Vorbereiten einer Reservierung

In den folgenden Kapiteln wird Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie sie eine Reservierung aufnehmen.
Außerdem werden Ihnen die Masken näher gebracht, die Ihnen dabei helfen.

Fahrzeugreservierung oder Gruppenreservierung

Abb. 1: Reservierung aufnehmen

Bei der Aufnahme einer Reservierung haben Sie die Wahl zwischen einer Gruppenreservierung oder der Reservierung eines spezifischen Fahrzeugs.

Gruppenreservierung

Möchten Sie eine Gruppenreservierung vornehmen, weil der Kunde z.B. keine spezifischen Wünsche bezüglich des Fahrzeugtyps hat und nur einen Kleinwagen ordern möchte oder Sie noch nicht wissen, ob ein spezifisches Fahrzeug während des gewünschten Zeitraums zur Verfügung steht, können Sie eine Gruppenreservierung durchführen.
Dazu wählen Sie einfach unter dem Reiter "Grp.Res." die passende Gruppe (in diesem Fall A-Kleinwagen) aus. In der Dispo erscheint nun die Gruppe samt der Stationen und der verfügbaren Fahrzeuge (siehe Abb.1).
Als nächstes bewegen Sie den Cursor auf das gewünschte Datum in der Zeile der betreffenden Station und betätigen
die rechte Maustaste. Im nun erscheinenden Fenster wählen Sie aus den erschienenen Optionen
"Reservierung aufnehmen" (MV) und bestätigen mit einem Linksklick.

Fahrzeugreservierung

Auf die selbe Weise können Sie verfahren, wenn sie ein spezifisches Fahrzeug auswählen wollen.
Anstatt in der Gruppenzeile betätigen sie die rechte Maustaste in der Zeile des betreffenden Fahrzeugs(siehe Abb.1).
In Abbildung 1 wird diese Aktion in der Spalte mit dem Datum 16.7. ausgeführt,das der Mietzeitraum in diesem Fall am 16.7. beginnen soll.
Dieses Datum wird automatisch vom System in das Reservierungsformular (und später in den Mietvertrag) eingefügt.
Wenn Sie die Aktion in der Fahrzeugspalte ganz links durchführen, wird automatisch das aktuelle Datum eingetragen.

Suche eines Kunden in der Datenbank oder Neukunden anlegen

Abb. 2: Kundensuche

Der nächste Punkt in der Reservierung besteht in der Suche eines schon bestehenden Kunden in der Datenbank oder der Neuanlegung eines Kunden.
Nachdem Sie die Option "Reservierung aufnehmen MV" ausgewählt und bestätigt haben, öffnet sich eine neue Maske (siehe Abb.2). Hier stehen Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Die in diesem Fall relevanten sind "SucheF2" und "Neu(Einfg)". An dieser Stelle soll nur auf sie eingegangen werden. Für eine Erläuterung der übrigen Felder siehe das Kapitel Kundensuche im Abschnitt "Stammdaten".

Suche eines Kunden (SucheF2)

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, nach einem bestimmten Kunden zu suchen. Eine Option ist die Namenssuche. Geben Sie hierfür den Nachnamen des Kunden - wobei ist es nicht nötig ist, den Namen ganz auszuschreiben; ein "Muster" bei "Mustermann" reicht vollkommen* - ein und betätigen entweder die Enter- oder die F2 Taste oder klicken auf den Button "Suche". In der nun
unten erscheinenden Liste können sie den betreffenden Kunden nun auswählen. Ein Doppelklick auf den Namen oder ein Klick auf das Feld
"Übern.(F11)" bestätigt die Auswahl und führt Sie weiter zur Reservierungsmaske.

*Hinweis: Diese Methode ist allerdings nur bedingt zu empfehlen. Für Teilangaben gilt, dass die Treffergenauigkeit
 größer wird,je mehr Informationen eingegeben werden. Lediglich die Eingabe "Muster" aus Bequemlichkeit zu tätigen,
 wenn sich z.B. 30 Kunden mit dem Namen Mustermann im System befinden, macht natürlich wenig Sinn.

Neukunden anlegen (Neu(Einfg))

Abb. 3

Ist ein Kunde noch nicht in der Datenbank aufgenommen, klicken Sie auf "Neu". Sie werden nun zunächst gefragt, welche Art von Kunden Sie anlegen wollen. Wählen Sie die gewünschte Art aus, um zur nächsten Maske zu gelangen (siehe Abb. 3 ).
An dieser Stelle soll nun nicht auf jeden einzelne Feld eingegangen werden (da sich die meisten von selbst erklären dürften),
sondern nur der Aufbau und die wichtigsten Punkte erläutert werden.

Stammdaten

Bei Erscheinen der Maske ist automatisch der Reiter "Stammdaten" geöffnet. Dieser ist nochmals in mehrer Bereiche unterteilt.

Linker Bereich

Im linken Bereich sind die meisten Angaben optional.
Sie können hier z.B. dem Kunden eine Kategorie zuweisen, die Sie vorher definiert haben (siehe Kategorien-Kunden) oder ihm eine Branche zuordnen.
Wie zuvor erwähnt sind diese Angaben allerdings hier nicht zwingend notwendig. Wichtig ist hier, das entsprechende Feld unter dem Punkt
"Vorsteuerabzugsberechtigung" auszuwählen (siehe Abb.3,Punkt 1), da dieses Auswirkungen bei Statistiken und im Unfallersatzgeschäft hat.

Mittlerer Bereich

Der mittlere Bereich des Reiters "Stammdaten" enthält Eingabemöglichkeiten zur Erfassung der persönlichen Daten des Kunden wie Anrede, Kontaktdaten und Angaben bezüglich des Führerscheins und Ausweisdokumente. Pflichteingabe sind hier natürlich Vor- und Nachname des Kunden. Wenn Sie eine Privatperson anlegen, ist es empfehlenswert, das einheitlich in der Reihenfolge „Nachname, Vorname“ zu tun. Dies erleichtert die Suchfunktion (siehe Abb.3, Punkt 2).

Rechter Bereich

In diesem Bereich können die Daten der Bankverbindung eingegeben werden und Angaben bezüglich des Rechnungsversands getätigt werden (siehe Abb.3, Punkt 3). Zur Anlage eines neuen Kunden sind die Felder in diesem Bereich nicht zwingend auszufüllen; es empfiehlt sich aber generell zur Vermeidung von Mehrarbeit schon früh so viele Angaben wie möglich zu tätigen.

Unterer Bereich

Hier empfiehlt es sich, die Felder im Bereich "Zahlungsart" auszufüllen, da diese Einträge später automatisch in den Mietvertrag übertragen werden(Abb. 3,4).
Ebenso verhält es sich bei den Daten der "Finanzbuchhaltung". Diese werden bei der Kundenauswahl angezeigt und ggfs. wird darauf hingewiesen,
wenn das Limit überschritten wurde(Abb.3,5).

Stammdaten 2

Dieser Reiter befindet sich gleich rechts neben dem Reiter "Stammdaten". Er beinhaltet folgende Punkte:

• "Beschäftigung/Referenz" - Hier können Sie weitere optionale Angaben zum Beruf und Arbeitgebers des Kunden tätigen

• "Kundenkarten"

• "Alternative E-Mail - Adressen"

Webmodul/Schlüsselschrank

Unter diesem Reiter ist es Ihnen möglich, ein Kunden Log-in einzurichten. Dies erleichtert dem Kunden die Reservierung eines Fahrzeugs über das Online Reservierungsmodul. Wenn er sich dort mit seiner E-Mail-Adresse und seinem Passwort anmeldet, werden seine persönlichen Daten sowie das hinterlegte Zahlungsmittel automatisch in die Reservierung übernommen. Ist in den Kundendaten ein spezieller Tarif für die gewünschte Reservierung hinterlegt, so wird dieser automatisch angeboten, sofern er günstiger ist als der allgemeine Tarif.

• "Inet Email" - Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, zu der die Daten des Kundenlogins gesandt werden sollen.

Linksklick auf das Feld öffnet ein E-Mail Fenster mit den Log-in-Daten des Kunden. Das Passwort wird automatisch generiert.
Es kann später durch den Kunden im Online-Reservierungsmodul selbständig geändert werden.

Standart-Raten

Bemerkung: Wie Sie schon bemerkt haben dürften, stehen Ihnen noch weitere Handlungsoptionen in der Kopfzeile zur Verfügung. Der Übersicht halber wurde auf eine detailliertere Erläuterung an dieser Stelle verzichtet und nur die wichtigsten Punkte zur Anlegung einer Reservierung dargelegt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Für eine Erläuterung der Kopfzeile (siehe Abb.3, Punkt 6) inklusive deren Optionen (z.B. das Anlegen eines Fahrers, wenn es sich beim Mieter um eine Firma handelt) siehe den Abschnitt "Ändern" unter Kundensuche im Bereich "Stammdaten".

Haben sie alle nötigen und ggfs. optionalen Angaben getätigt, bestätigen Sie mit um die Einträge zu speichern. Als nächstes gelangen Sie zu Reservierungsmaske.