ‘Fact.adres’ (zie ‘Fact.adres’ in het hoofdstuk ‘Het reserveringsvenster’) het arbeidsbureau is ingevoerd, kan nu bij de positie ‘Tanken’ een vinkje onder ‘RE-K’ worden geplaatst.
Bij het afrekenen van de huurovereenkomst worden er twee facturen opgesteld. Een met het arbeidsbureau als ontvanger, die de huurkosten bevat, en een tweede met de klant als ontvanger, die de kosten voor het tanken bevat.
Als u alle gegevens heeft ingevoerd, kunt u doorgaan met het maken van de factuur.
Quick check-in
Als u een snelle, zogenaamde ‘Quick check-in ’ wilt uitvoeren om een voertuig snel vrij te maken voor een andere opdracht, hoeft u
alleen de verplichte velden in te vullen en te bevestigen met 
Het systeem maakt melding van ontbrekende verplichte gegevens, voordat u kunt bevestigen. Afrekenen en afdrukken kunt u dan op een later tijdstip doen.
In dit geval wordt de huurovereenkomst in het planbord in turquoise weergegeven (mits dit zo is ingesteld).
Om later af te rekenen, plaatst u de cursor op de turquoise balk, opent u met de rechtermuisknop het contextmenu en klikt u op ‘Weergeven’.
